不良記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的規(guī)范化管理，維護正常的工作秩序和經(jīng)營環(huán)境，防范各類風(fēng)險，特制定本不良記錄管理辦法。本辦法旨在對公司/組織內(nèi)部以及與外部合作過程中產(chǎn)生的不良記錄進行全面、系統(tǒng)的管理，確保不良記錄得到及時、準確的記錄、評估和處置，以促進公司/組織的健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門、員工以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴，包括但不限于供應(yīng)商、客戶、代理商等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保不良記錄管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則不良記錄的認定應(yīng)基于客觀事實，不受任何主觀因素干擾，保證記錄的真實性和公正性。3.及時準確原則對不良記錄要及時發(fā)現(xiàn)、記錄，并保證信息的準確性，以便為后續(xù)的評估和處置提供可靠依據(jù)。4.動態(tài)管理原則不良記錄應(yīng)根據(jù)實際情況進行動態(tài)更新和管理，隨著時間推移以及相關(guān)情況的變化，及時調(diào)整記錄內(nèi)容和處置措施。二、不良記錄的定義與分類（一）定義不良記錄是指公司/組織內(nèi)部員工、部門或外部合作伙伴在工作、業(yè)務(wù)往來等活動中，違反公司/組織規(guī)章制度、法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范，給公司/組織造成負面影響、經(jīng)濟損失或潛在風(fēng)險的相關(guān)行為記錄。（二）分類1.員工不良記錄工作紀律類：包括但不限于遲到早退、曠工、無故脫崗、違反考勤制度等。工作失誤類：因工作疏忽、失職導(dǎo)致工作任務(wù)延誤、質(zhì)量不達標、出現(xiàn)安全事故等。職業(yè)道德類：如泄露公司機密、收受賄賂、不正當競爭、損害公司聲譽等行為。違規(guī)違紀類：違反公司內(nèi)部其他規(guī)章制度，如財務(wù)制度、采購制度、保密制度等。2.部門不良記錄工作績效類：部門整體工作未能達到公司/組織設(shè)定的目標，如業(yè)績指標未完成、項目進度滯后等。協(xié)作配合類：部門之間協(xié)作不暢，導(dǎo)致工作流程受阻，影響公司整體運營效率。內(nèi)部管理類：部門內(nèi)部管理混亂，出現(xiàn)違規(guī)操作、人員違規(guī)行為頻發(fā)等情況。3.外部合作伙伴不良記錄合同履行類：未按照合同約定履行義務(wù)，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求、服務(wù)不到位等。商業(yè)信用類：存在拖欠貨款、違約行為、商業(yè)欺詐等不良信用記錄。合作態(tài)度類：在合作過程中態(tài)度惡劣，不配合公司/組織工作，影響合作關(guān)系。三、不良記錄的記錄與收集（一）記錄主體與職責1.各部門負責本部門員工不良記錄的初步收集和整理，并及時報送至公司/組織的不良記錄管理部門。對于在業(yè)務(wù)往來中發(fā)現(xiàn)的外部合作伙伴不良記錄，也應(yīng)及時反饋給不良記錄管理部門。2.不良記錄管理部門作為公司/組織不良記錄管理的核心部門，負責對各部門報送的不良記錄進行匯總、審核、登記和存檔，建立統(tǒng)一的不良記錄數(shù)據(jù)庫，并定期對不良記錄進行分析和評估。3.相關(guān)監(jiān)督檢查部門如審計部門、合規(guī)部門等，在履行監(jiān)督檢查職責過程中發(fā)現(xiàn)的不良記錄，應(yīng)及時移交不良記錄管理部門，并提供相關(guān)證據(jù)和說明材料。（二）記錄內(nèi)容1.基本信息包括記錄對象的姓名（或名稱）、所在部門（或合作方主體信息）、聯(lián)系方式等。2.不良行為描述詳細記錄不良行為發(fā)生的時間、地點、具體經(jīng)過和情節(jié)，確保能夠準確反映不良行為的全貌。