右玉檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)右玉檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作水平，為右玉的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于右玉行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：檔案工作在右玉縣委、縣政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地管理的原則。各單位應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，確保檔案工作有序開展。2.真實(shí)完整、安全保密：檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露和損壞。3.方便利用、服務(wù)發(fā)展：檔案管理應(yīng)注重檔案的開發(fā)利用，為右玉的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展、文化傳承等提供便捷高效的檔案服務(wù)。（四）定義本辦法所稱檔案，是指右玉行政區(qū)域內(nèi)各單位在工作活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)1.右玉縣設(shè)立檔案局，主管全縣檔案事業(yè)，對(duì)全縣檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，并接受右玉縣檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）人員職責(zé)1.檔案局工作人員職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定右玉檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。對(duì)全縣各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管和提供利用全縣重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。組織開展檔案理論研究和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高檔案管理水平。2.單位檔案管理人員職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。對(duì)本單位檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。定期向右玉縣檔案局報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表和年度工作總結(jié)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映右玉政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面發(fā)展歷程和成就的檔案資料。2.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案。3.涉及右玉重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、重大活動(dòng)、突發(fā)事件等方面的檔案資料。4.右玉歷史文化遺產(chǎn)、民俗風(fēng)情、地方特色等方面的檔案資料。5.其他對(duì)右玉具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、渠道、時(shí)間和要求，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集本單位形成的各類檔案資料，對(duì)重要文件、會(huì)議記錄等應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案不遺漏。3.對(duì)接收的檔案資料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、財(cái)務(wù)工作、人事工作等類別，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循系統(tǒng)性、邏輯性和穩(wěn)定性原則。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持庫(kù)房整潔。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施的安全管理，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生檔案安全事故。（四）電子檔案保管1.各單位應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、備份等功能。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞右玉經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供有力支持。3.方便快捷原則：檔案利用應(yīng)簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）開發(fā)利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、開展專題研究等形式，為右玉的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展、文化傳承等提供檔案服務(wù)。2.加強(qiáng)與其他部門的合作，整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案利用效率。3.鼓勵(lì)社會(huì)力量參與檔案開發(fā)利用，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.科學(xué)鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。3.確保安全原則：檔案鑒定工作應(yīng)確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露和損壞。（二）鑒定組織1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，編制銷毀清單，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等內(nèi)容，由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的檔案保管期限表，并報(bào)右玉縣檔案局備案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體右玉縣檔案局負(fù)責(zé)對(duì)全縣各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度建設(shè)和執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案安全管理情況。5.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：右玉縣檔案局定期對(duì)全縣各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，右玉縣檔案局可對(duì)全縣各單位的檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，如檔案安全檢查、檔案信息化建設(shè)檢查等。3.日常監(jiān)督：右玉縣檔案局通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)、電話詢問、實(shí)地走訪等方式，對(duì)全縣各單位的檔案管