樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品管理，確保樣品的有效利用、規(guī)范流轉(zhuǎn)與妥善保存，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量及業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及樣品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量檢測(cè)、客戶展示等各個(gè)環(huán)節(jié)，以及與樣品相關(guān)的供應(yīng)商、合作方等外部機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：樣品管理活動(dòng)必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保樣品信息的準(zhǔn)確記錄與傳遞，包括樣品的名稱、規(guī)格、來源、用途等。3.安全性原則：保障樣品在流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)過程中的安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失及泄露等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化樣品管理流程，提高工作效率，降低管理成本，確保樣品能及時(shí)滿足業(yè)務(wù)需求。二、樣品的分類與標(biāo)識(shí)（一）樣品分類1.研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)過程中的各種測(cè)試、驗(yàn)證、改進(jìn)等活動(dòng)的樣品。2.生產(chǎn)樣品：在生產(chǎn)過程中用于工藝調(diào)試、質(zhì)量控制、生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)等的樣品。3.銷售樣品：提供給客戶用于產(chǎn)品展示、性能演示、銷售推廣等的樣品。4.質(zhì)量檢測(cè)樣品：從生產(chǎn)批次或庫(kù)存產(chǎn)品中抽取的，用于質(zhì)量檢驗(yàn)、認(rèn)證、比對(duì)等的樣品。5.標(biāo)準(zhǔn)樣品：具有確定特性值，用于校準(zhǔn)測(cè)量器具、評(píng)價(jià)測(cè)量方法或給其他物質(zhì)賦值的樣品。（二）樣品標(biāo)識(shí)1.標(biāo)識(shí)內(nèi)容樣品編號(hào)：采用唯一的編號(hào)體系，便于識(shí)別與追溯。編號(hào)應(yīng)包含樣品類別、年份、順序號(hào)等信息，例如：YF2023001，其中“YF”表示研發(fā)樣品，“2023”為年份，“001”為該年份此類樣品的順序號(hào)。樣品名稱：準(zhǔn)確反映樣品所代表的產(chǎn)品或物質(zhì)的名稱。規(guī)格型號(hào)：詳細(xì)說明樣品的規(guī)格、尺寸、性能參數(shù)等特征。來源：注明樣品的產(chǎn)生部門、生產(chǎn)批次、供應(yīng)商等信息。用途：簡(jiǎn)要描述樣品的使用目的，如研發(fā)測(cè)試、質(zhì)量檢驗(yàn)、客戶展示等。狀態(tài)標(biāo)識(shí)：分為待檢測(cè)、合格、不合格、已使用、已銷毀等狀態(tài)，采用不同顏色的標(biāo)簽或標(biāo)識(shí)牌進(jìn)行區(qū)分，如綠色表示合格，紅色表示不合格。2.標(biāo)識(shí)方式對(duì)于體積較小、便于粘貼的樣品，可直接在樣品上粘貼標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。對(duì)于大型設(shè)備、原材料等不適合粘貼標(biāo)簽的樣品，應(yīng)在其顯著位置懸掛標(biāo)識(shí)牌或噴涂標(biāo)識(shí)信息。對(duì)于電子文檔形式的樣品信息，應(yīng)在文件名、文檔開頭等位置明確標(biāo)識(shí)相關(guān)信息。三、樣品的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.提出申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用樣品時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如有）等信息。2.部門審核：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的必要性、樣品數(shù)量及用途的合理性等，審核通過后簽字確認(rèn)。3.相關(guān)部門會(huì)簽（如有需要）：涉及多個(gè)部門協(xié)作或?qū)ζ渌块T有影響的樣品申請(qǐng)，需相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。例如，研發(fā)樣品申請(qǐng)可能需經(jīng)過技術(shù)部門、質(zhì)量部門會(huì)簽，以確保樣品的技術(shù)可行性和質(zhì)量可控性。4.提交審批：將審核通過并完成會(huì)簽的《樣品申請(qǐng)表》提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況、資源狀況等進(jìn)行綜合審批，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。（二）審批權(quán)限1.一般樣品申請(qǐng)：申請(qǐng)數(shù)量較少、價(jià)值較低、用途單一且對(duì)公司整體業(yè)務(wù)影響較小的樣品申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要樣品申請(qǐng)：涉及關(guān)鍵項(xiàng)目、大額費(fèi)用、對(duì)公司形象或業(yè)務(wù)有重大影響的樣品申請(qǐng)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊樣品申請(qǐng)：如涉及特殊法律法規(guī)要求、高風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品或技術(shù)的樣品申請(qǐng)，除公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批外，可能還需經(jīng)過相關(guān)政府部門或行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的備案或批準(zhǔn)（如有規(guī)定）。（三）申請(qǐng)注意事項(xiàng)1.申請(qǐng)人應(yīng)確保申請(qǐng)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得虛報(bào)、瞞報(bào)樣品用途及相關(guān)信息。2.對(duì)于有庫(kù)存的樣品，應(yīng)優(yōu)先從庫(kù)存中申請(qǐng)調(diào)配，避免重復(fù)申請(qǐng)?jiān)斐少Y源浪費(fèi)。3.申請(qǐng)部門應(yīng)合理安排樣品使用計(jì)劃，盡量縮短樣品占用時(shí)間，提高樣品使用效率。