辦公用具管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用具的管理，規(guī)范辦公用具的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，合理配置資源，降低辦公成本，提高辦公效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的辦公用具管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用具實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置的管理方式。2.合理配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用具，避免資源浪費(fèi)。3.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約使用辦公用具，降低辦公成本。4.規(guī)范操作原則：辦公用具的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公用具管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公用具的統(tǒng)一采購、調(diào)配、報(bào)廢等工作。3.定期對(duì)辦公用具的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)建立辦公用具管理臺(tái)賬，記錄辦公用具的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等情況。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用具的申購、領(lǐng)用、保管和日常維護(hù)等工作。2.配合行政管理部門做好辦公用具的調(diào)配和報(bào)廢等工作。3.教育本部門員工愛護(hù)辦公用具，節(jié)約使用辦公用具。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用具的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)辦公用具的采購、使用、報(bào)廢等情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、辦公用具的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公家具1.辦公桌：包括單人辦公桌、雙人辦公桌、多人辦公桌等，材質(zhì)一般為木質(zhì)、板式、鋼木等。2.辦公椅：包括普通辦公椅、轉(zhuǎn)椅、沙發(fā)椅等，材質(zhì)一般為皮質(zhì)、布質(zhì)、網(wǎng)布等。3.文件柜：包括鐵皮文件柜、木質(zhì)文件柜、塑料文件柜等，用于存放文件、資料、檔案等。4.會(huì)議桌椅：包括會(huì)議桌、會(huì)議椅等，用于會(huì)議室、洽談室等場(chǎng)所。5.其他辦公家具：如辦公沙發(fā)、茶幾、茶水柜等。（二）辦公設(shè)備1.電腦：包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦等，用于辦公自動(dòng)化、信息處理等工作。2.打印機(jī)：包括激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)等，用于打印文件、資料等。3.復(fù)印機(jī)：用于復(fù)印文件、資料等。4.傳真機(jī)：用于收發(fā)傳真。5.掃描儀：用于掃描文件、資料等。6.投影儀：用于會(huì)議、培訓(xùn)等場(chǎng)所的演示。7.其他辦公設(shè)備：如碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、考勤機(jī)等。（三）辦公文具1.書寫工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙張：包括打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾：包括檔案夾、資料夾、文件袋等。4.訂書機(jī)、訂書釘、回形針：用于裝訂文件。5.膠水、膠棒：用于粘貼文件。6.其他辦公文具：如計(jì)算器、尺子、剪刀、涂改液等。（四）辦公耗材1.硒鼓、墨盒：用于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。2.碳粉：用于激光打印機(jī)。3.打印紙：用于打印機(jī)打印文件。4.復(fù)印紙：用于復(fù)印機(jī)復(fù)印文件。5.其他辦公耗材：如色帶、傳真紙等。（五）辦公用具的配置標(biāo)準(zhǔn)1.辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位、工作性質(zhì)、辦公面積等因素確定。2.辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展情況確定，優(yōu)先配置性能先進(jìn)、節(jié)能環(huán)保的設(shè)備。3.辦公文具和辦公耗材的配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工數(shù)量和工作實(shí)際需要確定，實(shí)行定額管理。四、辦公用具的采購（一）采購計(jì)劃1.使用部門根據(jù)工作需要和辦公用具的使用情況，每年年底前向行政管理部門提交下一年度辦公用具采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.行政管理部門對(duì)各部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，編制公司年度辦公用具采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購方式1.對(duì)于金額較小、通用性較強(qiáng)的辦公用具，采用集中采購的方式，由行政管理部門統(tǒng)一組織采購。2.對(duì)于金額較大、專業(yè)性較強(qiáng)的辦公用具，采用招標(biāo)采購的方式，由行政管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行招標(biāo)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.對(duì)于緊急需要的辦公用具，經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)后，可以采用緊急采購的方式，但應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇1.行政管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和審核，選擇合格的供應(yīng)商作為公司辦公用具的采購渠道。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（四）采購驗(yàn)收1.辦公用具到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門和行政管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公用具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用具，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用具，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。