促銷禮品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司促銷禮品的管理，確保促銷活動(dòng)的順利開展，提高促銷效果，同時(shí)合理控制成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及促銷禮品的采購、發(fā)放、使用及管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：促銷禮品的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?；顒?dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、采購及發(fā)放應(yīng)基于促銷目標(biāo)，具有合理性和針對性，能夠有效吸引客戶，促進(jìn)銷售。3.成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，嚴(yán)格控制禮品采購及相關(guān)費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。4.規(guī)范透明原則：建立規(guī)范的管理流程，確保禮品管理各環(huán)節(jié)公開透明，接受監(jiān)督。二、管理職責(zé)（一）市場部門1.根據(jù)促銷活動(dòng)方案，提出促銷禮品的需求建議，包括禮品類型、數(shù)量、預(yù)算等。2.負(fù)責(zé)與禮品供應(yīng)商溝通、洽談，確定禮品的款式、價(jià)格、交貨期等具體細(xì)節(jié)。3.參與禮品的驗(yàn)收工作，確保禮品符合活動(dòng)要求。（二）采購部門1.根據(jù)市場部門提供的禮品需求，按照公司采購流程進(jìn)行禮品的采購工作。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法，保障公司權(quán)益。3.跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核促銷禮品的預(yù)算，確保預(yù)算合理、合規(guī)。2.對禮品采購費(fèi)用進(jìn)行核算、報(bào)銷，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.定期對禮品管理成本進(jìn)行分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)建立促銷禮品的庫存管理制度，對禮品進(jìn)行妥善保管，確保禮品安全、完整。2.根據(jù)市場部門的要求，組織禮品的發(fā)放工作，確保發(fā)放過程準(zhǔn)確、有序。3.協(xié)助相關(guān)部門對禮品使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，及時(shí)反饋問題。（五）審計(jì)部門1.對促銷禮品管理活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)，檢查禮品采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保禮品管理規(guī)范運(yùn)行。三、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.市場部門應(yīng)在促銷活動(dòng)策劃階段，結(jié)合活動(dòng)目標(biāo)、目標(biāo)客戶群體特點(diǎn)等因素，制定詳細(xì)的促銷禮品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.根據(jù)禮品需求計(jì)劃，市場部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本估算，編制禮品采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括禮品采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等所有相關(guān)支出。3.采購計(jì)劃和預(yù)算需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。審批通過后的采購計(jì)劃和預(yù)算作為禮品采購工作的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同合法有效。3.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評估。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購流程執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，確保采購任務(wù)順利完成。3.禮品到貨前，采購部門應(yīng)通知行政部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式對禮品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的禮品及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。四、禮品庫存管理（一）庫存管理制度建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立促銷禮品庫存管理制度，明確庫存管理流程、崗位職責(zé)、庫存盤點(diǎn)要求等內(nèi)容。2.設(shè)立專門的禮品倉庫或存儲(chǔ)區(qū)域，對禮品進(jìn)行分類存放。庫存禮品應(yīng)按照名稱、規(guī)格、批次等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于管理和查找。3.建立庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、來源、去向等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。（二）庫存保管與維護(hù)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存禮品進(jìn)行檢查，確保禮品存放安全、完好。對于易損壞、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防蟲、防火等。2.按照先進(jìn)先出的原則安排禮品發(fā)放，避免禮品積壓過期。對于臨近保質(zhì)期或有效期的禮品，應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.定期對庫存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理。（三）庫存安全管理1.加強(qiáng)禮品倉庫的安全防范措施，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫存禮品安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對于禮品的出入庫，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。3.制定庫存禮品應(yīng)急預(yù)案，如遇火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，能夠及時(shí)采取措施，減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。五、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程制定1.