上海檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強上海地區(qū)檔案管理，有效保護和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。基本原則檔案管理應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。檔案機構(gòu)與人員檔案管理機構(gòu)設(shè)置各單位應當根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作。檔案管理機構(gòu)應當保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應當報同級檔案行政管理部門備案。檔案管理人員職責檔案管理人員應當具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案業(yè)務，遵守檔案管理的各項規(guī)定。其主要職責包括：1.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；2.指導本單位各部門的文件材料形成、積累和歸檔工作；3.參與本單位重大活動、重要項目文件材料的收集、整理和歸檔工作；4.對本單位檔案工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題；5.按照規(guī)定向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表。檔案的收集與整理歸檔范圍各單位應當按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，確定本單位文件材料的歸檔范圍。歸檔范圍應當涵蓋反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括但不限于：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、決定等；2.本單位形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；3.本單位在業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、招投標文件、技術(shù)資料、財務憑證等；4.本單位機構(gòu)設(shè)置、人員任免、表彰獎勵等文件材料；5.本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、評估、處置等文件材料；6.本單位重大活動、重要項目的文件材料；7.本單位與其他單位往來的文件材料。歸檔要求1.各部門應當指定專人負責文件材料的收集、整理工作，確保文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2.文件材料應當按照形成時間先后順序進行整理，分類科學，排列有序。3.歸檔的文件材料應當紙質(zhì)與電子版本同時保存，電子文件應當符合國家和本市有關(guān)電子文件管理的標準和規(guī)范。4.歸檔的文件材料應當經(jīng)過整理、裝訂，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理。2.科技檔案按照項目、專業(yè)進行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理。4.電子檔案按照其形成規(guī)律和特點進行整理，建立相應的數(shù)據(jù)庫。檔案的保管保管場所與設(shè)施1.各單位應當設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應當符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應當配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應當保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。各單位應當按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案的存儲與保護1.紙質(zhì)檔案應當存放在檔案架或檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列存放。2.電子檔案應當存儲在符合安全要求的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應當異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要、珍貴的檔案應當采取特殊的保護措施，如復制、微縮、數(shù)字化等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應當及時進行修復或復制。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織各單位應當成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務人員和有關(guān)領(lǐng)導組成，負責對本單位保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定標準檔案鑒定小組應當根據(jù)國家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應當包括檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面的內(nèi)容。鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報本單位主管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，應當按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案應當指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息安全。銷毀記錄檔案銷毀清冊應當永久保存，記錄檔案的銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等信息。檔案的利用利用范圍本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應當按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應當填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應當持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時間，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導批準后，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，應當經(jīng)檔案形成部門同意。3.查閱、借閱檔案應當在檔案管理機構(gòu)指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理機構(gòu)。利用限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應當按照國家有關(guān)規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)檔案形成部門同意，不得查閱、借閱涉及該部門未公開的檔案。3.查閱、借閱檔案應當愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標各單位應當加強檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務水平。建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.加強檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。數(shù)據(jù)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應當按照國家和本市有關(guān)電子文件管理的標準和規(guī)范，對電子檔案進行分類、編號、存儲和管理。2.電子檔案應當與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應當異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體本市檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。各單位應當接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)情況和資料。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)設(shè)置和人員配備情況；2.檔案管理制度建立和執(zhí)行情況；3.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況；4.檔案信息化建設(shè)情況；