會議外包管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議外包活動，提高會議組織效率和質(zhì)量，降低會議成本，確保會議外包活動符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)委托外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行會議組織、策劃、執(zhí)行等相關(guān)外包活動的管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：會議外包活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保外包會議的組織和執(zhí)行質(zhì)量，滿足公司及參會人員的需求和期望。3.成本效益原則：在保證會議質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高資源利用效率。4.公平公正原則：選擇外包供應(yīng)商時(shí)遵循公平、公正、公開的原則，確保競爭的合理性。二、外包供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在外包供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括公司簡介、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、服務(wù)能力等。根據(jù)會議外包的需求和標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估組成評估小組，對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)口碑、價(jià)格水平、應(yīng)急處理能力等。采用打分制對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并按照得分高低進(jìn)行排序。3.供應(yīng)商選擇決策根據(jù)評估結(jié)果和會議外包項(xiàng)目的具體情況，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成的決策小組進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策。優(yōu)先選擇綜合實(shí)力強(qiáng)、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理且信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商合作管理1.合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等。合作協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方的合法權(quán)益得到保障。2.服務(wù)過程監(jiān)控建立服務(wù)監(jiān)控機(jī)制，定期對外包供應(yīng)商的服務(wù)過程進(jìn)行檢查和評估。監(jiān)控內(nèi)容包括會議策劃方案執(zhí)行情況、現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)能力、服務(wù)人員表現(xiàn)、會議設(shè)備設(shè)施運(yùn)行狀況等。要求供應(yīng)商定期提交服務(wù)報(bào)告，及時(shí)反饋會議外包過程中的問題和進(jìn)展情況。3.溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建立與外包供應(yīng)商的定期溝通協(xié)調(diào)會議制度，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。明確雙方的聯(lián)系人及聯(lián)系方式，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確和暢通。（三）供應(yīng)商績效評估與改進(jìn)1.績效評估指標(biāo)制定供應(yīng)商績效評估指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、成本控制、響應(yīng)速度、創(chuàng)新能力等方面。服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)可包括會議滿意度調(diào)查得分、會議差錯(cuò)率、客戶投訴處理情況等；成本控制指標(biāo)可包括實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算的偏差率等；響應(yīng)速度指標(biāo)可包括問題反饋及時(shí)率、緊急任務(wù)處理時(shí)間等；創(chuàng)新能力指標(biāo)可包括提出的創(chuàng)新性建議數(shù)量及效果等。2.績效評估周期定期對外包供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估周期一般為每季度一次。對于重大會議外包項(xiàng)目，可在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)評估。3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求，如在規(guī)定期限內(nèi)未達(dá)到改進(jìn)目標(biāo)，可考慮終止合作。將供應(yīng)商績效評估結(jié)果作為后續(xù)供應(yīng)商選擇和合作管理的重要參考依據(jù)。三、會議外包流程管理（一）會議需求提出1.需求部門填寫申請表公司內(nèi)部各部門如有會議外包需求，需填寫《會議外包申請表》，詳細(xì)說明會議的基本信息，包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主題、參會人員范圍等。明確會議的具體要求，如會議形式（研討會、培訓(xùn)會、年會等）、議程安排、特殊需求（如同聲傳譯、視頻直播等）。2.需求審批《會議外包申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的申請表作為會議外包項(xiàng)目啟動的依據(jù)。（二）外包供應(yīng)商選擇與確定1.發(fā)布招標(biāo)信息根據(jù)會議外包需求，由采購部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人員通過公司內(nèi)部系統(tǒng)、外部招標(biāo)平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)信息，邀請合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)信息應(yīng)明確會議外包的各項(xiàng)要求、投標(biāo)文件的格式和內(nèi)容、投標(biāo)截止時(shí)間等。