合同管理辦法附件一、總則（一）目的本合同管理辦法附件旨在規(guī)范公司/組織合同管理流程，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，提高合同管理效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)依法依規(guī)有序開(kāi)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查和評(píng)估，確保合同條款公平合理、明確具體，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管控原則：對(duì)合同從立項(xiàng)、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到歸檔等全過(guò)程進(jìn)行有效管理和監(jiān)督。4.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)分工，確保合同管理工作落實(shí)到人。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和完善；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)合同管理工作；參與重大合同的談判、起草、審核；負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔、保管；定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)匯報(bào)等。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)是合同的承辦部門(mén)，負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的發(fā)起、可行性研究；組織合同談判、起草；對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行初步調(diào)查和了解；負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤、反饋；及時(shí)處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題；配合合同管理部門(mén)做好合同管理相關(guān)工作等。（三）法務(wù)部門(mén)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查；為合同管理提供法律咨詢(xún)和建議；參與重大合同糾紛的處理；協(xié)助合同管理部門(mén)開(kāi)展合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)等。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金收付、費(fèi)用結(jié)算等進(jìn)行審核和監(jiān)督；參與合同預(yù)算編制和執(zhí)行情況的分析；協(xié)助處理合同履行過(guò)程中的財(cái)務(wù)問(wèn)題等。（五）審計(jì)部門(mén)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，防范合同管理中的舞弊行為，提出改進(jìn)建議和意見(jiàn)。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同項(xiàng)目名稱(chēng)、背景、內(nèi)容、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人基本情況等信息。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至合同管理部門(mén)。（二）合同起草1.合同管理部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際情況，提供合同示范文本或指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)起草合同。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同條款的起草工作，應(yīng)確保合同條款內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、邏輯清晰，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.合同起草過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)充分溝通協(xié)調(diào)，確保合同符合法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定及財(cái)務(wù)要求。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)將起草好的合同初稿提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行形式審核，審核內(nèi)容包括合同格式是否規(guī)范、條款是否齊全、簽字蓋章是否完整等。2.合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，將合同送法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審核。法務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查合同主體資格是否合法、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，并出具書(shū)面審核意見(jiàn)。3.合同送財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核合同金額、付款方式、結(jié)算期限等是否符合公司/組織財(cái)務(wù)規(guī)定，并提出財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)。4.根據(jù)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至審核通過(guò)。（四）合同簽訂1.合同審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同對(duì)方當(dāng)事人已加蓋公章或合同專(zhuān)用章，法定代表人或授權(quán)代表已簽字。2.合同簽訂過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同審核意見(jiàn)執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如有特殊情況需要變更，應(yīng)重新履行審核程序。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同原件交至財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)留存。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向參與合同履行的人員詳細(xì)介紹合同內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。2.合同交底應(yīng)形成書(shū)面記錄，由參與交底人員簽字確認(rèn)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)報(bào)告。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意后，與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更情況通知合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并按照新的合同條款履行。（四）解除管理1.合同履行過(guò)程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除原因、解除方式等，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意后，與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。2.合同解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的債權(quán)債務(wù)，將相關(guān)情況通知合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并辦理合同解除手續(xù)。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施。2.合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并發(fā)出預(yù)警通知。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將糾紛情況報(bào)告至合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)，由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員研究制定糾紛處理方案，并代表公司/組織參與糾紛處理。3.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同副本提交至合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、整理。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、糾紛處理文件等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.對(duì)合同檔案中的電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查詢(xún)和利用。（三）檔案保管1.合同管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（四）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，到合同管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、外借合同檔案。如需復(fù)印、拍照、外借的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要合同檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司/組織應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從立項(xiàng)、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到歸檔等全過(guò)程的信息化管理。（二）信息錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在合同管理信息系統(tǒng)中錄入合同基礎(chǔ)信息、履行情況等相關(guān)數(shù)據(jù)，并及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)。2.合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)對(duì)合同進(jìn)行審核、監(jiān)督、查詢(xún)等操作，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成合同管理報(bào)表，為公司/組織決策提供依據(jù)。2.通過(guò)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)合同管理中的問(wèn)題和規(guī)律，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高合同管理水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)