現(xiàn)金卡管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司現(xiàn)金卡的管理，規(guī)范現(xiàn)金卡的使用流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及現(xiàn)金卡使用的部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等。定義1.現(xiàn)金卡：指公司發(fā)行的、用于特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景下支付的預(yù)付卡，具有一定的金額儲(chǔ)值功能。2.發(fā)卡對(duì)象：包括公司內(nèi)部員工、合作伙伴、客戶等。3.使用場(chǎng)景：涵蓋辦公用品采購(gòu)、業(yè)務(wù)招待、差旅費(fèi)報(bào)銷等公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的相關(guān)支出?，F(xiàn)金卡的發(fā)行與管理發(fā)行原則1.嚴(yán)格控制現(xiàn)金卡的發(fā)行數(shù)量和金額，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理規(guī)劃。2.確?，F(xiàn)金卡的發(fā)行符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得違規(guī)發(fā)行或變相發(fā)行。發(fā)行流程1.申請(qǐng)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《現(xiàn)金卡發(fā)行申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明發(fā)行目的、發(fā)卡對(duì)象、金額及數(shù)量等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)的合理性、必要性以及資金來源的合規(guī)性。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。3.審批：公司管理層根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行現(xiàn)金卡的制作與發(fā)行。4.制作與發(fā)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)制作現(xiàn)金卡，并按照規(guī)定的流程將現(xiàn)金卡發(fā)放至發(fā)卡對(duì)象手中。發(fā)放過程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)卡時(shí)間、卡號(hào)、持卡人姓名、發(fā)放方式等信息?？ㄆ芾?.編號(hào)管理：為每張現(xiàn)金卡賦予唯一的編號(hào)，以便于跟蹤和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)清晰明確，便于識(shí)別和查詢。2.庫(kù)存管理：設(shè)立現(xiàn)金卡庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄現(xiàn)金卡的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、卡號(hào)范圍，出庫(kù)時(shí)間、用途、持卡人等信息。定期對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金卡進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.掛失與補(bǔ)辦：持卡人如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金卡丟失或被盜，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門掛失。財(cái)務(wù)部門核實(shí)情況后，為持卡人辦理掛失手續(xù)，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否為其補(bǔ)辦現(xiàn)金卡。補(bǔ)辦現(xiàn)金卡的流程與新卡發(fā)行流程一致。現(xiàn)金卡的使用使用范圍1.辦公用品采購(gòu)：公司員工可使用現(xiàn)金卡購(gòu)買辦公文具、設(shè)備等用品。2.業(yè)務(wù)招待：用于招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品等費(fèi)用支出。3.差旅費(fèi)報(bào)銷：在符合公司差旅費(fèi)管理規(guī)定的前提下，可使用現(xiàn)金卡支付差旅費(fèi)中的部分費(fèi)用，如市內(nèi)交通、小額餐飲等。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)支出：如會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的支付。使用流程1.消費(fèi)前：持卡人在使用現(xiàn)金卡進(jìn)行消費(fèi)前，應(yīng)向商家索取正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明現(xiàn)金卡卡號(hào)及消費(fèi)金額。2.消費(fèi)記錄：持卡人應(yīng)及時(shí)將消費(fèi)信息記錄在公司指定的消費(fèi)臺(tái)賬上，包括消費(fèi)時(shí)間、商家名稱、消費(fèi)金額、發(fā)票號(hào)碼等詳細(xì)內(nèi)容。3.報(bào)銷申請(qǐng)：持卡人憑發(fā)票及消費(fèi)臺(tái)賬，按照公司報(bào)銷流程填寫《現(xiàn)金卡消費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表》，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。4.審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查消費(fèi)的真實(shí)性、合理性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門復(fù)核。5.復(fù)核與支付：財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，核對(duì)發(fā)票真?zhèn)?、消費(fèi)金額與報(bào)銷金額是否一致等信息。復(fù)核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行支付，沖減現(xiàn)金卡相應(yīng)金額。使用限制1.現(xiàn)金卡不得用于非法活動(dòng)或與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。2.嚴(yán)禁持卡人將現(xiàn)金卡轉(zhuǎn)借他人使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。3.每張現(xiàn)金卡的單次消費(fèi)金額不得超過規(guī)定的限額，具體限額由公司根據(jù)實(shí)際情況確定并公布。4.現(xiàn)金卡的消費(fèi)應(yīng)遵循先消費(fèi)先沖減的原則，確保資金使用的合理性和準(zhǔn)確性?，F(xiàn)金卡的賬務(wù)處理賬務(wù)記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的現(xiàn)金卡賬務(wù)科目，詳細(xì)記錄現(xiàn)金卡的發(fā)行、使用、充值、掛失、補(bǔ)辦等業(yè)務(wù)事項(xiàng)。2.按照會(huì)計(jì)核算原則，定期對(duì)現(xiàn)金卡的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)和結(jié)賬，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。資金核算1.現(xiàn)金卡發(fā)行時(shí)，按照實(shí)際收到的款項(xiàng)確認(rèn)收入，并相應(yīng)增加現(xiàn)金卡的負(fù)債金額。2.現(xiàn)金卡使用時(shí)，根據(jù)消費(fèi)金額沖減現(xiàn)金卡負(fù)債，并按照規(guī)定計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用科目。3.定期對(duì)現(xiàn)金卡的資金余額進(jìn)行核對(duì)，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。財(cái)務(wù)報(bào)表披露1.在公司財(cái)務(wù)報(bào)表中，應(yīng)按照相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和制度的要求，對(duì)現(xiàn)金卡的發(fā)行、使用、余額等情況進(jìn)行準(zhǔn)確披露。2.披露內(nèi)容應(yīng)包括現(xiàn)金卡的種類、發(fā)行數(shù)量、金額、使用范圍、期末余額等信息，以便投資者和其他利益相關(guān)者了解公司現(xiàn)金卡業(yè)務(wù)的情況。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)現(xiàn)金卡的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查現(xiàn)金卡的發(fā)行、使用、賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)是否符合本管理辦法及公司相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)金卡的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查持卡人的消費(fèi)記錄、報(bào)銷憑證等資料，確保消費(fèi)的真實(shí)性和合規(guī)性。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工現(xiàn)金卡使用情況的管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法規(guī)定使用現(xiàn)金卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、沒收違規(guī)所得、解除勞動(dòng)合同等。2.如發(fā)現(xiàn)持卡人存在欺詐、貪污等違法違規(guī)行為，公司將依法追究其法律責(zé)任，并追回相關(guān)損失。信息安全管理持卡人信息保護(hù)1.嚴(yán)格保護(hù)持卡人的個(gè)人信息安全，不得泄露持卡人的姓名、卡號(hào)、密碼等敏感信息。2.收集和使用持卡人信息時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保信息的合法性、真實(shí)性和完整性。數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全現(xiàn)金卡管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)操作人員的管理和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人為失誤導(dǎo)致信息