會議外包管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議外包活動，提高會議組織效率和質量，降低會議成本，確保會議外包活動符合公司的戰(zhàn)略目標和相關法律法規(guī)要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及分支機構委托外部機構進行會議組織、策劃、執(zhí)行等相關外包活動的管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：會議外包活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度。2.質量優(yōu)先原則：確保外包會議的組織和執(zhí)行質量，滿足公司及參會人員的需求和期望。3.成本效益原則：在保證會議質量的前提下，合理控制外包成本，提高資源利用效率。4.公平公正原則：選擇外包供應商時遵循公平、公正、公開的原則，確保競爭的合理性。二、外包供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選建立供應商信息庫，收集潛在外包供應商的相關資料，包括公司簡介、資質證書、業(yè)績案例、服務能力等。根據(jù)會議外包的需求和標準，對供應商進行初步篩選，確定符合基本要求的供應商名單。2.供應商評估組成評估小組，對篩選后的供應商進行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應商的專業(yè)能力、服務質量、信譽口碑、價格水平、應急處理能力等。采用打分制對供應商進行量化評估，根據(jù)評估結果確定合格供應商名單，并按照得分高低進行排序。3.供應商選擇決策根據(jù)評估結果和會議外包項目的具體情況，由相關部門負責人、財務人員、法務人員等組成的決策小組進行供應商選擇決策。優(yōu)先選擇綜合實力強、服務質量高、價格合理且信譽良好的供應商，并簽訂合作協(xié)議。（二）供應商合作管理1.合作協(xié)議簽訂與選定的供應商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務、服務內(nèi)容和標準、價格條款、付款方式、保密條款、違約責任等。合作協(xié)議應符合法律法規(guī)要求，確保雙方的合法權益得到保障。2.服務過程監(jiān)控建立服務監(jiān)控機制，定期對外包供應商的服務過程進行檢查和評估。監(jiān)控內(nèi)容包括會議策劃方案執(zhí)行情況、現(xiàn)場組織協(xié)調能力、服務人員表現(xiàn)、會議設備設施運行狀況等。要求供應商定期提交服務報告，及時反饋會議外包過程中的問題和進展情況。3.溝通協(xié)調機制建立與外包供應商的定期溝通協(xié)調會議制度，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。明確雙方的聯(lián)系人及聯(lián)系方式，確保信息傳遞的及時、準確和暢通。（三）供應商績效評估與改進1.績效評估指標制定供應商績效評估指標體系，包括服務質量、成本控制、響應速度、創(chuàng)新能力等方面。服務質量指標可包括會議滿意度調查得分、會議差錯率、客戶投訴處理情況等；成本控制指標可包括實際費用與預算的偏差率等；響應速度指標可包括問題反饋及時率、緊急任務處理時間等；創(chuàng)新能力指標可包括提出的創(chuàng)新性建議數(shù)量及效果等。2.績效評估周期定期對外包供應商進行績效評估，評估周期一般為每季度一次。對于重大會議外包項目，可在項目結束后及時進行專項評估。3.評估結果應用根據(jù)績效評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對表現(xiàn)不佳的供應商提出整改要求，如在規(guī)定期限內(nèi)未達到改進目標，可考慮終止合作。將供應商績效評估結果作為后續(xù)供應商選擇和合作管理的重要參考依據(jù)。三、會議外包流程管理（一）會議需求提出1.需求部門填寫申請表公司內(nèi)部各部門如有會議外包需求，需填寫《會議外包申請表》，詳細說明會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主題、參會人員范圍等。