后勤外修管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司后勤外修工作流程，確保外修服務(wù)質(zhì)量，提高維修效率，保障公司設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及后勤外修的項(xiàng)目，包括但不限于辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備維修、生產(chǎn)車間設(shè)備維護(hù)、園區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施修繕等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：外修工作必須達(dá)到國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保維修質(zhì)量，滿足公司正常運(yùn)營需求。2.成本控制原則：在保證維修質(zhì)量的前提下，合理控制外修成本，提高資金使用效益。3.高效及時(shí)原則：建立快速響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)處理各類外修需求，縮短維修時(shí)間，減少對(duì)公司工作的影響。4.規(guī)范管理原則：對(duì)外修工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，明確職責(zé)分工，確保工作有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）后勤管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善后勤外修管理制度及流程。2.匯總、審核各部門提交的外修申請(qǐng)，根據(jù)維修內(nèi)容和緊急程度進(jìn)行分類、排序。3.對(duì)外修項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等采購活動(dòng)，選擇合適的外修供應(yīng)商。4.負(fù)責(zé)與外修供應(yīng)商簽訂維修合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。5.跟蹤外修項(xiàng)目進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決維修過程中出現(xiàn)的問題。6.組織對(duì)外修項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量符合要求。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)提出本部門設(shè)施設(shè)備的外修申請(qǐng)，詳細(xì)說明維修內(nèi)容、故障情況及維修要求。2.配合后勤管理部門做好外修項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)勘查、資料提供等工作。3.參與外修項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核外修項(xiàng)目的預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付外修款項(xiàng)。3.對(duì)外修費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.對(duì)外修項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查維修項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性和效益性。2.對(duì)違規(guī)行為提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。三、外修申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或需要維修時(shí)，填寫《后勤外修申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明維修項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、故障描述、預(yù)計(jì)維修費(fèi)用、維修緊急程度等信息。2.將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況簽署意見后，報(bào)送后勤管理部門。（二）審批流程1.后勤管理部門收到外修申請(qǐng)表后，安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，核實(shí)維修內(nèi)容和情況。2.根據(jù)勘查結(jié)果，對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行分類：一般維修項(xiàng)目由后勤管理部門負(fù)責(zé)人審批；重大維修項(xiàng)目（維修費(fèi)用超過[X]元或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的項(xiàng)目）需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，后勤管理部門將申請(qǐng)表返回使用部門，并通知其做好維修準(zhǔn)備工作。四、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.后勤管理部門通過多種渠道收集外修供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、業(yè)績證明等。3.實(shí)地考察供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、技術(shù)實(shí)力、售后服務(wù)等情況，綜合評(píng)估其是否具備承擔(dān)公司外修項(xiàng)目的能力。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)外修項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)。2.詢價(jià)時(shí)，至少向三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供詳細(xì)的維修方案、報(bào)價(jià)清單及售后服務(wù)承諾等。3.比價(jià)時(shí)，對(duì)比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、維修質(zhì)量、服務(wù)期限等因素，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。4.招標(biāo)時(shí)，按照公司招標(biāo)管理規(guī)定組織招標(biāo)活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（三）合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商簽訂《后勤外修服務(wù)合同》，明確維修項(xiàng)目內(nèi)容、維修標(biāo)準(zhǔn)、維修期限、維修費(fèi)用、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂后，將副本分別送使用部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。（四）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作項(xiàng)目情況、服務(wù)評(píng)價(jià)等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括維修質(zhì)量、維修及時(shí)性、售后服務(wù)等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。五、外修項(xiàng)目實(shí)施（一）維修準(zhǔn)備1.后勤管理部門在確定外修供應(yīng)商后，及時(shí)通知使用部門和供應(yīng)商做好維修準(zhǔn)備工作。2.使用部門負(fù)責(zé)清理維修現(xiàn)場(chǎng)，提供必要的協(xié)助和配合，確保維修工作順利進(jìn)行。3.供應(yīng)商根據(jù)維修合同和維修方案，準(zhǔn)備好所需的維修材料、工具和設(shè)備等。（二）維修過程管理1.供應(yīng)商按照維修合同約定的時(shí)間和要求進(jìn)場(chǎng)施工，嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.后勤管理部門安排專人對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)了解維修進(jìn)度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決維修過程中出現(xiàn)的問題。3.如遇特殊情況需要變更維修方案或延長維修期限，供應(yīng)商應(yīng)提前向后勤管理部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（三）質(zhì)量控制1.外修項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工，確保維修質(zhì)量。2.維修過程中，供應(yīng)商應(yīng)接受后勤管理部門和使用部門的質(zhì)量監(jiān)督，對(duì)不符合質(zhì)量要求的部分及時(shí)進(jìn)行整改。3.維修完成后，供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行自檢，自檢合格后向后勤管理部門提交《維修項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告》。六、驗(yàn)收與結(jié)算（一）驗(yàn)收流程1.后勤管理部門收到供應(yīng)商提交的《維修項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告》后，組織使用部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收小組按照維修合同約定的維修標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)維修項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量、性能等進(jìn)行全面檢查。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組在《維修項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)明確指出存在的問題，要求供應(yīng)商限期整改，整改合格后重新組織驗(yàn)收。（二）結(jié)算流程1.維修項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商向后勤管理部門提交《維修項(xiàng)目費(fèi)用結(jié)算清單》，詳細(xì)注明維修項(xiàng)目名稱、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用明細(xì)等信息。2.后勤管理部門對(duì)結(jié)算清單進(jìn)行審核，審核無誤后提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行核算和支付。支付前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。七、檔案管理（一）檔案內(nèi)容后勤外修管理檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.外修管理制度、流程及相關(guān)文件。2.外修申請(qǐng)表、審批表、合同等各類表單。3.供應(yīng)商名錄、資質(zhì)審查資料、合作項(xiàng)目記錄等供應(yīng)商檔案。4.維修項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、維修方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、費(fèi)用結(jié)算清單等項(xiàng)目檔案。（二）檔案保管1.后勤管理部門指定專人負(fù)責(zé)外修管理檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。3.檔案保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.后勤管理部門定期對(duì)后勤外修工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括外修申請(qǐng)與審批、供應(yīng)商選擇與管理、項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收與結(jié)算、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)部門不定期對(duì)外修項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查維修項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性和效益性。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立后勤外修工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)后勤管理部門、使用部門及供應(yīng)商的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括維修質(zhì)量、維修