協(xié)議采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的協(xié)議采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有通過協(xié)議采購方式進行的物資、服務等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：協(xié)議采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購雙方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、協(xié)議采購的定義與范圍（一）定義協(xié)議采購是指公司/組織與供應商就一定時期內(nèi)的采購項目達成框架協(xié)議，明確采購的物資、服務的規(guī)格、價格、交貨期等條款，在協(xié)議有效期內(nèi)，根據(jù)實際需求按照協(xié)議約定進行采購的一種采購方式。（二）范圍1.物資類：包括但不限于辦公用品、辦公設備、生產(chǎn)原材料、零部件等。2.服務類：如運輸服務、物業(yè)服務、信息技術服務、咨詢服務等。三、協(xié)議采購的組織與職責（一）采購決策機構成立協(xié)議采購領導小組，負責審議和決策協(xié)議采購的重大事項，包括采購范圍、采購方式、供應商選擇等。領導小組由公司/組織高層管理人員、相關部門負責人等組成。（二）采購執(zhí)行部門負責協(xié)議采購的具體實施工作，包括市場調(diào)研、供應商篩選、協(xié)議談判、簽訂協(xié)議、訂單下達、交貨跟蹤、驗收付款等環(huán)節(jié)。采購執(zhí)行部門應配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責分工。（三）其他相關部門1.需求部門：負責提出采購需求，參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商評價等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、付款申請等，監(jiān)督采購資金的使用。3.質量部門：負責對采購物資和服務的質量進行檢驗和驗收，確保符合相關標準和要求。四、協(xié)議采購的流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨期等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核后提交至采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃制定采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請表，結合公司/組織的庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購的時間安排、采購方式、供應商選擇范圍等。（三）供應商篩選與選擇1.采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購需求和供應商數(shù)據(jù)庫，篩選出符合條件的供應商，并向其發(fā)出詢價函或邀請報價。3.對供應商的報價、資質、業(yè)績、信譽等進行綜合評價，選擇合適的供應商作為協(xié)議采購的候選對象。4.必要時，采購執(zhí)行部門可組織對候選供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理水平等。（四）協(xié)議談判與簽訂1.采購執(zhí)行部門與選定的供應商進行協(xié)議談判，就采購物資或服務的規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見。2.根據(jù)談判結果，起草協(xié)議文本，經(jīng)雙方審核確認后簽訂協(xié)議。協(xié)議應明確雙方的權利和義務，以及違約責任等條款。（五）訂單下達1.需求部門根據(jù)實際需求，填寫訂單，注明采購物資或服務的具體信息、交貨地點、交貨時間等。2.訂單經(jīng)采購執(zhí)行部門審核后下達給供應商。（六）交貨跟蹤與驗收1.采購執(zhí)行部門負責跟蹤供應商的交貨情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質、按量交貨。2.物資到貨后，質量部門應按照相關標準和要求進行檢驗和驗收。驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應及時通知供應商進行整改或退換貨。（七）付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)驗收報告和協(xié)議約定，填寫付款申請，附上相關發(fā)票、合同等憑證。2.付款申請經(jīng)財務部門審核后，按照公司/組織的財務制度進行付款。五、協(xié)議采購的供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，包括供應商的資質要求、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理水平、信譽等方面。2.供應商申請準入時，應提交相關資料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證證書等。3.采購執(zhí)行部門對供應商提交的資料進行審核，并實地考察供應商，符合準入標準的，納入供應商數(shù)據(jù)庫。（二）供應商評價與考核1.定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。2.評價和考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評價為優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵；對評價為不合格的供應商，應及時進行整改或淘汰。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠、增加訂單量等獎勵。2.同時，明確供應商的違約責任，對違反協(xié)議約定的供應商，采取扣除保證金、暫停合作、終止協(xié)議等約束措施。六、協(xié)議采購的價格管理（一）價格確定1.協(xié)議采購的價格應通過市場調(diào)研、詢價、招標等方式確定，確保價格合理、公平。2.在協(xié)議談判過程中，應與供應商充分協(xié)商，爭取優(yōu)惠的價格條款。（二）價格調(diào)整1.協(xié)議有效期內(nèi)，如遇市場價格波動較大或其他因素影響，可根據(jù)實際情況對協(xié)議價格進行調(diào)整。2.價格調(diào)整應遵循公平、公正、合理的原則，由采購執(zhí)行部門與供應商協(xié)商一致后簽訂價格調(diào)整協(xié)議。（三）價格監(jiān)督1.財務部門應定期對協(xié)議采購的價格進行審核，確保價格符合公司/組織的采購預算和成本控制要求。2.采購執(zhí)行部門應建立價格信息收集和分析機制，及時掌握市場價格動態(tài)，為價格調(diào)整提供依據(jù)。七、協(xié)議采購的風險管理（一）風險識別1.對協(xié)議采購過程中可能存在的風險進行識別，包括供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險等。2.分析風險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用科學的方法對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（三）風險應對1.針對供應商違約風險，加強對供應商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的協(xié)議條款，明確違約責任。2.對于質量風險，加強質量檢驗和驗收工作，要求供應商提供質量保證措施。3.價格風險方面，通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低價格波動風險，必要時簽訂價格調(diào)整協(xié)議。4.交貨期風險可通過與供應商保持密切溝通、建立預警機制等方式加以應對。八、協(xié)議采購的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對協(xié)議采購活動進行審計，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購結果是否符合要求等。2.采購執(zhí)行部門應定期向采購決策機構匯報協(xié)議采購工作進展情況，接受監(jiān)督和指導。（二）外部監(jiān)督1.主動接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等