加油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，提高加油卡使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有車輛使用的加油卡管理，包括但不限于公司自有車輛、租賃車輛等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保加油卡使用合法合規(guī)。2.實(shí)行專人?？?、?？顚Ｓ迷瓌t，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用加油卡。3.加強(qiáng)加油卡使用的監(jiān)督和管理，確保加油卡使用透明、公正、合理。二、加油卡的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)流程1.車輛使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《加油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)加油卡的車輛信息、預(yù)計(jì)月加油量等內(nèi)容。2.《加油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。3.公司行政部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行匯總和初審，審核通過后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。（二）辦理方式1.公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)加油卡的辦理工作，根據(jù)審核后的申請(qǐng)信息，選擇與公司合作良好、信譽(yù)度高的加油站辦理加油卡。2.辦理加油卡時(shí)，需提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人授權(quán)委托書、經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件等相關(guān)資料。3.加油卡辦理完成后，公司行政部門應(yīng)及時(shí)將加油卡及密碼交付車輛使用部門，并做好相關(guān)登記工作。三、加油卡的充值與使用（一）充值管理1.公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)車輛使用部門提交的加油卡充值申請(qǐng)，結(jié)合車輛實(shí)際加油情況及預(yù)計(jì)月加油量，核定充值金額。2.加油卡充值可采用銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等方式進(jìn)行。采用銀行轉(zhuǎn)賬方式充值時(shí)，公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將充值款項(xiàng)轉(zhuǎn)入加油卡所屬賬戶，并保留轉(zhuǎn)賬憑證。3.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立加油卡充值臺(tái)賬，詳細(xì)記錄加油卡充值日期、充值金額、充值方式等信息，定期與加油站核對(duì)充值記錄，確保充值金額準(zhǔn)確無誤。（二）使用規(guī)定1.車輛使用人員應(yīng)妥善保管加油卡，不得將加油卡交予非公司指定人員使用。2.加油時(shí)，車輛使用人員應(yīng)在公司指定的加油站進(jìn)行加油，并嚴(yán)格按照加油站工作人員的指引操作加油卡。3.加油完成后，車輛使用人員應(yīng)要求加油站工作人員提供加油小票，并在小票上簽字確認(rèn)加油金額及車輛信息。加油小票應(yīng)妥善保存，作為報(bào)銷憑證。4.如遇加油卡丟失、被盜或損壞等情況，車輛使用人員應(yīng)立即向公司行政部門報(bào)告，并協(xié)助辦理掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。掛失期間，原加油卡暫停使用，由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用由車輛使用人員承擔(dān)。四、加油卡的日常管理（一）臺(tái)賬管理1.公司行政部門應(yīng)建立加油卡管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄加油卡的卡號(hào)、所屬車輛信息、辦理時(shí)間、充值記錄、使用情況、掛失補(bǔ)辦記錄等內(nèi)容。2.加油卡管理臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保信息準(zhǔn)確、完整。每月末，公司行政部門應(yīng)將當(dāng)月加油卡使用情況進(jìn)行匯總分析，形成《加油卡使用情況月報(bào)》，報(bào)送公司財(cái)務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）監(jiān)督檢查1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)加油卡的充值、使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查加油卡使用是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.公司行政部門應(yīng)不定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行抽查，核實(shí)加油小票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，檢查車輛加油是否在指定加油站進(jìn)行。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用加油卡行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于責(zé)令退還違規(guī)款項(xiàng)、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等。五、加油卡的費(fèi)用報(bào)銷（一）報(bào)銷流程1.車輛使用人員應(yīng)在每月末將當(dāng)月加油小票整理粘貼好，并填寫《加油卡費(fèi)用報(bào)銷單》，詳細(xì)注明加油日期、加油金額、加油車輛信息等內(nèi)容。2.《加油卡費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門審核。3.公司行政部門對(duì)加油小票及報(bào)銷單進(jìn)行審核，核實(shí)加油記錄是否與加油卡管理臺(tái)賬一致，報(bào)銷金額是否合理。審核通過后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審批。4.公司財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行最終審批，審批通過后予以報(bào)銷。報(bào)銷款項(xiàng)將直接支付至車輛使用人員提供的銀行賬戶。（二）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.加油卡費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得超過實(shí)際加油金額。2.對(duì)于超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的加油費(fèi)用，公司不予報(bào)銷，由車輛使用人員自行承擔(dān)。六、加油卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.如遇加油卡丟失、被盜或損壞等情況，車輛使用人員應(yīng)立即撥打加油卡所屬加油站的客服電話進(jìn)行掛失，并向公司行政部門報(bào)告。2.車輛使用人員在掛失時(shí)，應(yīng)提供加油卡卡號(hào)、持卡人姓名、身份證號(hào)碼等相關(guān)信息，以便加油站工作人員核實(shí)身份。3.公司行政部門接到車輛使用人員的掛失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)在加油卡管理臺(tái)賬上進(jìn)行標(biāo)注，并通知公司財(cái)務(wù)部門對(duì)掛失加油卡進(jìn)行凍結(jié)，防止資金被盜用。（二）補(bǔ)辦1.掛失成功后，車輛使用人員可根據(jù)加油站的要求辦理加油卡補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦加油卡時(shí)，需提供持卡人身份證原件及復(fù)印件、掛失證明等相關(guān)資料。2.公司行政部門應(yīng)協(xié)助車輛使用人員辦理加油卡補(bǔ)辦手續(xù)，確保補(bǔ)辦過程順利進(jìn)行。加油卡補(bǔ)辦完成后，公司行政部門應(yīng)及時(shí)更新加油卡管理臺(tái)賬，并將新加油卡及密碼交付車輛使用人員。3.補(bǔ)辦加油卡所產(chǎn)生的費(fèi)用由車輛使用人員承擔(dān)。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負(fù)責(zé)