華為會議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范華為公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議達到預期效果，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于華為公司內部各級組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目會議、跨部門協調會議、高層決策會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.目標導向原則：會議應圍繞明確的目標展開，會前明確議題，會中聚焦問題，會后跟蹤落實。3.充分準備原則：參會人員應提前做好準備，熟悉會議議題，準備相關資料，確保會議順利進行。4.民主集中原則：會議討論過程中應充分發(fā)揚民主，鼓勵不同意見，最終形成科學合理的決策。二、會議分類與組織（一）部門例會1.定義：部門例會是部門內部定期召開的會議，旨在總結工作進展，分析存在問題，部署下一階段工作。2.召開周期：原則上每周召開一次，具體時間由各部門自行確定。3.參會人員：部門全體成員。4.組織要求：會議由部門負責人主持，提前確定會議議題，并通知參會人員。會議應重點關注部門工作的整體進展，突出問題分析與解決，明確工作任務和責任人。會議記錄人應詳細記錄會議內容，形成會議紀要，經部門負責人審核后發(fā)送給參會人員。（二）項目會議1.定義：項目會議是圍繞特定項目召開的會議，用于溝通項目進展、協調資源、解決項目中出現的問題。2.召開周期：根據項目進度和實際需要確定，可定期或不定期召開。3.參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人及其他與項目有關的人員。4.組織要求：項目經理負責會議的組織和主持，提前制定會議議程，明確會議目的、議題和參會人員。會議應重點討論項目的關鍵節(jié)點、風險應對措施、資源需求等問題，確保項目按計劃推進。會議記錄人應記錄會議討論的主要內容、決策結果和下一步行動計劃，形成項目會議紀要，發(fā)送給參會人員和相關領導。（三）跨部門協調會議1.定義：跨部門協調會議是為了解決涉及多個部門的工作問題，促進部門間的溝通與協作而召開的會議。2.召開周期：根據工作需要不定期召開。3.參會人員：涉及相關工作的部門負責人及相關人員。4.組織要求：由牽頭部門負責會議的組織和協調，提前與相關部門溝通確定會議議題和參會人員，并發(fā)送會議通知。會議應聚焦跨部門問題的解決，充分聽取各部門的意見和建議，尋求共識和解決方案。會議記錄人應記錄會議討論的主要內容、達成的共識和下一步工作安排，形成跨部門協調會議紀要，經牽頭部門負責人審核后發(fā)送給參會人員和相關領導。（四）高層決策會議1.定義：高層決策會議是公司高層領導就重大事項進行決策的會議。2.召開周期：根據公司實際情況不定期召開。3.參會人員：公司高層領導、相關部門負責人及其他指定人員。4.組織要求：由公司辦公室負責會議的組織和安排，提前收集會議議題，經公司領導審核后確定會議議程。會議應圍繞公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目決策、重要政策制定等重大事項進行討論和決策。會議記錄人應詳細記錄會議討論內容、決策結果和領導指示，形成高層決策會議紀要，經公司領導審核后發(fā)布。三、會議準備（一）議題確定1.各類會議的議題應根據工作需要和實際情況提前確定，確保議題明確、具體、有針對性。2.部門例會的議題由部門負責人提前收集整理，項目會議的議題由項目經理負責確定，跨部門協調會議的議題由牽頭部門與相關部門共同商討確定，高層決策會議的議題由公司領導提出或由相關部門收集后報公司領導審核。（二）資料準備1.參會人員應根據會議議題提前準備相關資料，包括工作匯報材料、數據分析報告、問題解決方案等。2.資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議討論和決策。3.對于重要會議，資料應提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員有足夠的時間進行準備和思考。（三）會議通知1.會議組織部門應提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內容應包括會議時間、地點、議題、參會人員要求等。2.會議通知應確保參會人員能夠及時收到，并明確回復要求，以便統計參會情況。3.對于臨時召開的緊急會議，應通過多種方式盡快通知到參會人員。（四）場地安排1.根據會議規(guī)模和類型，合理安排會議場地，確保場地設施齊全、環(huán)境舒適。2.會議場地應提前進行布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀設置等，確保會議能夠順利進行。3.對于重要會議，應安排專人負責會議場地的服務工作，提供茶水、文具等必要物品。四、會議流程（一）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會議開場準備。2.會議開場時，主持人應簡要介紹會議目的、議程和參會人員，強調會議紀律和注意事項。（二）議題討論1.按照會議議程依次進行議題討論，參會人員應積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見。2.討論過程中應注重溝通與交流，避免出現爭吵和沖突，對于不同意見應進行理性分析和探討。3.主持人應掌控會議節(jié)奏，引導討論方向，確保會議圍繞議題進行，避免跑題和拖延時間。（三）決策形成1.根據會議討論情況，對相關問題進行決策，決策應基于充分的討論和分析，確保決策科學合理。2.對于重大決策，應進行充分的論證和評估，廣泛征求意見，確保決策符合公司利益和發(fā)展戰(zhàn)略。3.決策形成后，應明確決策的執(zhí)行部門、責任人、時間節(jié)點和要求，確保決策能夠得到有效落實。（四）會議總結1.會議結束前，主持人應對會議進行總結，回顧會議討論的主要內容和決策結果，強調會議重點和下一步工作要求。2.參會人員應認真聽取會議總結，明確自己在會議中的職責和任務，確保能夠按照會議要求開展工作。3.會議總結應簡潔明了，突出重點，避免冗長和重復。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄人應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議討論的主要內容、發(fā)言要點、決策結果等，不得遺漏重要信息。3.記錄過程中應使用規(guī)范的語言和格式，確保記錄內容清晰、易讀。（二）會議紀要1.會議結束后，記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要。2.會議紀要應突出會議重點和決策結果，語言簡潔明了，邏輯嚴謹。3.會議紀要應經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關領導，作為會議決策的依據和工作執(zhí)行的參考。六、會議跟進與落實（一）任務分解1.根據會議決策結果，對相關工作任務進行分解，明確責任部門和責任人。2.任務分解應具體、明確，具有可操作性，確保每項任務都有明確的時間節(jié)點和質量要求。（二）進度跟蹤1.責任部門和責任人應按照任務分解要求，制定工作計劃，明確工作進度安排，并定期向相關領導和部門匯報工作進展情況。2.會議組織部門應建立會議跟進機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現問題并協調解決。3.對于工作進度滯后的任務，應分析原因，采取有效措施加以推進，確保工作按時完成。（三）結果反饋1.工作任務完成后，責任部門和責任人應及時向相關領導和部門反饋工作結果，提交工作總結報告。2.工作總結報告應包括工作任務完成情況、取得的成果、存在的問題及改進措施等內容，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。七、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊。（二）發(fā)言要求1.參會人員發(fā)言應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關的敘述。2.發(fā)言內容應基于事實和數據，具有針對性和可操作性，能夠為會議決策提供有價值的參考。3.對于不同意見，應理性表達，通過充分的溝通和交流尋求共識，不得情緒化或強行推行自己的觀點。