市場部門根據(jù)促銷活動(dòng)方案和客戶信息，確定禮品發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等具體安排，并制定禮品發(fā)放清單。2.禮品發(fā)放清單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門組織實(shí)施發(fā)放工作。行政部門應(yīng)根據(jù)發(fā)放清單，提前準(zhǔn)備好禮品，確保發(fā)放工作順利進(jìn)行。3.在禮品發(fā)放過程中，應(yīng)建立發(fā)放記錄，詳細(xì)記錄發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（二）發(fā)放方式選擇1.根據(jù)促銷活動(dòng)的特點(diǎn)和目標(biāo)客戶群體的實(shí)際情況，選擇合適的禮品發(fā)放方式。常見的發(fā)放方式包括現(xiàn)場發(fā)放、郵寄、電子禮品卡等。2.對于現(xiàn)場發(fā)放的禮品，應(yīng)提前做好場地布置、人員安排等準(zhǔn)備工作，確保發(fā)放過程有序、高效。發(fā)放現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置登記處，對領(lǐng)取禮品的客戶進(jìn)行身份核實(shí)和登記。3.對于郵寄發(fā)放的禮品，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并確保禮品包裝完好、運(yùn)輸安全。在郵寄前，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收件人地址、姓名、聯(lián)系電話等信息，避免因地址錯(cuò)誤等原因?qū)е露Y品無法送達(dá)。4.對于電子禮品卡發(fā)放的禮品，應(yīng)確保電子禮品卡系統(tǒng)安全穩(wěn)定，能夠準(zhǔn)確記錄禮品卡的發(fā)放、使用情況。客戶可通過指定的方式查詢和使用電子禮品卡。（三）發(fā)放監(jiān)督與控制1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對禮品發(fā)放過程的監(jiān)督，確保發(fā)放工作按照規(guī)定流程進(jìn)行，發(fā)放數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.審計(jì)部門不定期對禮品發(fā)放情況進(jìn)行抽查，檢查發(fā)放記錄是否真實(shí)、完整，發(fā)放對象是否符合規(guī)定，禮品是否實(shí)際發(fā)放到客戶手中等。3.如發(fā)現(xiàn)禮品發(fā)放過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并采取措施進(jìn)行整改，確保禮品發(fā)放工作規(guī)范、公正。六、禮品使用管理（一）使用范圍界定1.促銷禮品應(yīng)嚴(yán)格按照促銷活動(dòng)方案的規(guī)定用于目標(biāo)客戶群體，不得挪作他用。2.明確禮品使用的具體場景和條件，如購買產(chǎn)品達(dá)到一定金額、參與特定活動(dòng)等，確保禮品使用與促銷目標(biāo)緊密相關(guān)。（二）使用記錄與跟蹤1.市場部門負(fù)責(zé)對禮品使用情況進(jìn)行跟蹤記錄，了解客戶對禮品的反饋意見，評估禮品在促銷活動(dòng)中的效果。2.行政部門協(xié)助市場部門做好禮品使用記錄工作，及時(shí)提供禮品發(fā)放和庫存等相關(guān)信息。3.根據(jù)禮品使用記錄和市場反饋情況，對促銷活動(dòng)方案進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的促銷活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考，不斷優(yōu)化禮品選擇和使用策略。七、成本控制與預(yù)算管理（一）成本控制措施1.在禮品采購環(huán)節(jié)，通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式爭取優(yōu)惠價(jià)格，降低采購成本。同時(shí)，合理控制禮品的規(guī)格和檔次，避免過度追求高成本禮品而影響成本效益。2.加強(qiáng)庫存管理，減少禮品積壓和浪費(fèi)，降低庫存成本。優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，根據(jù)市場需求和促銷活動(dòng)計(jì)劃，合理安排禮品采購數(shù)量和時(shí)間，避免庫存過多占用資金。3.在禮品發(fā)放過程中，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量和范圍，確保禮品發(fā)放精準(zhǔn)有效，避免不必要的浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用或可替代的禮品，應(yīng)盡量選擇成本較低的方案。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對促銷禮品預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期將實(shí)際支出與預(yù)算進(jìn)行對比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.如發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行調(diào)整。對于因特殊原因需要追加預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定履行審批手續(xù)。3.各相關(guān)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算執(zhí)行工作，嚴(yán)格按照預(yù)算控制禮品采購、發(fā)放等各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司建立健全促銷禮品管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，審計(jì)部門定期對禮品管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，確保管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門禮品管理工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，形成良好的監(jiān)督氛圍。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對禮品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容與方式1.審計(jì)部門檢查的內(nèi)容包括禮品采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、禮品庫存管理情況、禮品發(fā)放記錄的真實(shí)性和完整性、禮品使用情況及成本控制與預(yù)算執(zhí)行情況等。2.檢查方式可采用查閱資料、實(shí)地盤點(diǎn)、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等多種方式相結(jié)合，確保檢查結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向?qū)徲?jì)部門提交整改報(bào)告，審計(jì)