四、樣品的采購(gòu)與入庫(kù)（一）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：當(dāng)公司內(nèi)部庫(kù)存無法滿足樣品需求時(shí)，由相關(guān)部門填寫《樣品采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確樣品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并按照樣品申請(qǐng)審批流程進(jìn)行審批。2.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式選擇合格的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確保所采購(gòu)的樣品符合公司要求。3.簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂樣品采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至相關(guān)部門備案。4.采購(gòu)跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤樣品采購(gòu)進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施，如催促交貨、要求換貨、索賠等，并向相關(guān)部門反饋進(jìn)展情況。（二）入庫(kù)管理1.到貨驗(yàn)收：樣品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查樣品的規(guī)格、數(shù)量、外觀、性能等是否符合要求。驗(yàn)收合格的樣品，質(zhì)量部門出具《樣品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的樣品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并記錄相關(guān)情況。2.入庫(kù)登記：倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《樣品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》及相關(guān)送貨憑證，對(duì)驗(yàn)收合格的樣品進(jìn)行入庫(kù)登記。在入庫(kù)登記時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、來源、入庫(kù)日期等信息，并將樣品存放至指定的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域。3.庫(kù)存管理：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立完善的樣品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如防潮、防蟲、防曬等，以保證樣品質(zhì)量不受影響。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)樣品的使用情況和庫(kù)存數(shù)量，及時(shí)提出補(bǔ)貨建議，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象發(fā)生。五、樣品的流轉(zhuǎn)與使用（一）流轉(zhuǎn)流程1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：公司內(nèi)部各部門之間因工作需要流轉(zhuǎn)樣品時(shí)，由轉(zhuǎn)出部門填寫《樣品流轉(zhuǎn)單》，詳細(xì)說明樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、接收部門等信息，并經(jīng)轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。轉(zhuǎn)出部門將樣品及《樣品流轉(zhuǎn)單》一并交至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《樣品流轉(zhuǎn)單》辦理樣品出庫(kù)手續(xù)，并將樣品及相關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)交給接收部門。接收部門在收到樣品后，應(yīng)在《樣品流轉(zhuǎn)單》上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。2.外部流轉(zhuǎn)（如有）：涉及與外部機(jī)構(gòu)（如供應(yīng)商、客戶、合作方等）流轉(zhuǎn)樣品時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)合同或協(xié)議的約定進(jìn)行操作。一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理樣品的交接手續(xù)，填寫《外部樣品流轉(zhuǎn)單》，明確樣品的詳細(xì)信息、流轉(zhuǎn)雙方、流轉(zhuǎn)目的、預(yù)計(jì)流轉(zhuǎn)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。在樣品流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，確保樣品安全運(yùn)輸，防止樣品損壞、丟失或泄露。（二）使用管理1.使用計(jì)劃：樣品使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定詳細(xì)的樣品使用計(jì)劃，合理安排樣品使用時(shí)間和用途，確保樣品得到充分利用。使用計(jì)劃應(yīng)提前提交至相關(guān)部門備案，以便進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.使用記錄：樣品使用人員在使用樣品過程中，應(yīng)如實(shí)記錄樣品的使用情況，包括使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用目的、使用參數(shù)、樣品狀態(tài)變化等信息。使用記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于追溯和查詢。3.使用監(jiān)督：質(zhì)量部門、樣品管理部門等應(yīng)對(duì)樣品使用過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保使用人員按照規(guī)定的用途和操作方法使用樣品，避免因不當(dāng)使用導(dǎo)致樣品損壞、變質(zhì)或影響檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)使用過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)要求使用部門進(jìn)行整改，并記錄相關(guān)情況。六、樣品的歸還與處置（一）歸還1.按時(shí)歸還：樣品使用完畢后，使用部門應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)約定的時(shí)間及時(shí)將樣品歸還至倉(cāng)庫(kù)或相關(guān)部門。