合同原件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同原件的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)的操作流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)活動中簽訂的各類合同原件的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行和管理活動合法有效。2.統(tǒng)一管理原則合同原件由公司統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，避免多頭管理和混亂。3.全程管控原則對合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保合同各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。4.保密性原則妥善保管合同原件，防止合同信息泄露，保護(hù)公司商業(yè)秘密。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.參與合同的起草、審核、簽訂等工作，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。3.統(tǒng)一保管合同原件，建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂等具體工作，并對合同內(nèi)容的真實(shí)性、可行性負(fù)責(zé)。2.按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。3.協(xié)助合同管理部門處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，提供相關(guān)資料和信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與合同涉及資金條款的審核，確保合同中的資金收付條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度。2.根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，辦理資金收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.協(xié)助合同管理部門進(jìn)行合同款項(xiàng)的催收和清理工作。（四）法務(wù)部門1.對合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交至合同管理部門進(jìn)行初審，合同管理部門重點(diǎn)審查合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性以及與公司內(nèi)部管理制度的一致性。2.合同管理部門初審?fù)ㄟ^后，將合同文本分送財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行會簽。財(cái)務(wù)部門主要審核合同中的資金條款，法務(wù)部門主要審核合同的法律條款。3.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。如審核意見不一致，由合同管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見后對合同文本進(jìn)行修改完善。（三）合同審批1.經(jīng)審核通過的合同文本，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批流程應(yīng)明確各級審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保合同審批的規(guī)范、高效。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面評估，并簽署審批意見。3.合同未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的，不得簽訂。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人具有合法的主體資格，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交至合同管理部門存檔，同時(shí)自留一份復(fù)印件作為履行合同的依據(jù)。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同管理部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行定期跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織實(shí)施合同，定期向合同管理部門匯報(bào)合同履行情況。如遇重大問題或變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，及時(shí)辦理資金收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)資金收付異?；虼嬖谪?cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門反饋。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的申請應(yīng)按照原合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。3.合同管理部門應(yīng)及時(shí)對變更或解除后的合同進(jìn)行登記和存檔，并調(diào)整合同臺賬。五、合同原件保管（一）保管要求1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保合同原件的安全存放。2.合同原件應(yīng)分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案，做到檔案資料完整、準(zhǔn)確、清晰。3.合同檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止合同原件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。（二）保管期限1.合同原件的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.對于涉及重要資產(chǎn)、重大權(quán)益或具有長期影響的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）借閱與歸還1.因工作需要查閱合同原件的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到合同檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)在合同檔案室指定的地點(diǎn)查閱合同原件，不得擅自將合同原件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同原件歸還合同檔案室，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)合同原件有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、合同檔案管理（一）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同審批表、審核意見、履行記錄、變更或解除協(xié)議等相關(guān)資料。（二）檔案歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料移交合同管理部門，合同管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的合同檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立電子索引，便于查詢和利用。（三）檔案保管與銷毀1.合同檔案的保管應(yīng)按照本辦法第五章的規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的安全和完整。2.超過保管期限的合同檔案，經(jīng)合同管理部門審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。銷毀合同檔案應(yīng)建立銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、合同名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同原件管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案的保管與利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查合同管理部門應(yīng)定期對合同原件管理情況進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同原件管理工作情況，提出改進(jìn)建議。（三）違規(guī)處理對違反