合同管理辦法文案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議重大合同、協(xié)調(diào)合同管理中的重大問(wèn)題。合同管理委員會(huì)主任由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。公司設(shè)立合同管理辦公室，作為合同管理的日常工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)合同管理的具體工作。合同管理辦公室設(shè)在公司法務(wù)部，法務(wù)部負(fù)責(zé)人兼任辦公室主任。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、談判、起草等工作。對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期向合同管理辦公室報(bào)告合同履行情況。2.法務(wù)部負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，代表公司參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔管理。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，對(duì)合同的付款方式、結(jié)算期限等提出意見。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的使用情況。定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。4.審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。對(duì)重大合同進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。協(xié)助處理合同糾紛，對(duì)涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題的合同糾紛進(jìn)行審計(jì)調(diào)查。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、金額、履行期限等情況。2.合同起草：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，條款清晰、明確、具體，避免歧義。3.合同審核：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部進(jìn)行合法性審查，同時(shí)提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。法務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同審批：經(jīng)審核修改后的合同文本，由業(yè)務(wù)部門提交給合同管理委員會(huì)進(jìn)行審批。合同管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，對(duì)合同進(jìn)行審議，并作出審批決定。5.合同簽訂：合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，加蓋公司合同專用章或公章。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同對(duì)方應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽訂合同前對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，確保合同對(duì)方具備履行合同的能力和信譽(yù)。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同條款應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等內(nèi)容。3.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，加蓋公司合同專用章或公章。嚴(yán)禁使用未經(jīng)公司授權(quán)的合同文本，嚴(yán)禁在空白合同上加蓋印章。4.合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批的合同不得簽訂。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理辦公室進(jìn)行備案。四、合同履行管理（一）合同履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理辦公室報(bào)告合同履行情況，填寫《合同履行情況報(bào)告表》。2.合同管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向合同管理委員會(huì)報(bào)告。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的使用情況。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議副本提交給合同管理辦公室進(jìn)行備案。合同管理辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新，確保合同信息的準(zhǔn)確性。五、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則合同糾紛發(fā)生后，公司應(yīng)積極采取措施解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。糾紛處理應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、及時(shí)高效的原則。（二）糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理辦公室應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案。2.對(duì)于一般性合同糾紛，合同管理辦公室可組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商解決應(yīng)遵循平等自愿、公平公正的原則，達(dá)成的協(xié)商協(xié)議應(yīng)具有法律效力。3.對(duì)于協(xié)商不成的合同糾紛，合同管理辦公室應(yīng)及時(shí)向合同管理委員會(huì)報(bào)告，并根據(jù)合同管理委員會(huì)的決定，代表公司參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。法務(wù)部負(fù)責(zé)具體處理合同糾紛的法律事務(wù)，提供法律意見和建議，代表公司參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理辦公室提交糾紛處理報(bào)告，說(shuō)明糾紛處理的過(guò)程、結(jié)果及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等情況。合同管理辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，完善合同管理制度。六、合同檔案管理（一）檔案管理原則合同檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密的原則。（二）檔案管理職責(zé)合同管理辦公室負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)積極配合合同管理辦公室做好合同檔案管理工作，及時(shí)將合同相關(guān)資料提交給合同管理辦公室。（三）檔案管理流程1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函等資料提交給合同管理辦公室。合同管理辦公室應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)合同資料進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。2.合同管理辦公室應(yīng)將整理好的合同檔案及時(shí)歸檔，建立合同檔案臺(tái)賬，記錄合同檔案的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。3.合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為短期、中期、長(zhǎng)期和永久。短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長(zhǎng)期保管期限為1020年，永久保管期限為20年以上。4.合同檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司檔案管理制度進(jìn)行審批登記。查閱、借閱合同檔案應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》或《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露合同檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。合同管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門合同管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向合同管理委員會(huì)報(bào)告。（二）考核評(píng)價(jià)公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案