2.投標(biāo)文件評審組織相關(guān)人員對供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照既定的評估標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、服務(wù)方案、公司資質(zhì)等進(jìn)行綜合評估。必要時(shí)可組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場答疑和演示，以便更全面地了解供應(yīng)商的服務(wù)能力。3.確定供應(yīng)商根據(jù)評審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。如對評審結(jié)果有異議，可進(jìn)行復(fù)議或重新招標(biāo)。（三）會議策劃與準(zhǔn)備1.成立項(xiàng)目小組由公司相關(guān)部門人員和外包供應(yīng)商共同組成會議項(xiàng)目小組，負(fù)責(zé)會議的策劃和準(zhǔn)備工作。明確項(xiàng)目小組成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。2.制定策劃方案項(xiàng)目小組根據(jù)會議需求和供應(yīng)商的服務(wù)能力，共同制定詳細(xì)的會議策劃方案，包括會議議程安排、場地布置方案、餐飲安排、資料準(zhǔn)備、設(shè)備設(shè)施租賃等。策劃方案應(yīng)充分考慮會議的主題和目標(biāo)，確保會議的專業(yè)性和吸引力。3.準(zhǔn)備工作落實(shí)按照策劃方案，供應(yīng)商負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如場地預(yù)訂、設(shè)備設(shè)施調(diào)試、資料印刷、餐飲安排等。公司相關(guān)部門協(xié)助供應(yīng)商做好參會人員通知、會議資料分發(fā)等工作，并對準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。（四）會議執(zhí)行與監(jiān)控1.現(xiàn)場組織與協(xié)調(diào)會議期間，供應(yīng)商負(fù)責(zé)現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議按照策劃方案順利進(jìn)行。公司相關(guān)部門安排專人參與會議現(xiàn)場的管理，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，維護(hù)會議秩序。2.服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，對會議現(xiàn)場的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括服務(wù)人員的態(tài)度和專業(yè)水平、會議設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況、餐飲質(zhì)量等。設(shè)立意見反饋箱或通過在線問卷等方式收集參會人員的意見和建議，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決服務(wù)過程中存在的問題。3.應(yīng)急處理制定會議應(yīng)急預(yù)案，明確可能出現(xiàn)的突發(fā)事件及應(yīng)對措施。如遇到突發(fā)情況，供應(yīng)商應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)向公司相關(guān)部門報(bào)告。公司相關(guān)部門應(yīng)積極配合供應(yīng)商進(jìn)行應(yīng)急處理，確保會議的正常進(jìn)行和參會人員的安全。（五）會議總結(jié)與評估1.總結(jié)會議經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)會議結(jié)束后，項(xiàng)目小組對會議外包項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，分析項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的會議外包活動提供參考?？偨Y(jié)內(nèi)容包括會議目標(biāo)達(dá)成情況、策劃方案執(zhí)行效果、服務(wù)質(zhì)量評價(jià)、成本控制情況、應(yīng)急處理情況等。2.參會人員滿意度調(diào)查組織參會人員進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解參會人員對會議組織、服務(wù)質(zhì)量、會議內(nèi)容等方面的評價(jià)和意見。對滿意度調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。3.績效評估與結(jié)算根據(jù)會議總結(jié)和滿意度調(diào)查結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估。按照合作協(xié)議的約定，進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。如供應(yīng)商在會議外包過程中存在違約行為，應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定扣除相應(yīng)費(fèi)用或追究違約責(zé)任。四、費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.費(fèi)用預(yù)算內(nèi)容會議外包費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括但不限于場地租賃費(fèi)用、設(shè)備設(shè)施租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、服務(wù)人員費(fèi)用、交通費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用等。根據(jù)會議的規(guī)模、檔次、需求等因素，詳細(xì)估算各項(xiàng)費(fèi)用的金額。2.預(yù)算編制流程由外包供應(yīng)商根據(jù)會議策劃方案編制費(fèi)用預(yù)算草案，提交給公司相關(guān)部門審核。公司相關(guān)部門對預(yù)算草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的合理性、必要性以及與會議需求的匹配度。審核通過后報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（二）費(fèi)用支付1.