如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向樣品管理部門提出申請(qǐng)，并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還驗(yàn)收：倉(cāng)庫(kù)管理人員或接收部門在接收歸還樣品時(shí)，應(yīng)按照入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行再次檢驗(yàn)，檢查樣品的外觀、性能、數(shù)量等是否完好無損，是否與借出時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)樣品存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通核實(shí)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.歸還記錄：倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)歸還樣品進(jìn)行確認(rèn)后，應(yīng)在《樣品流轉(zhuǎn)單》或相關(guān)記錄上注明歸還日期，并更新樣品狀態(tài)信息。同時(shí)，應(yīng)將歸還樣品存放至原指定位置，確保樣品存放有序。（二）處置1.合格樣品處置：對(duì)于經(jīng)驗(yàn)收合格且不再需要使用的樣品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管或處置。一般情況下，可將其存放于倉(cāng)庫(kù)備用，或根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行報(bào)廢處理（如過期、損壞無法修復(fù)等）。報(bào)廢樣品的處置應(yīng)填寫《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行，并做好報(bào)廢記錄。2.不合格樣品處置：對(duì)于驗(yàn)收不合格的樣品，應(yīng)根據(jù)不合格的原因和嚴(yán)重程度采取相應(yīng)的處置措施。如屬于供應(yīng)商質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨、索賠等事宜；如屬于公司內(nèi)部生產(chǎn)或使用過程中造成的不合格，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施，并對(duì)不合格樣品進(jìn)行隔離存放，防止其再次流入正常使用環(huán)節(jié)。不合格樣品的處置情況應(yīng)詳細(xì)記錄，以便于追溯和分析質(zhì)量問題。3.特殊樣品處置：對(duì)于涉及特殊法律法規(guī)要求、環(huán)保要求、安全風(fēng)險(xiǎn)等的樣品，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門的處置。例如，對(duì)含有有害物質(zhì)的樣品，應(yīng)委托有資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行無害化處理，確保處置過程符合環(huán)保和安全要求。七、樣品的質(zhì)量控制與追溯（一）質(zhì)量控制1.定期檢查：質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存樣品和在用樣品進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查樣品的外觀、性能、穩(wěn)定性等是否符合要求。對(duì)于易變質(zhì)、有效期較短的樣品，應(yīng)增加檢查頻次，確保樣品質(zhì)量始終處于可控狀態(tài)。2.環(huán)境監(jiān)測(cè)：對(duì)于對(duì)環(huán)境條件有特殊要求的樣品，如某些化學(xué)試劑、生物樣品等，應(yīng)監(jiān)測(cè)樣品存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、光照、通風(fēng)等條件，確保環(huán)境條件符合樣品保存要求。如發(fā)現(xiàn)環(huán)境條件不符合要求，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，并記錄相關(guān)情況。3.質(zhì)量改進(jìn)：根據(jù)樣品質(zhì)量檢查結(jié)果和使用過程中出現(xiàn)的問題，質(zhì)量部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行質(zhì)量分析，查找原因，制定改進(jìn)措施，不斷提高樣品質(zhì)量水平，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。（二）追溯1.追溯體系建立：建立完善的樣品追溯體系，確保從樣品的采購(gòu)、入庫(kù)、流轉(zhuǎn)、使用、歸還到處置的全過程信息可追溯。通過樣品編號(hào)、標(biāo)識(shí)信息、流轉(zhuǎn)記錄、使用記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，能夠清晰地查詢到樣品的來源、去向、使用情況及質(zhì)量狀況等信息。2.追溯查詢：公司內(nèi)部各部門因工作需要可隨時(shí)查詢樣品追溯信息。在查詢時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行操作，確保追溯信息的安全性和保密性。對(duì)于涉及外部機(jī)構(gòu)或客戶的追溯查詢需求，應(yīng)在符合法律法規(guī)和相關(guān)協(xié)議的前提下，按照規(guī)定程序進(jìn)行提供。3.追溯應(yīng)用：樣品追溯信息可用于質(zhì)量問題調(diào)查、產(chǎn)品召回、客戶投訴處理等方面。通過追溯體系，能夠快速準(zhǔn)確地定位問題樣品的相關(guān)信息，采取有效的措施進(jìn)行處理，減少損失，維護(hù)公司的聲譽(yù)和客戶利益。八、樣品管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，成員包括樣品管理部門、質(zhì)量部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組定期對(duì)公司樣品管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品流轉(zhuǎn)過程的規(guī)范性、樣品質(zhì)量控制情況、追溯體系的運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并跟蹤整改效果。2.外部監(jiān)督（如有需要）：對(duì)于涉及行業(yè)監(jiān)管、認(rèn)證審核等方面的樣品管理工作，應(yīng)積極配合外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，確保公司樣品管理活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)，根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)完善公司樣品管理工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定樣品管理工作考核指標(biāo)體系，主要包括樣品申請(qǐng)審批的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、樣品采購(gòu)的合規(guī)性和及時(shí)性、樣品入庫(kù)驗(yàn)收的合格率、樣品流轉(zhuǎn)與使用的規(guī)范性、樣品歸還與處置的及時(shí)性和合理性、樣品質(zhì)量控制情況、追溯體系的有效性等方面。2.考核周期：樣品管理工作考核周期為年度考核。每年末，由樣品管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)各部門的樣品管理