五、辦公用具的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門員工因工作需要領(lǐng)用辦公用具時(shí)，應(yīng)填寫辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)提交行政管理部門審核。（二）領(lǐng)用審批1.行政管理部門根據(jù)辦公用具的庫存情況和使用部門的申請(qǐng)，對(duì)辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審批。2.對(duì)于符合領(lǐng)用條件的申請(qǐng)，行政管理部門予以批準(zhǔn)，并通知領(lǐng)用人員到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)；對(duì)于不符合領(lǐng)用條件的申請(qǐng)，行政管理部門應(yīng)說明理由，不予批準(zhǔn)。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.領(lǐng)用人員憑行政管理部門批準(zhǔn)的辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表到倉庫領(lǐng)取辦公用具。2.倉庫管理人員應(yīng)按照辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)領(lǐng)用的辦公用具進(jìn)行發(fā)放，并在辦公用具管理臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。3.領(lǐng)用人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的辦公用具進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在辦公用具領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字。六、辦公用具的使用與維護(hù)（一）使用管理1.使用部門應(yīng)教育本部門員工愛護(hù)辦公用具，按照操作規(guī)程正確使用辦公用具，不得隨意損壞或丟棄辦公用具。2.辦公用具應(yīng)專人專用，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如需轉(zhuǎn)借，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用具交回倉庫，辦理交接手續(xù)。（二）維護(hù)管理1.行政管理部門應(yīng)定期組織對(duì)辦公用具進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保辦公用具的正常使用。2.使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門辦公用具的日常維護(hù)和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知行政管理部門進(jìn)行維修。3.對(duì)于辦公設(shè)備，應(yīng)按照設(shè)備使用說明書的要求進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，定期進(jìn)行清潔、檢查、調(diào)試等工作，及時(shí)更換易損件。4.對(duì)于辦公家具，應(yīng)定期進(jìn)行擦拭、保養(yǎng)，保持表面清潔、無損壞。（三）維修管理1.辦公用具出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫辦公用具維修申請(qǐng)表，注明故障或損壞情況、維修要求等內(nèi)容，并提交行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)辦公用具維修申請(qǐng)表的內(nèi)容，安排維修人員進(jìn)行維修。3.維修人員應(yīng)及時(shí)對(duì)辦公用具進(jìn)行維修，并填寫辦公用具維修記錄，注明維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等情況。4.對(duì)于維修費(fèi)用較高的辦公用具，行政管理部門應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采取相應(yīng)的維修或更換措施。七、辦公用具的調(diào)配與借用（一）調(diào)配1.行政管理部門根據(jù)工作需要和辦公用具的使用情況，對(duì)辦公用具進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配。2.使用部門應(yīng)積極配合行政管理部門的調(diào)配工作，按照要求及時(shí)將辦公用具移交其他部門使用。3.辦公用具調(diào)配時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，填寫辦公用具調(diào)配申請(qǐng)表，注明調(diào)配辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等內(nèi)容，并經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字同意。（二）借用1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可以相互借用辦公用具。2.借用部門應(yīng)填寫辦公用具借用申請(qǐng)表，注明借用辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)借用部門和出借部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.出借部門應(yīng)按照辦公用具借用申請(qǐng)表的內(nèi)容，將辦公用具借給借用部門，并在辦公用具管理臺(tái)賬上記錄借用情況。4.借用部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將借用的辦公用具歸還出借部門，歸還時(shí)應(yīng)保持辦公用具的完好無損。如出現(xiàn)損壞或丟失，借用部門應(yīng)照價(jià)賠償。八、辦公用具的報(bào)廢（一）報(bào)廢條件1.辦公用具已超過使用年限，且無法正常使用的。2.辦公用具因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。3.辦公用具因技術(shù)更新?lián)Q代，已被淘汰的。4.其他符合報(bào)廢條件的辦公用具。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門發(fā)現(xiàn)辦公用具符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫辦公用具報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢辦公用具的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并提交行政管理部門。2.行政管理部門對(duì)辦公用具報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢辦公用具進(jìn)行鑒定。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的辦公用具，行政管理部門應(yīng)填寫辦公用具報(bào)廢審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)辦理辦公用具的報(bào)廢手續(xù)。（四）報(bào)廢處置1.對(duì)于報(bào)廢的辦公用具，行政管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等。2.報(bào)廢辦公用具處置后，應(yīng)在辦公用具管理臺(tái)賬上記錄報(bào)廢情況，并將處置收