支付申請供應(yīng)商根據(jù)合作協(xié)議和實(shí)際服務(wù)進(jìn)度，向公司提交費(fèi)用支付申請，注明申請支付的金額、服務(wù)內(nèi)容、支付依據(jù)等。支付申請應(yīng)附上相關(guān)的發(fā)票、服務(wù)報(bào)告、驗(yàn)收證明等資料。2.支付審批公司相關(guān)部門對供應(yīng)商的支付申請進(jìn)行審核，確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量和費(fèi)用金額無誤后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行支付審批。財(cái)務(wù)部門按照公司的財(cái)務(wù)管理制度和審批流程進(jìn)行支付審批，確保支付的合規(guī)性。3.費(fèi)用支付經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付費(fèi)用。（三）費(fèi)用控制1.預(yù)算監(jiān)控建立費(fèi)用監(jiān)控機(jī)制，定期對會議外包費(fèi)用的支出情況進(jìn)行監(jiān)控，對比實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算的差異。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用偏差較大，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和控制。2.成本節(jié)約措施在保證會議質(zhì)量的前提下，鼓勵供應(yīng)商采取成本節(jié)約措施，如優(yōu)化場地布置方案、合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)、提高設(shè)備設(shè)施利用率等。對提出有效成本節(jié)約建議并取得實(shí)際效果的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商可能存在服務(wù)能力不足、信譽(yù)不佳、違約等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致會議外包項(xiàng)目無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。如供應(yīng)商在會議策劃、組織、執(zhí)行過程中出現(xiàn)失誤，或因自身原因?qū)е聲h延期、取消等情況。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)會議外包服務(wù)質(zhì)量可能無法滿足公司及參會人員的需求，如會議場地環(huán)境不佳、設(shè)備設(shè)施故障、服務(wù)人員態(tài)度不好等。質(zhì)量問題可能影響公司形象和會議效果，引發(fā)參會人員的不滿和投訴。3.安全風(fēng)險(xiǎn)會議期間可能發(fā)生安全事故，如火災(zāi)、地震、人員傷亡等，給參會人員的生命財(cái)產(chǎn)安全帶來威脅。安全事故還可能導(dǎo)致會議中斷，造成較大的經(jīng)濟(jì)損失和社會影響。4.法律風(fēng)險(xiǎn)會議外包活動可能涉及法律法規(guī)問題，如合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)糾紛、勞動糾紛等。如處理不當(dāng)，可能給公司帶來法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性評估根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、供應(yīng)商情況等因素，對識別出的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估評估風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生可能對會議外包項(xiàng)目、公司形象、參會人員等方面造成的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性和影響程度評估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定不同風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對于高風(fēng)險(xiǎn)且無法有效控制的情況，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商、調(diào)整會議外包方案等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善服務(wù)監(jiān)控機(jī)制、制定應(yīng)急預(yù)案等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移將部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給保險(xiǎn)公司或通過合同條款約定由供應(yīng)商承擔(dān)部分風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。4.風(fēng)險(xiǎn)接受對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，可選擇接受風(fēng)險(xiǎn)，但需密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)動態(tài)，及時(shí)采取應(yīng)對措施。六、保密管理（一）保密范圍1.公司信息會議外包過程中涉及的公司內(nèi)部信息，如會議議程、參會人員名單、公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.供應(yīng)商信息供應(yīng)商提供的商業(yè)秘密、技術(shù)資料、服務(wù)方案等信息。3.其他敏感信息會議期間產(chǎn)生的其他敏感信息，如會議討論內(nèi)容、未公開的決策信息等。（二）保密措施1.協(xié)議約定在合作協(xié)議中明確保密條款，要求供應(yīng)商對涉及的保密信息承擔(dān)保密責(zé)任。保密條款應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.人員管理對參與會議外包項(xiàng)目的公司員工和供應(yīng)商服務(wù)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。要求相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.信息存儲與傳輸對保密信息采用加密存儲和傳輸方式，確保信息的安全性。限制保密信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人