初級結算管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司初級結算工作流程，加強結算管理，確保公司財務數(shù)據(jù)的準確性、及時性和完整性，保障公司資金安全，提高資金使用效率，維護公司正常運營秩序。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及初級結算業(yè)務的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、倉庫管理部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：結算工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保各項結算業(yè)務合法合規(guī)。2.準確性原則：結算數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務的實際情況，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或虛假記錄。3.及時性原則：結算工作應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時完成，確保資金及時收付，避免因結算延誤影響公司正常運營。4.保密性原則：涉及結算業(yè)務的人員應嚴格遵守公司保密制度，對結算信息予以保密，防止信息泄露給公司造成損失。二、結算崗位設置與職責（一）結算崗位設置公司根據(jù)結算業(yè)務的特點和需求，設置以下結算崗位：1.結算專員：負責具體的結算業(yè)務操作，包括收集、整理結算資料，錄入結算數(shù)據(jù)，與相關部門和客戶進行溝通協(xié)調(diào)等。2.結算主管：負責結算工作的組織、管理和監(jiān)督，審核結算數(shù)據(jù)，制定結算工作計劃和流程，協(xié)調(diào)解決結算過程中出現(xiàn)的問題。3.財務經(jīng)理：負責結算工作的整體規(guī)劃和決策，對結算工作進行宏觀指導和監(jiān)督，確保結算工作符合公司財務政策和相關法律法規(guī)要求。（二）崗位職責1.結算專員崗位職責負責收集、整理各類結算憑證，確保憑證的真實性、完整性和準確性。根據(jù)業(yè)務部門提供的業(yè)務信息，及時準確地錄入結算數(shù)據(jù)，生成結算報表。與采購部門、銷售部門、倉庫管理部門等相關部門保持密切溝通，核對業(yè)務數(shù)據(jù)，確保結算數(shù)據(jù)與業(yè)務實際情況一致。負責與供應商、客戶進行結算款項的核對和溝通，及時解決結算過程中出現(xiàn)的差異問題。定期對結算資料進行整理和歸檔，妥善保管結算檔案，以備查閱。2.結算主管崗位職責制定和完善結算工作流程和制度，確保結算工作規(guī)范、有序進行。組織結算專員開展結算工作，對結算工作進行統(tǒng)籌安排和協(xié)調(diào)，確保結算任務按時完成。審核結算數(shù)據(jù)和報表，對結算結果的準確性和合規(guī)性負責。分析結算數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)結算工作中存在的問題，并提出改進措施和建議。加強與財務部門及其他相關部門的溝通協(xié)作，共同推進公司財務管理工作。3.財務經(jīng)理崗位職責負責結算工作的整體規(guī)劃和決策，制定結算工作的目標和政策。對結算工作進行全面監(jiān)督和指導，確保結算工作符合公司財務戰(zhàn)略和經(jīng)營目標。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關系，為結算工作提供必要的支持和保障。審核重要結算業(yè)務的方案和結果，對重大結算事項進行決策。關注國家法律法規(guī)和政策變化，及時調(diào)整公司結算策略，防范財務風險。三、結算流程（一）采購結算流程1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。2.貨物驗收：倉庫管理部門在收到供應商交付的貨物后，按照采購訂單要求進行驗收，核對貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格等是否與訂單一致。驗收合格后，填寫貨物驗收單，并簽字確認。3.發(fā)票開具與傳遞：供應商根據(jù)采購訂單和實際交貨情況，開具發(fā)票，并將發(fā)票傳遞給采購部門。采購部門核對發(fā)票信息與采購訂單及貨物驗收單是否一致，無誤后將發(fā)票傳遞給財務部門。4.結算申請：采購部門根據(jù)發(fā)票金額和付款條件，填寫結算申請表，注明采購訂單號、發(fā)票號碼、供應商名稱、結算金額、付款方式等信息，并提交給財務部門。5.結算審核：財務部門收到結算申請表后，對發(fā)票、采購訂單、貨物驗收單等相關資料進行審核，核對結算金額是否準確，付款條件是否符合合同約定。審核無誤后，在結算申請表上簽字確認。6.付款安排：財務部門根據(jù)審核通過的結算申請表，按照公司資金安排和付款計劃，辦理付款手續(xù)。對于需要通過銀行轉賬支付的款項，財務部門填寫付款憑證，提交給銀行進行支付；對于需要現(xiàn)金支付的款項，財務部門按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定辦理支付手續(xù)。