內(nèi)部檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。（四）定義1.檔案指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。2.歸檔指各部門及所屬單位將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的范圍和程序移交綜合管理部門集中保存的過程。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。（二）各部門及所屬單位1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合管理部門歸檔。3.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、基本建設(shè)等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：上級機關(guān)文件、指示、批復(fù)等。公司制定的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告等。合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、經(jīng)濟往來信函等。技術(shù)文件、圖紙、專利、科研成果等。財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等?；窘ㄔO(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。2.各部門及所屬單位應(yīng)根據(jù)工作實際，明確本部門文件材料的收集范圍，并確保收集齊全、完整。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集到位。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張、載體符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并進行有效的備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類公司檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。年度：按照文件形成的年度進行分類。機構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)進行分類。保管期限：根據(jù)文件的保存價值，分為永久、定期（30年、10年）。2.編號檔案編號采用全宗號目錄號案卷號件號四級編號制。全宗號：公司檔案全宗號為[具體全宗號]。目錄號：根據(jù)檔案分類情況，按年度編制目錄號，如“20XX”表示20XX年度檔案目錄。案卷號：在每個目錄內(nèi)，按順序編制案卷號。件號：在卷內(nèi)文件材料中，按順序編制件號。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。對于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進行異地備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量可靠、規(guī)格統(tǒng)一的檔案柜、檔案盒等。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息，便于識別和管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期滿的檔案進行重點鑒定，剔除無保存價值的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及公司機密的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)，并在指定地點查閱，不得復(fù)印、拍照或帶出檔案庫房。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[具體期限]天。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.利用電子檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進行，確保電子檔案的安全和完整。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供有力的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司存量檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司實際情況的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.各部門及所屬單位應(yīng)定期對本部門及所屬單位的檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報綜合管理部門。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的