辦公檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在辦公活動中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整準確原則：各部門應確保檔案的形成過程真實、內(nèi)容完整、信息準確，能夠全面反映公司各項工作的歷史面貌。3.便于利用原則：檔案管理應遵循方便利用的原則，建立科學合理的分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等，確保檔案的安全與完整。3.對各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案的整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責公司檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案支持和服務。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案整理歸檔，確保檔案的齊全、完整和準確。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文、公司發(fā)文、內(nèi)部工作文件、會議文件、合同協(xié)議、業(yè)務報表、工作計劃與總結(jié)等文書檔案。2.公司在工程建設(shè)、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備采購、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的科技檔案，包括項目可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、驗收報告等。3.員工的人事檔案，包括個人簡歷、學歷證書、職稱證書、勞動合同、考核記錄、獎懲材料等。4.公司的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。5.其他具有保存價值的文件資料，如照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，確保檔案及時收集歸檔。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，不得遺漏、丟失或擅自銷毀檔案。3.對于重要文件和資料，應實行雙套制備份，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立項目檔案卷，編制項目檔案目錄和卷內(nèi)目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案盒，編制檔案目錄。4.財務檔案：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，分類裝訂成冊，編制會計檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案的存放1.檔案應按照分類體系進行存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，異地存放。（四）檔案的保護1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的時效性和有效性。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務部門人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，判斷其保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案的題名、文號、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)綜合管理部門負責人審核簽字。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱要求1.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.查閱檔案時，應在綜合管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務1.綜合管理部門應積極為公司各項工作提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，綜合管理部門應主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提供必要的支持和幫助。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報送公司領(lǐng)導和上級主管部門。（二）移交工作1.公司員工因工作調(diào)動、離職等原因，應將個人