人防檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司人防檔案管理，確保人防檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮人防檔案在公司發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構人防檔案的管理。（三）定義本辦法所稱人防檔案，是指公司在人防建設、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。（四）管理原則人防檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。二、管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司人防檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責指導、監(jiān)督和檢查公司所屬各部門、各分支機構人防檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司重要人防檔案，對各部門、各分支機構移交的人防檔案進行審核、整理、編目、上架等工作。4.組織開展人防檔案的鑒定、銷毀工作。5.開發(fā)利用人防檔案信息資源，為公司各項工作提供服務。（二）各部門、各分支機構職責1.負責本部門、本分支機構人防檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確專人負責人防檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.按照公司檔案管理部門的要求，及時報送有關人防檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.人防工程建設項目文件，包括項目立項、可行性研究、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.人防指揮通信建設文件，如通信設施建設、指揮自動化系統(tǒng)建設等相關文件。3.人防宣傳教育活動文件，包括宣傳計劃、活動方案、宣傳資料等。4.人防行政執(zhí)法文件，如執(zhí)法檢查記錄、行政處罰決定書等。5.其他與人防工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各分支機構應明確人防檔案收集責任人，及時收集本部門、本分支機構在人防工作中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要的人防文件材料，應一式多份，分別報送公司檔案管理部門和相關部門。四、檔案整理（一）分類標準人防檔案按照工程建設、指揮通信、宣傳教育、行政執(zhí)法等類別進行分類。（二）整理方法1.按照分類標準，對收集到的人防檔案進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案進行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。4.按照編目順序，將檔案材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、題名等信息。五、檔案保管（一）保管場所公司應設立專門的人防檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。2.定期對保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）保管期限人防檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。（四）檔案清點與核對1.定期對人防檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確。2.每年對檔案進行核對，檢查檔案的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門、各分支機構因工作需要，可以查閱、借閱人防檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱人防檔案的，須經(jīng)公司檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱人防檔案，須填寫《人防檔案查閱申請表》或《人防檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱人防檔案，須提交單位介紹信、查閱或借閱申請函，經(jīng)公司檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應嚴格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、查閱或借閱期限等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立人防檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，對保管期滿的人防檔案進行鑒定。鑒定標準主要包括檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的人防檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.經(jīng)公司主管領導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應采用安全可靠的方法，如焚燒、粉碎等，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應長期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司人防檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人防檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化建設內(nèi)容1.對人防檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強檔案信息安全管理，設置不同的用戶權限，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負責對公司所屬各部門、各分支機構人防檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設情況。（三）檢查結果處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)