7.結算記錄與歸檔：財務部門在完成付款后，及時記錄結算信息，更新財務賬目，并將結算相關資料進行整理歸檔，包括采購訂單、發(fā)票、貨物驗收單、結算申請表、付款憑證等。（二）銷售結算流程1.銷售合同簽訂：銷售部門與客戶簽訂銷售合同，明確銷售產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。2.貨物交付：銷售部門按照銷售合同約定的時間和方式，組織貨物交付給客戶。倉庫管理部門根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知，辦理貨物出庫手續(xù)，并填寫出庫單。3.發(fā)票開具：銷售部門根據(jù)銷售合同和實際發(fā)貨情況，開具發(fā)票，并將發(fā)票傳遞給客戶。發(fā)票開具應符合國家稅收法律法規(guī)要求，確保發(fā)票信息真實、準確、完整。4.結算申請：銷售部門根據(jù)發(fā)票金額和收款條件，填寫結算申請表，注明銷售合同號、發(fā)票號碼、客戶名稱、結算金額、收款方式等信息，并提交給財務部門。5.結算審核：財務部門收到結算申請表后，對發(fā)票、銷售合同、出庫單等相關資料進行審核，核對結算金額是否準確，收款條件是否符合合同約定。審核無誤后，在結算申請表上簽字確認。6.收款安排：財務部門根據(jù)審核通過的結算申請表，按照公司收款政策和收款計劃，跟蹤客戶收款情況。對于已到賬的款項，及時進行賬務處理；對于未按時到賬的款項，與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應的催收措施。7.結算記錄與歸檔：財務部門在完成收款后，及時記錄結算信息，更新財務賬目，并將結算相關資料進行整理歸檔，包括銷售合同、發(fā)票、出庫單、結算申請表、收款憑證等。四、結算資料管理（一）結算資料的范圍結算資料包括但不限于采購訂單、銷售合同、發(fā)票、貨物驗收單、出庫單、結算申請表、付款憑證、收款憑證等與結算業(yè)務相關的各類文件和憑證。（二）結算資料的收集與整理1.各業(yè)務部門應按照結算流程的要求，及時收集、整理本部門涉及的結算資料，并確保資料的真實性、完整性和準確性。2.結算專員負責對各業(yè)務部門提交的結算資料進行初步審核和整理，核對資料之間的一致性和關聯(lián)性，對不符合要求的資料及時反饋給業(yè)務部門進行補充或更正。3.結算主管定期對結算資料的收集和整理情況進行檢查和監(jiān)督，確保結算資料的及時、準確收集和妥善保管。（三）結算資料的歸檔1.結算專員在完成結算業(yè)務后，應及時將結算資料進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號和裝訂。2.裝訂成冊的結算資料應加蓋檔案章，并注明檔案名稱、年度、月份、編號等信息。3.結算資料應按照年度、月份順序進行歸檔，存放在專門的檔案柜中，并建立檔案目錄，便于查閱和檢索。4.檔案管理人員應定期對結算檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。對于超過保管期限的結算檔案，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行銷毀處理。五、結算監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門應定期對結算工作進行內(nèi)部審計和監(jiān)督，檢查結算流程的執(zhí)行情況、結算數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性、結算資料的完整性和歸檔情況等。2.結算主管應加強對結算專員工作的日常監(jiān)督和指導，及時發(fā)現(xiàn)和糾正結算工作中存在的問題，確保結算工作規(guī)范、有序進行。3.公司內(nèi)部審計部門應不定期對結算業(yè)務進行專項審計，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應積極配合國家相關部門和監(jiān)管機構的檢查，如實提供結算業(yè)務相關資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應高度重視，及時組織整改，并將整改情況報告給相關部門。六、結算風險防范（一）風險識別與評估1.財務部門應定期對結算業(yè)務進行風險識別和評估，分析結算過程中可能存在的風險因素，如信用風險、市場風險、操作風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險防控責任人和防控期限，確保風險得到有效控制。（二）信用風險管理1.建立供應商和客戶信用檔案，對供應商和客戶的信用狀況進行評估和分級管理。2.根據(jù)信用評估結果，合理確定供應商的付款期限和客戶的收款政策，對于信用狀況較差的供應商和客戶，采取相應的風險防控措施，如增加擔保、縮短付款期限、加強催收等。（三）市場風險管理1.關注市場價格波動和匯率變動等市場因素對結算業(yè)務的影響，及時調(diào)整結算策略，降低市場風險。2.對于涉及外幣結算的業(yè)務，應采取適當?shù)耐鈪R風險管理措施，如套期保值、外匯期權等，防范匯率風險。（四）操作風險管理1.加強結算業(yè)務人員的培訓和教育，提高業(yè)務人員的專業(yè)素質和風險意識，規(guī)范操作流程