合同發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同與發(fā)票管理，規(guī)范合同簽訂、履行及發(fā)票開具、取得等行為，防范經營風險，維護公司合法權益，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構在經營活動中涉及的合同簽訂、履行及發(fā)票管理等事項。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保合同與發(fā)票管理活動合法有效。2.風險防范原則強化風險意識，對合同與發(fā)票管理各環(huán)節(jié)進行風險識別、評估和控制，預防和減少風險損失。3.統(tǒng)一管理原則實行合同與發(fā)票的統(tǒng)一歸口管理，明確職責分工，規(guī)范工作流程，提高管理效率。4.權責對等原則明確各部門及人員在合同與發(fā)票管理中的權利和義務，做到權責一致，獎懲分明。二、合同管理（一）合同簽訂1.合同立項各部門根據業(yè)務需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目名稱、內容、金額、對方當事人基本情況、履行期限等信息，并經部門負責人審核后提交至合同管理部門。2.合同審查合同管理部門收到立項申請后，對合同的合法性、合規(guī)性、可行性等進行審查。重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在風險，雙方權利義務是否明確對等，違約責任是否具體可操作等。同時，涉及財務、法律、技術等專業(yè)性較強內容的合同，應會同相關部門進行會審。3.合同談判對于重大合同或涉及重要事項的合同，由公司領導牽頭，組織相關部門及人員與對方進行談判。談判過程中要充分了解對方的資信狀況、履約能力等，明確雙方的權利義務，爭取有利的合同條款。談判結果應形成書面記錄，并作為合同簽訂的重要依據。4.合同簽訂經審查和談判通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽署。簽訂合同時，要確保合同文本內容完整、條款清晰、表述準確，加蓋公司公章或合同專用章。合同一式多份，分別由合同管理部門、業(yè)務部門、財務部門等留存歸檔。（二）合同履行1.合同執(zhí)行業(yè)務部門負責合同的具體履行，按照合同約定的時間、地點、方式等要求，組織開展業(yè)務活動。在履行過程中，要及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現問題或風險，應及時向合同管理部門報告，并采取有效措施加以解決。2.合同變更如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，業(yè)務部門應提出書面變更申請，說明變更原因、內容及對合同履行的影響等。經合同管理部門審查同意后，與對方協商簽訂變更協議，并按照合同簽訂程序進行審批和簽署。3.合同終止合同履行完畢或因其他原因需要終止的，業(yè)務部門應及時通知合同管理部門。合同管理部門負責對合同終止情況進行審核，確認無誤后辦理相關手續(xù)。合同終止后，雙方應按照約定進行結算和清理，妥善保管相關資料。（三）合同檔案管理1.合同歸檔合同簽訂后，合同管理部門應及時將合同文本及相關資料進行整理歸檔。歸檔資料包括合同立項申請表、合同審查意見、談判記錄、合同文本、變更協議、終止通知等。合同檔案應按照類別、時間順序等進行分類存放，便于查閱和管理。2.檔案保管合同檔案應指定專人負責保管，確保檔案的安全、完整。保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。三、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.開票申請業(yè)務部門在合同履行過程中，根據合同約定及實際業(yè)務發(fā)生情況，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明開票單位、開票金額、開票內容、發(fā)票類型等信息，并經部門負責人審核后提交至財務部門。2.發(fā)票審核財務部門收到開票申請后，對申請內容進行審核。重點審核開票信息是否與合同約定一致，業(yè)務是否真實發(fā)生，發(fā)票類型是否符合規(guī)定等。審核無誤后，按照發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。3.發(fā)票開具財務部門應按照規(guī)定的格式、內容和時限開具發(fā)票。發(fā)票開具后，應及時通知業(yè)務部門領取，并做好登記記錄。發(fā)票開具過程中要嚴格遵守發(fā)票保管和使用規(guī)定，確保發(fā)票安全。（二）發(fā)票取得1.取得要求業(yè)務部門在與對方發(fā)生經濟業(yè)務往來時，應按照合同約定及時取得合法有效的發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家法律法規(guī)及稅務部門的要求，發(fā)票內容應真實、完整、準確，發(fā)票印章應清晰、合規(guī)。2.發(fā)票審核業(yè)務部門取得發(fā)票后，應及時提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性等，如發(fā)現問題應及時與對方溝通協商解決。3.發(fā)票傳遞經審核無誤的發(fā)票，業(yè)務部門應按照財務部門的要求及時傳遞至財務部門進行賬務處理。發(fā)票傳遞過程中要做好交接記錄，確保發(fā)票安全、及時送達。（三）發(fā)票保管1.保管責任財務部門負責發(fā)票的保管工作，指定專人負責發(fā)票的領購、開具、存放、繳銷等事宜。發(fā)票保管人員應嚴格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全、完整。2.保管方式發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的場所，按照發(fā)票種類、號碼順序等進行分類存放。同時，要建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的領購、開具、使用、結存等情況。3.保管期限發(fā)票保管期限按照國家法律法規(guī)及稅務部門的規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（四）發(fā)票繳銷1.繳銷申請發(fā)票使用完畢后，發(fā)票保管人員應及時填寫《發(fā)票繳銷申請表》，注明發(fā)票種類、號碼、開具金額、使用情況等信息，并提交至稅務部門辦理繳銷手續(xù)。2.繳銷審核稅務部門對繳銷申請進行審核，審核無誤后辦理發(fā)票繳銷手續(xù)，并出具發(fā)票繳銷證明。發(fā)票保管人員應將繳銷證明妥善保管，作為發(fā)票管理的重要資料。3.未使用發(fā)票處理對于未使用的發(fā)票，發(fā)票保管人員應按照稅務部門的要求進行封存或繳銷處理。封存的發(fā)票應妥善保管，以備稅務部門檢查。四、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.定期檢查公司定期對合同與發(fā)票管理情況進行檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、檔案管理及發(fā)票開具、取得、保管、繳銷等環(huán)節(jié)。檢查方式可采用自查、互查、專項檢查等多種形式。2.不定期抽查公司不定期對合同與發(fā)票管理情況進行抽查，重點檢查重要合同、大額發(fā)票及存在風險隱患的業(yè)務。抽查結果應及時通報，并督促相關部門進行整改。（二）外部監(jiān)督積極配合稅務、審計等部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供合同與發(fā)票管理相關資料，對檢查中發(fā)現的問題及時進行整改，確保公司合同與發(fā)票管理活動合法合規(guī)。五、責任追究（一）責任界定1.在合同與發(fā)票管理過程中，因故意或重大過失導致公司遭受經濟損失、法律風險或其他不良后果的，相關責任人應承擔相應的責任。2.責任劃分根據過錯程度、行為性質、造成后果等因素進行確定，包括直接責任、主要責任、次要責任等。（二）追究方式1.批評教育對違反合同與發(fā)票管理規(guī)定情節(jié)較輕的責任人，給予批評教育，責令其改正錯誤行為。2.經濟處罰對因工作失誤給公司造成經濟損失的責任人，根據損失大小及責任程度，給予相應的經濟處罰，如扣發(fā)獎金、工資等。3.行政處分對違反合同與發(fā)票管