明確會議的具體要求，如會議形式（研討會、培訓會、年會等）、議程安排、特殊需求（如同聲傳譯、視頻直播等）。2.需求審批《會議外包申請表》提交至部門負責人進行初審，審核通過后報分管領導審批。審批通過后的申請表作為會議外包項目啟動的依據(jù)。（二）外包供應商選擇與確定1.發(fā)布招標信息根據(jù)會議外包需求，由采購部門或相關負責人員通過公司內(nèi)部系統(tǒng)、外部招標平臺等渠道發(fā)布招標信息，邀請合格供應商參與投標。招標信息應明確會議外包的各項要求、投標文件的格式和內(nèi)容、投標截止時間等。2.投標文件評審組織相關人員對供應商提交的投標文件進行評審，按照既定的評估標準對供應商的報價、服務方案、公司資質等進行綜合評估。必要時可組織供應商進行現(xiàn)場答疑和演示，以便更全面地了解供應商的服務能力。3.確定供應商根據(jù)評審結果，確定中標供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。如對評審結果有異議，可進行復議或重新招標。（三）會議策劃與準備1.成立項目小組由公司相關部門人員和外包供應商共同組成會議項目小組，負責會議的策劃和準備工作。明確項目小組成員的職責分工，確保各項工作有序進行。2.制定策劃方案項目小組根據(jù)會議需求和供應商的服務能力，共同制定詳細的會議策劃方案，包括會議議程安排、場地布置方案、餐飲安排、資料準備、設備設施租賃等。策劃方案應充分考慮會議的主題和目標，確保會議的專業(yè)性和吸引力。3.準備工作落實按照策劃方案，供應商負責落實各項準備工作，如場地預訂、設備設施調試、資料印刷、餐飲安排等。公司相關部門協(xié)助供應商做好參會人員通知、會議資料分發(fā)等工作，并對準備工作進行檢查和驗收。（四）會議執(zhí)行與監(jiān)控1.現(xiàn)場組織與協(xié)調會議期間，供應商負責現(xiàn)場的組織和協(xié)調工作，確保會議按照策劃方案順利進行。公司相關部門安排專人參與會議現(xiàn)場的管理，及時解決出現(xiàn)的問題，維護會議秩序。2.服務質量監(jiān)控建立服務質量監(jiān)控機制，對會議現(xiàn)場的服務質量進行實時監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括服務人員的態(tài)度和專業(yè)水平、會議設備設施的運行情況、餐飲質量等。設立意見反饋箱或通過在線問卷等方式收集參會人員的意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)并解決服務過程中存在的問題。3.應急處理制定會議應急預案，明確可能出現(xiàn)的突發(fā)事件及應對措施。如遇到突發(fā)情況，供應商應立即啟動應急預案，并及時向公司相關部門報告。公司相關部門應積極配合供應商進行應急處理，確保會議的正常進行和參會人員的安全。（五）會議總結與評估1.總結會議經(jīng)驗教訓會議結束后，項目小組對會議外包項目進行總結，分析項目實施過程中的經(jīng)驗教訓，為今后的會議外包活動提供參考?？偨Y內(nèi)容包括會議目標達成情況、策劃方案執(zhí)行效果、服務質量評價、成本控制情況、應急處理情況等。2.參會人員滿意度調查組織參會人員進行滿意度調查，了解參會人員對會議組織、服務質量、會議內(nèi)容等方面的評價和意見。對滿意度調查結果進行統(tǒng)計分析，針對存在的問題提出改進措施。3.績效評估與結算根據(jù)會議總結和滿意度調查結果，對供應商進行績效評估。按照合作協(xié)議的約定，進行費用結算。如供應商在會議外包過程中存在違約行為，應按照協(xié)議規(guī)定扣除相應費用或追究違約責任。四、費用管理（一）預算編制1.費用預算內(nèi)容會議外包費用預算應包括但不限于場地租賃費用、設備設施租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、服務人員費用、交通費用、宣傳推廣費用等。根據(jù)會議的規(guī)模、檔次、需求等因素，詳細估算各項費用的金額。2.預算編制流程由外包供應商根據(jù)會議策劃方案編制費用預算草案，提交給公司相關部門審核。公司相關部門對預算草案進行審核，重點審核費用的合理性、必要性以及與會議需求的匹配度。審核通過后報財務部門備案。（二）費用支付1.支付申請供應商根據(jù)合作協(xié)議和實際服務進度，向公司提交費用支付申請，注明申請支付的金額、服務內(nèi)容、支付依據(jù)等。