外合同管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司對外合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責(zé)1.公司各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂等工作，并指定專人作為合同承辦人。2.合同承辦人的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)合同項目的調(diào)研、立項、可行性分析等前期工作；起草合同文本，確保合同條款合法、準(zhǔn)確、完整；組織合同談判，與對方協(xié)商合同條款，爭取有利的合同條件；負(fù)責(zé)合同的審核、報批、簽訂等手續(xù)的辦理；跟蹤合同履行情況，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔等工作。（二）合同文本的起草1.合同承辦人應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容和實際情況，參照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司示范文本起草合同文本。2.合同文本應(yīng)具備以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等；合同價款或報酬及其支付方式、時間、地點等；合同履行的期限、地點、方式等；合同的違約責(zé)任、爭議解決方式等；其他根據(jù)合同性質(zhì)和實際情況需要約定的條款。（三）合同的審核1.合同承辦人起草的合同文本應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同條款的合理性、可行性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.合同文本經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，應(yīng)提交公司法律事務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。法律事務(wù)部門應(yīng)重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，并提出法律審核意見。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，公司法律事務(wù)部門可會同相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同研究合同條款，提出會審意見。4.合同承辦人應(yīng)根據(jù)部門負(fù)責(zé)人和法律事務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同條款合法、準(zhǔn)確、完整。（四）合同的審批1.合同文本經(jīng)審核通過后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括合同承辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。2.合同承辦人應(yīng)將合同文本及相關(guān)審核意見、審批表等材料一并提交審批，審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。3.對于涉及公司重大利益、金額較大或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)提交公司董事會或股東會審議批準(zhǔn)。（五）合同的簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦人代表公司與對方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用印流程辦理用印手續(xù)。2.合同簽訂時，合同承辦人應(yīng)確保合同雙方的簽字（蓋章）齊全、有效，合同文本內(nèi)容與審批通過的文本一致。3.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門和人員，并負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施解決問題。2.公司各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，積極配合合同承辦人做好合同履行工作。3.合同履行過程中，如發(fā)生重大事項或變更合同內(nèi)容的情況，合同承辦人應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照公司規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）合同款項的支付1.合同款項的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的支付方式、時間、金額等進(jìn)行。合同承辦人應(yīng)根據(jù)合同履行情況，及時填寫付款申請單，并提交相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和審批流程對付款申請進(jìn)行審核，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。審核通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，合同承辦人應(yīng)在合同簽訂后及時跟蹤合同履行情況，確保預(yù)付款項的安全使用。如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時采取措施，要求對方返還預(yù)付款項或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦人應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦人應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程辦理審批手續(xù)，并將變更后的合同文本分送相關(guān)部門和人員。3.如需要解除合同，合同承辦人應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，以及合同解除后的善后事宜。4.合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦人應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程辦理審批手續(xù)，并將解除后的合同文本及相關(guān)資料整理歸檔。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別與評估機制，定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)包括合同簽訂前、履行過程中以及合同終止后的各個環(huán)節(jié)。2.合同風(fēng)險評估應(yīng)從合同條款的合法性、完整性、合理性，對方的主體資格、信用狀況、履約能力，合同履行過程中的不確定性因素等方面進(jìn)行綜合評估。3.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行分類分級，確定風(fēng)險等級，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于低風(fēng)險合同，可采取常規(guī)的管理措施，加強合同履行過程中的跟蹤與監(jiān)督。2.對于中等風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點管理措施，加強合同審核、審批，增加風(fēng)險防控環(huán)節(jié)，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。3.對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取特殊管理措施，如進(jìn)行專項風(fēng)險評估，制定專門的風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，加強與對方的溝通協(xié)調(diào)，必要時尋求專業(yè)法律意見或擔(dān)保措施等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制，對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。合同承辦人應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報告合同履行情況及風(fēng)險狀況。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警信號，合同承辦人應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報告。公司應(yīng)根據(jù)風(fēng)險預(yù)警情況，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保合同風(fēng)險得到有效控制。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、履行記錄等。2.合同承辦人應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。3.合同檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。（二）合同檔案的保管與查閱1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并采取防火、防潮、防蟲等措施。2.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理