公司收文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)收到的各類(lèi)文件，包括但不限于上級(jí)機(jī)關(guān)文件、平行單位來(lái)函、下級(jí)單位請(qǐng)示報(bào)告等。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：對(duì)收文進(jìn)行及時(shí)處理，確保文件精神迅速傳達(dá)，工作任務(wù)及時(shí)落實(shí)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收文登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)要準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行操作。3.安全保密原則：妥善保管收文，防止文件丟失、泄露，確保文件信息安全。二、收文渠道與簽收（一）收文渠道1.公司辦公室統(tǒng)一接收上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門(mén)、相關(guān)單位等通過(guò)郵政快遞、專(zhuān)人送達(dá)等方式發(fā)來(lái)的文件。2.各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收本部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的來(lái)文，并及時(shí)轉(zhuǎn)交辦公室。3.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電子收文郵箱，用于接收各類(lèi)電子文件。（二）簽收1.辦公室收到紙質(zhì)文件后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)核對(duì)文件數(shù)量、檢查文件封裝情況，并在《收文登記表》上詳細(xì)登記文件的名稱(chēng)、文號(hào)、來(lái)文單位、日期、份數(shù)等信息。2.對(duì)于電子文件，接收人員應(yīng)及時(shí)下載保存，并按照紙質(zhì)文件的登記要求在《收文登記表》上進(jìn)行登記。3.簽收人在簽收文件時(shí)，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系核實(shí)，并在《收文登記表》上注明。三、收文登記（一）登記內(nèi)容收文登記應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.文件編號(hào)：即文件的文號(hào)。2.文件標(biāo)題：文件的具體名稱(chēng)。3.來(lái)文單位：發(fā)文單位的名稱(chēng)。4.發(fā)文日期：文件的發(fā)出日期。5.密級(jí)：文件的秘密等級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。6.份數(shù)：文件的數(shù)量。7.收文日期：公司收到文件的日期。8.處理情況：記錄文件的傳閱、辦理、歸檔等情況。（二）登記方式收文登記采用紙質(zhì)登記與電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)《收文登記表》應(yīng)妥善保存，以便查閱；電子登記信息應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。一般文件傳閱至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)；重要文件傳閱至公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)明確主送部門(mén)和抄送部門(mén)，確保文件傳閱的針對(duì)性和有效性。（二）傳閱流程1.辦公室將已登記的文件附上《文件傳閱單》，按照確定的傳閱范圍依次送閱。2.傳閱人在收到文件后，應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，并注明收到日期。3.傳閱人應(yīng)盡快閱讀文件，并根據(jù)文件要求及時(shí)提出處理意見(jiàn)或建議。如遇文件內(nèi)容涉及本部門(mén)工作，需認(rèn)真研究并填寫(xiě)處理意見(jiàn)；如文件內(nèi)容與本部門(mén)無(wú)關(guān)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件傳遞給下一位傳閱人。4.文件傳閱完畢后，傳閱人應(yīng)將文件退回辦公室，辦公室負(fù)責(zé)檢查文件是否完整，并在《文件傳閱單》上記錄文件退回日期。（三）傳閱跟蹤與催辦1.辦公室安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件傳閱的跟蹤和催辦工作，及時(shí)掌握文件傳閱進(jìn)度，確保文件不積壓、不延誤。2.對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，催辦人員應(yīng)及時(shí)與傳閱人溝通，了解原因，并督促其盡快處理。3.如發(fā)現(xiàn)文件在傳閱過(guò)程中出現(xiàn)丟失、延誤等情況，催辦人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、收文辦理（一）辦理原則1.各部門(mén)收到需要辦理的文件后，應(yīng)按照文件要求和公司相關(guān)規(guī)定，及時(shí)、認(rèn)真地進(jìn)行辦理。2.辦理文件應(yīng)遵循實(shí)事求是、依法依規(guī)、注重實(shí)效的原則，確保辦理結(jié)果符合文件精神和公司利益。（二）辦理流程1.承辦部門(mén)收到文件后，應(yīng)首先明確文件的辦理要求和責(zé)任人員。2.責(zé)任人員對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真研究，結(jié)合本部門(mén)工作實(shí)際，提出具體的辦理意見(jiàn)和措施。3.辦理意見(jiàn)和措施經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，組織實(shí)施。在辦理過(guò)程中，如遇問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)其他部門(mén)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商。4.辦理完成后，承辦部門(mén)應(yīng)將辦理結(jié)果以書(shū)面形式反饋給辦公室，并在《收文登記表》上注明辦理情況。（三）辦理時(shí)限1.一般性文件應(yīng)在收到文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢；重要文件應(yīng)根據(jù)文件要求的時(shí)限及時(shí)辦理，確保不延誤工作。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的緊急文件，承辦部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)辦理程序，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果及時(shí)上報(bào)。（四）辦理反饋1.承辦部門(mén)應(yīng)按照文件要求和公司規(guī)定，及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給來(lái)文單位或相關(guān)部門(mén)。反饋內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，包括辦理情況、處理結(jié)果、存在問(wèn)題及建議等。2.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時(shí)發(fā)送給來(lái)文單位。六、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價(jià)值的收文，包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要會(huì)議文件、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告等。2.經(jīng)過(guò)辦理的收文，其辦理過(guò)程中形成的相關(guān)材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦部門(mén)的辦理意見(jiàn)、反饋材料等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔目錄。3.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的歸檔要求進(jìn)行整理，并存儲(chǔ)在符合檔案管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，同時(shí)建立電子文件索引目錄，便于查詢(xún)利用。（三）歸檔流程1.承辦部門(mén)在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將辦理過(guò)程中形成的相關(guān)材料整理齊全，移交辦公室。2.辦公室對(duì)接收的歸檔材料進(jìn)行審核，檢查材料是否齊全、完整，分類(lèi)是否準(zhǔn)確。審核無(wú)誤后，將歸檔材料按照規(guī)定的保管期限和分類(lèi)方法進(jìn)行整理歸檔。3.歸檔材料應(yīng)定期移交公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。七、收文保密（一）保密措施1.收文管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管收文，不得擅自將文件帶出辦公場(chǎng)所。2.在文件傳閱過(guò)程中，傳閱人應(yīng)注意保密，不得在無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撐募?nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的保密場(chǎng)所進(jìn)行傳閱和辦理，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。（二）保密責(zé)任1.收文管理人員對(duì)收文的保密工作負(fù)責(zé)，如因工作失誤導(dǎo)致文件泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.傳閱人對(duì)所傳閱文件的保密負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)文件有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向上級(jí)報(bào)告。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)收文的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保保密制度的落實(shí)。八、收文管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對(duì)收文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查收文登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立收文管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的收文管理工作進(jìn)行量化考核?？己藘?nèi)容包括文件處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。2