協(xié)議歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司協(xié)議檔案的規(guī)范化管理，確保協(xié)議檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司簽訂的各類(lèi)協(xié)議檔案的管理，包括但不限于合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、技術(shù)協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司協(xié)議檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：協(xié)議檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)議簽訂、履行的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)協(xié)議檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，便于公司內(nèi)部人員查閱和利用協(xié)議檔案。二、協(xié)議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類(lèi)協(xié)議原件及相關(guān)附件。2.協(xié)議簽訂過(guò)程中的往來(lái)文件、信函、會(huì)議紀(jì)要等。3.協(xié)議履行過(guò)程中的變更、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)記錄。4.協(xié)議終止或解除后的相關(guān)文件。（二）收集要求1.協(xié)議簽訂部門(mén)應(yīng)在協(xié)議簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將協(xié)議原件及相關(guān)附件移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)議履行過(guò)程中產(chǎn)生的變更、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)記錄，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.協(xié)議終止或解除后，協(xié)議簽訂部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件移交檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的協(xié)議檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照協(xié)議的性質(zhì)、類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)協(xié)議檔案進(jìn)行編目，編制協(xié)議檔案目錄，包括協(xié)議名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂日期、履行期限、保管期限等信息。3.對(duì)協(xié)議檔案進(jìn)行裝訂，將協(xié)議原件及相關(guān)附件按照順序裝訂成冊(cè)，并在封面加蓋檔案管理章。三、協(xié)議檔案的保管（一）保管期限1.協(xié)議檔案的保管期限根據(jù)協(xié)議的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的協(xié)議檔案包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的協(xié)議。3.長(zhǎng)期保管的協(xié)議檔案包括有效期在[X]年以上的協(xié)議。4.短期保管的協(xié)議檔案包括有效期在[X]年以下的協(xié)議。（二）保管方式1.協(xié)議檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照檔案保管期限和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案存放索引。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄和索引。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、協(xié)議檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱協(xié)議檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《協(xié)議檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機(jī)密的協(xié)議檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《協(xié)議檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案庫(kù)房的管理制度，不得擅自移動(dòng)、涂改、損壞檔案。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用協(xié)議檔案的，可以復(fù)印、摘抄相關(guān)內(nèi)容，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)外提供協(xié)議檔案的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。五、協(xié)議檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)協(xié)議檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)。2.全面審查原則：對(duì)協(xié)議檔案的鑒定應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：協(xié)議檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的公正性。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)協(xié)議檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織相關(guān)部門(mén)人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否需要銷(xiāo)毀。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)對(duì)需要銷(xiāo)毀的協(xié)議檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.選擇具有資質(zhì)的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并簽訂銷(xiāo)毀協(xié)議，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、環(huán)保。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷(xiāo)毀記錄。