舊公章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司舊公章的管理，確保舊公章的妥善保管、規(guī)范使用和安全處置，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運營秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位涉及舊公章的管理活動。定義1.舊公章：指公司因各種原因不再使用的各類公章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等。2.保管部門：指負(fù)責(zé)舊公章日常保管工作的公司內(nèi)部部門。3.使用審批人：指對舊公章使用申請進(jìn)行審批的公司管理人員。舊公章的收繳與交接收繳范圍1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用的公章。2.已完成相關(guān)業(yè)務(wù)，無需繼續(xù)使用的臨時性公章。收繳程序1.各部門在確定舊公章需要收繳時，應(yīng)填寫《舊公章收繳申請表》，詳細(xì)說明收繳原因、公章名稱、編號、啟用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對《舊公章收繳申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，通知相關(guān)部門將舊公章上繳至公司辦公室。3.相關(guān)部門應(yīng)在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)，將舊公章完好無損地移交至公司辦公室，并填寫《舊公章交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。交接要求1.交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場對舊公章的外觀、完整性進(jìn)行檢查，確保公章無損壞、無丟失。2.《舊公章交接清單》應(yīng)詳細(xì)記錄舊公章的名稱、編號、啟用時間、交接時間、交接雙方簽字等信息，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。3.如發(fā)現(xiàn)舊公章存在損壞或丟失情況，交接雙方應(yīng)及時查明原因，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。如因交接不清導(dǎo)致的問題，由交接雙方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。舊公章的保管保管部門舊公章由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。保管方式1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專門的舊公章保管柜，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防盜門窗等，確保舊公章的安全存放。2.舊公章應(yīng)分類存放，不同類型的公章應(yīng)分開保管，并建立相應(yīng)的臺賬，詳細(xì)記錄舊公章的名稱、編號、啟用時間、保管狀態(tài)等信息。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)舊公章的日常保管工作，確保公章存放安全，無丟失、無損壞。2.嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的程序和要求，辦理舊公章的使用、歸還等手續(xù)。3.定期對舊公章進(jìn)行盤點，核對臺賬記錄與實際存放情況是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.不得擅自將舊公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公室。舊公章的使用使用原則1.嚴(yán)格控制舊公章的使用范圍，僅限于公司內(nèi)部因特殊原因需要查閱、證明等用途，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)活動。2.使用舊公章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。使用申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用舊公章時，應(yīng)填寫《舊公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用原因、使用時間、使用范圍、使用內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。2.《舊公章使用申請表》應(yīng)附相關(guān)證明材料，如文件、合同、協(xié)議等復(fù)印件，以便公司辦公室審核。使用審批1.公司辦公室對《舊公章使用申請表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請事項的性質(zhì)和重要程度，進(jìn)行審批簽字。如申請事項涉及重大事項或敏感信息，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。使用登記1.經(jīng)批準(zhǔn)使用舊公章的部門，應(yīng)在使用前到公司辦公室辦理登記手續(xù)，填寫《舊公章使用登記表》，詳細(xì)記錄使用時間、使用范圍、使用內(nèi)容、使用人等信息。2.公司辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督舊公章的使用過程，確保使用符合審批要求。使用歸還1.使用完畢后，使用人應(yīng)及時將舊公章歸還至公司辦公室，并在《舊公章使用登記表》上簽字確認(rèn)歸還時間。2.公司辦公室保管人員應(yīng)對歸還的舊公章進(jìn)行檢查，確保公章完好無損，無丟失、無損壞。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。舊公章的作廢與銷毀作廢條件1.舊公章因磨損、損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用的。2.舊公章已完成歷史使命，不再具有使用價值的。作廢程序1.公司辦公室根據(jù)舊公章的作廢條件，填寫《舊公章作廢申請表》，詳細(xì)說明作廢原因、公章名稱、編號、啟用時間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行作廢處理。2.《舊公章作廢申請表》應(yīng)附相關(guān)證明材料，如公章?lián)p壞照片、遺失聲明等復(fù)印件，以便公司領(lǐng)導(dǎo)審核。銷毀方式1.對于作廢的舊公章，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保公章無法恢復(fù)使用。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《舊公章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息。監(jiān)銷要求1.銷毀舊公章時，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷人在場，監(jiān)銷人應(yīng)是公司辦公室工作人員或公司指定的其他人員。2.監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對銷毀的舊公章是否與《舊公章作廢申請表》及《舊公章銷毀登記表》上的信息一致，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《舊公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對舊公章的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.舊公章的收繳、交接、保管、使用、作廢與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定的程序和要求。2.舊公章的保管設(shè)施是否安全可靠，臺賬記錄是否完整準(zhǔn)確。3.舊公章使用審批制度是否嚴(yán)格執(zhí)行，有無未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用的情況。檢查方式1.定期檢查：公司審計部門每[X]年對舊公章的管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：公司審計部門可根據(jù)工作需要，對舊公章的管理情況進(jìn)行不定期抽查。問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司審計部門應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告公司審計部門。3.公司審計部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。附則解釋權(quán)本辦