辦公物料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公物料的管理，規(guī)范辦公物料的采購、使用、庫存等流程，提高辦公物料的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公物料的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排辦公物料的采購，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證辦公物料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、合理庫存管理等措施，降低采購成本和庫存成本。3.歸口管理原則：辦公物料的采購、使用、庫存等管理工作由公司指定的部門歸口管理，明確職責(zé)分工，確保管理工作的順暢進(jìn)行。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范辦公物料管理的各項(xiàng)操作流程，確保管理工作的合法性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。二、職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公物料采購計(jì)劃的制定和執(zhí)行，根據(jù)各部門提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃并組織實(shí)施。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保采購物料的質(zhì)量、交貨期和價(jià)格符合合同要求。4.負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核和報(bào)銷工作，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公物料需求計(jì)劃的編制和提交，明確物料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公物料，妥善保管和使用，避免浪費(fèi)和損壞。3.定期對(duì)本部門辦公物料的使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋物料使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）倉庫管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公物料的驗(yàn)收入庫、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作，確保物料的安全和完整。2.建立庫存臺(tái)賬，及時(shí)記錄物料的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.對(duì)庫存物料進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。4.負(fù)責(zé)庫存物料的保管和養(yǎng)護(hù)，防止物料變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公物料采購資金的預(yù)算安排和審核，確保資金的合理使用。2.對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行審核和報(bào)銷，按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對(duì)辦公物料的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公物料管理辦法及相關(guān)制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間在辦公物料管理方面的工作關(guān)系，解決管理過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對(duì)辦公物料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議，不斷優(yōu)化管理流程。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和實(shí)際需求，填寫《辦公物料需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，提交至采購部門。2.采購部門收到各部門提交的需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，編制月度采購計(jì)劃。對(duì)于常用物料，應(yīng)設(shè)定合理的安全庫存，確保滿足日常工作需要；對(duì)于臨時(shí)需求的物料，應(yīng)及時(shí)安排采購。3.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審查。2.采購部門應(yīng)組織對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)等情況。根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。4.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃和簽訂的采購合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹舆t、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商解決問題或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.采購物料到貨后，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單和合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。（四）采購付款1.采購發(fā)票到達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確保發(fā)票信息與采購訂單和合同一致。審核無誤后，采購部門將發(fā)票提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行審核和報(bào)銷。對(duì)于符合報(bào)銷條件的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)安排付款。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯等方式。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與采購部門核對(duì)采購賬目，確保賬賬相符。對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。四、庫存管理（一）驗(yàn)收入庫1.倉庫管理部門在收到采購物料后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和合同要求，對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物料，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公物料入庫單》，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員和倉庫管理人員簽字確認(rèn)。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)財(cái)務(wù)部門記賬。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如需要退貨，應(yīng)辦理退貨手續(xù)；如需要換貨，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)更換物料。（二）存儲(chǔ)保管1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，對(duì)庫存物料進(jìn)行分類存放。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合物料存儲(chǔ)要求。定期對(duì)庫存物料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物料變質(zhì)、損壞、丟失等情況。3.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫情況，包括日期、憑證號(hào)、物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、領(lǐng)用部門等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)，確保賬賬相符。（三）發(fā)放領(lǐng)用1.各部門需要領(lǐng)用辦公物料時(shí)，應(yīng)填寫《辦公物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物料。發(fā)放物料時(shí)，應(yīng)填寫《辦公物料出庫單》，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，并由領(lǐng)用人和倉庫管理人員簽字確認(rèn)。出庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)領(lǐng)用部門留存，一聯(lián)財(cái)務(wù)部門記賬。3.對(duì)于貴重物料、限量發(fā)放物料等，倉庫管理部門應(yīng)建立專門的領(lǐng)用登記制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和用途。領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用登記本上簽字確認(rèn)，倉庫管理人員應(yīng)定期核對(duì)領(lǐng)用情況。（四）盤點(diǎn)清查1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，由倉庫管理部門組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)盤。2.盤點(diǎn)清查結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《辦公物料盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、實(shí)際庫存、賬存數(shù)量、差異數(shù)量等信息。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)查明原因，編制《辦公物料盤盈盤虧報(bào)告表》，說明差異產(chǎn)生的原因、處理意見等，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)審批后的盤盈盤虧報(bào)告表，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目，確保賬實(shí)一致。對(duì)于盤盈的物料，應(yīng)查明原因后辦理入庫手續(xù)；對(duì)于盤虧的物料，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行處理，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公物料，不得超計(jì)劃領(lǐng)用或擅自挪用其他部門的物料。2.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公物料，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如因使用不當(dāng)造成物料損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。3.對(duì)于耐用性較強(qiáng)的辦公物料，如辦公家具、電腦設(shè)備等，領(lǐng)用人應(yīng)負(fù)責(zé)日常的維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常使用。（二）節(jié)約使用1.全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，在辦公過程中合理使用辦公物料，避免浪費(fèi)。如紙張應(yīng)雙面打印、復(fù)印，減少一次性辦公用品的使用等。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門辦公物料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)節(jié)約經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)措施，不斷提高辦公物料的使用效率。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于已損壞、無法使用或超過使用期限的辦公物料，使用部門應(yīng)填寫《辦公物料報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物料進(jìn)行鑒定和審核。對(duì)于確已無法使用的物料，倉庫管理部門應(yīng)辦理報(bào)廢手續(xù)，填寫《辦公物料報(bào)廢單》，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。報(bào)廢單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)使用部門留存。3.對(duì)于有殘值的報(bào)廢物料，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、回收等。變賣或回收所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理部門應(yīng)定期對(duì)辦公物料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫存管理情況、使用部門領(lǐng)用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將辦