單位電話管理辦法一、總則（一）目的為加強單位電話管理，規(guī)范電話使用行為，提高電話使用效率，保障通信暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于單位內(nèi)部所有固定電話及移動電話的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：單位電話由專門部門統(tǒng)一負責管理、調(diào)配和維護。2.規(guī)范使用原則：全體員工應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用電話，確保通信安全、準確、及時。3.節(jié)約高效原則：在保證通信需求的前提下，合理控制電話費用支出，提高使用效率。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善單位電話管理辦法，并組織實施。2.負責單位固定電話的安裝、移機、拆機等工作。3.負責與電信運營商溝通協(xié)調(diào)，辦理電話業(yè)務(wù)，簽訂相關(guān)協(xié)議。4.定期對單位電話使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。5.負責對違反電話管理規(guī)定的行為進行調(diào)查處理。（二）財務(wù)部門職責1.負責審核電話費用報銷憑證，按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。2.定期對電話費用進行核算和分析，控制費用支出。（三）使用部門職責1.負責本部門電話的日常使用和維護，確保電話正常運行。2.教育本部門員工遵守電話管理規(guī)定，合理使用電話。3.協(xié)助行政部門做好電話費用的統(tǒng)計和分析工作。（四）員工職責1.嚴格遵守單位電話管理規(guī)定，正確使用電話。2.愛護電話設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或損壞。3.發(fā)現(xiàn)電話故障及時向本部門負責人或行政部門報告。4.妥善保管個人使用的電話，防止丟失或被盜。三、固定電話管理（一）安裝與配置1.根據(jù)工作需要，由使用部門提出固定電話安裝申請，經(jīng)行政部門審核后統(tǒng)一辦理安裝手續(xù)。2.行政部門負責按照規(guī)定的標準配置電話設(shè)備，包括電話機、線路等。3.新安裝的固定電話應(yīng)及時登記備案，記錄電話號碼、使用部門、使用人等信息。（二）使用與維護1.固定電話僅供單位內(nèi)部工作使用，嚴禁用于私人事務(wù)。2.使用人員應(yīng)保持電話清潔，定期擦拭，防止灰塵和污垢影響通話質(zhì)量。3.如發(fā)現(xiàn)電話故障，使用人員應(yīng)及時向本部門負責人報告，由行政部門安排維修人員進行維修。4.因使用不當造成電話損壞的，由使用人負責賠償。（三）移機與拆機1.因工作調(diào)動、部門調(diào)整等原因需要移機的，由使用部門提出申請，經(jīng)行政部門審核后辦理移機手續(xù)。2.不再使用的固定電話，使用部門應(yīng)及時通知行政部門辦理拆機手續(xù)，拆機后設(shè)備由行政部門統(tǒng)一保管或處理。四、移動電話管理（一）配備與使用1.根據(jù)工作需要，由單位為部分員工配備移動電話，具體人員和型號由行政部門確定。2.移動電話主要用于工作聯(lián)系，員工應(yīng)在工作時間保持電話暢通。3.嚴禁利用單位配備的移動電話從事與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻、聊天等。（二）費用管理1.單位為員工配備的移動電話，其通信費用由單位統(tǒng)一支付。2.員工應(yīng)按照單位規(guī)定的套餐標準使用移動電話，超出部分由個人承擔。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對移動電話費用進行審核，對不合理的費用支出不予報銷。（三）保管與更換1.員工應(yīng)妥善保管單位配備的移動電話，如有丟失或損壞，應(yīng)及時向行政部門報告，并按照規(guī)定進行賠償。2.因工作需要更換移動電話的，由員工提出申請，經(jīng)行政部門審核后辦理更換手續(xù)。五、電話費用管理（一）費用結(jié)算1.固定電話費用由電信運營商定期出具賬單，行政部門審核無誤后提交財務(wù)部門進行結(jié)算。2.移動電話費用由單位與電信運營商簽訂協(xié)議，按照約定的方式進行結(jié)算。（二）費用報銷1.員工因工作需要發(fā)生的電話費用，應(yīng)按照單位規(guī)定的報銷流程進行報銷。2.報銷時應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，并注明費用明細和使用時間。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）費用控制1.行政部門應(yīng)定期對電話費用進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進行處理。2.各部門應(yīng)合理控制電話使用量，避免不必要的費用支出。3.對于電話費用過高的部門或個人，行政部門將進行重點監(jiān)控，并要求其說明原因。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由行政部門負責解釋。（二）