支付申請應附上相關的發(fā)票、服務報告、驗收證明等資料。2.支付審批公司相關部門對供應商的支付申請進行審核，確認服務質量和費用金額無誤后，報財務部門進行支付審批。財務部門按照公司的財務管理制度和審批流程進行支付審批，確保支付的合規(guī)性。3.費用支付經(jīng)審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付費用。（三）費用控制1.預算監(jiān)控建立費用監(jiān)控機制，定期對會議外包費用的支出情況進行監(jiān)控，對比實際費用與預算的差異。如發(fā)現(xiàn)費用偏差較大，應及時分析原因，采取有效措施進行調整和控制。2.成本節(jié)約措施在保證會議質量的前提下，鼓勵供應商采取成本節(jié)約措施，如優(yōu)化場地布置方案、合理安排餐飲標準、提高設備設施利用率等。對提出有效成本節(jié)約建議并取得實際效果的供應商給予適當獎勵。五、風險管理（一）風險識別1.供應商風險供應商可能存在服務能力不足、信譽不佳、違約等風險，導致會議外包項目無法達到預期目標。如供應商在會議策劃、組織、執(zhí)行過程中出現(xiàn)失誤，或因自身原因導致會議延期、取消等情況。2.質量風險會議外包服務質量可能無法滿足公司及參會人員的需求，如會議場地環(huán)境不佳、設備設施故障、服務人員態(tài)度不好等。質量問題可能影響公司形象和會議效果，引發(fā)參會人員的不滿和投訴。3.安全風險會議期間可能發(fā)生安全事故，如火災、地震、人員傷亡等，給參會人員的生命財產(chǎn)安全帶來威脅。安全事故還可能導致會議中斷，造成較大的經(jīng)濟損失和社會影響。4.法律風險會議外包活動可能涉及法律法規(guī)問題，如合同糾紛、知識產(chǎn)權糾紛、勞動糾紛等。如處理不當，可能給公司帶來法律風險和經(jīng)濟損失。（二）風險評估1.風險發(fā)生可能性評估根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗、供應商情況等因素，對識別出的風險發(fā)生可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估評估風險一旦發(fā)生可能對會議外包項目、公司形象、參會人員等方面造成的影響程度，分為嚴重、較大、一般三個等級。3.風險矩陣確定根據(jù)風險發(fā)生可能性和影響程度評估結果，繪制風險矩陣，確定不同風險的優(yōu)先級。（三）風險應對措施1.風險規(guī)避對于高風險且無法有效控制的情況，采取風險規(guī)避措施，如更換供應商、調整會議外包方案等。2.風險降低通過加強供應商管理、完善服務監(jiān)控機制、制定應急預案等措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風險轉移將部分風險轉移給保險公司或通過合同條款約定由供應商承擔部分風險責任。4.風險接受對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風險，可選擇接受風險，但需密切關注風險動態(tài)，及時采取應對措施。六、保密管理（一）保密范圍1.公司信息會議外包過程中涉及的公司內(nèi)部信息，如會議議程、參會人員名單、公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務數(shù)據(jù)等。2.供應商信息供應商提供的商業(yè)秘密、技術資料、服務方案等信息。3.其他敏感信息會議期間產(chǎn)生的其他敏感信息，如會議討論內(nèi)容、未公開的決策信息等。（二）保密措施1.協(xié)議約定在合作協(xié)議中明確保密條款，要求供應商對涉及的保密信息承擔保密責任。保密條款應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容。2.人員管理對參與會議外包項目的公司員工和供應商服務人員進行保密培訓，提高保密意識。要求相關人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。3.信息存儲與傳輸對保密信息采用加密存儲和傳輸方式，確保信息的安全性。限制保密信息的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人