佛山檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強佛山地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為佛山地區(qū)的經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的支持和保障，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合佛山實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于佛山市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導。2.真實完整原則檔案的形成應真實反映各項工作活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得篡改、偽造檔案。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）機構(gòu)設(shè)置1.各級黨政機關(guān)應設(shè)立檔案管理部門，配備相應的檔案管理人員，負責本機關(guān)的檔案管理工作。2.企事業(yè)單位、社會團體及其他組織應根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理工作的需要，設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)或指定專門的部門負責檔案管理工作。（二）人員配備1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，經(jīng)過專業(yè)培訓并取得相應的資格證書。2.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應做好檔案管理工作的交接手續(xù)。（三）職責分工1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實施。負責收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。對本單位各部門形成的文件材料進行定期檢查和指導，確保歸檔文件材料符合質(zhì)量要求。開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案利用服務。負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和更新，保障檔案管理工作的正常開展。組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。按照規(guī)定的程序和要求，為單位內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。負責檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進行銷毀。保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等各種載體形式的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等材料。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等材料。4.本單位召開會議形成的會議文件、記錄、紀要等材料。5.本單位干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等材料。6.本單位財務活動中形成的會計憑證、賬簿、報表等財務檔案材料。7.本單位科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中形成的技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、科研成果等材料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料應進行初步審核，剔除重復、無用的材料，保證歸檔材料的質(zhì)量。3.電子文件的收集應符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類標準檔案應按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、財務管理類、人事管理類等一級類目，再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號規(guī)則檔案應編制唯一的檔案編號，編號應科學、規(guī)范、便于管理和查找。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“年度機構(gòu)代碼保管期限順序號”。3.裝訂要求紙質(zhì)檔案應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。4.編目要求檔案應編制詳細的目錄，目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等項目。電子檔案應建立相應的電子目錄，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管方式1.檔案應按照不同的保管期限和類別進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應采用密集架或檔案柜存放，排列應整齊有序，標識應清晰明確。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管檔案本單位制定的重要規(guī)章制度、中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃和總結(jié)等文件材料。本單位召開的重要會議、重大活動形成的具有歷史價值和重要意義的文件材料。本單位機構(gòu)演變、人事任免、獎懲等文件材料。本單位財務決算、審計報告等重要財務文件材料。本單位簽訂的重要合同、協(xié)議等文件材料。本單位具有重要科研成果、技術(shù)創(chuàng)新等文件材料。其他具有永久保存價值的文件材料。2.定期保管檔案本單位一般性的文件材料，保管期限為10年。本單位在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，保管期限為30年。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和有關(guān)領(lǐng)導組成。鑒定小組應根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。2.銷毀程序?qū)Υ_無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應編制銷毀清冊，經(jīng)單位負責人批準后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱本單位的檔案。外部單位或個人因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在檔案查閱室查閱。查閱檔案時，應遵守檔案查閱室的管理制度，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱本單位內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、抄錄檔案內(nèi)容。3.外借外部單位或個人查閱、借閱本單位檔案的，應出具單位介紹信或有效身份證件，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導批準后，方可查閱、借閱。查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出本單位。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。同時，應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、信息化檢索和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進行整理、存儲和掛接，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合國家有關(guān)電子文件格式標準。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位檔案管理工作需要的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理、檔案檢索查詢、借閱管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能。3.網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享和遠程查詢。檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺應具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采取必要的安全防護措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。（三）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理和維護。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期的安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。4.對檔案信息系統(tǒng)的操作人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體佛山市檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。各單位應加強對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密措施的落實情況。（三）檢查方式與頻率1.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。2.佛山市檔案行政管理部門每年應對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的