3.造成的影響評估不良行為給公司/組織帶來的負面影響、經(jīng)濟損失或潛在風(fēng)險，如客戶投訴、業(yè)務(wù)中斷、經(jīng)濟賠償?shù)惹闆r。4.相關(guān)證據(jù)材料附上能夠證明不良行為存在的各類證據(jù)，如文件、合同、郵件、照片、視頻、證人證言等，確保證據(jù)的真實性和有效性。（三）記錄流程1.發(fā)現(xiàn)與報告任何部門或個人發(fā)現(xiàn)不良記錄后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《不良記錄報告表》，詳細說明不良行為情況，并提交給所在部門負責人。部門負責人對報告內(nèi)容進行初步核實后，如情況屬實，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將報告表及相關(guān)證據(jù)材料報送至不良記錄管理部門。2.審核與登記不良記錄管理部門收到報告表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)組織相關(guān)人員進行審核。審核通過后，將不良記錄信息錄入不良記錄數(shù)據(jù)庫，并按照統(tǒng)一格式進行編號和存檔。對于審核不通過的報告，應(yīng)及時反饋給報送部門，要求其補充或修正相關(guān)信息。3.動態(tài)更新在不良記錄管理過程中，如發(fā)現(xiàn)新的情況或信息需要補充、修正的，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫《不良記錄變更申請表》，經(jīng)審核后對不良記錄數(shù)據(jù)庫進行更新。四、不良記錄的評估（一）評估周期不良記錄管理部門應(yīng)定期對已存檔的不良記錄進行評估，原則上每[X]個月進行一次全面評估，對于重大不良記錄或有特殊情況的，應(yīng)隨時進行評估。（二）評估指標1.不良行為嚴重程度根據(jù)不良行為對公司/組織造成的影響程度，分為輕微、一般、嚴重三個等級。輕微不良行為對公司/組織影響較小，一般不良行為有一定負面影響，嚴重不良行為則給公司/組織帶來重大損失或較大潛在風(fēng)險。2.發(fā)生頻率統(tǒng)計不良記錄在一定時期內(nèi)的發(fā)生次數(shù)，評估其發(fā)生的頻繁程度。3.整改情況考察記錄對象針對不良行為采取的整改措施及整改效果，如是否按時完成整改、整改后是否仍有類似問題發(fā)生等。（三）評估方法1.定性評估由不良記錄管理部門組織相關(guān)專家、管理人員等，根據(jù)不良行為的性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，對不良記錄進行定性分析，確定其嚴重程度等級。2.定量評估通過對不良行為造成的經(jīng)濟損失、業(yè)務(wù)影響范圍、客戶滿意度下降等具體數(shù)據(jù)進行量化分析，結(jié)合發(fā)生頻率等指標，綜合評估不良記錄的風(fēng)險水平。3.綜合評估將定性評估和定量評估結(jié)果相結(jié)合，形成對不良記錄的綜合評估結(jié)論，并根據(jù)評估結(jié)果制定相應(yīng)的處置措施。五、不良記錄的處置（一）處置原則根據(jù)不良記錄的評估結(jié)果，遵循教育與懲戒相結(jié)合、適度與有效相統(tǒng)一的原則，采取相應(yīng)的處置措施，以達到糾正不良行為、防范風(fēng)險、促進公司/組織健康發(fā)展的目的。（二）處置措施1.員工不良記錄處置輕微不良記錄由所在部門負責人對員工進行批評教育，要求其作出書面檢討，并制定改進計劃。將不良記錄存入員工個人檔案，但不對外公開。一般不良記錄公司/組織內(nèi)部進行通報批評，給予警告處分?？蹨p當月績效獎金的[X]%[X]%。要求員工參加相關(guān)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，以提升業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。不良記錄在公司內(nèi)部一定范圍內(nèi)公開，并作為員工晉升、評優(yōu)等的參考依據(jù)。嚴重不良記錄給予記過、記大過、降職、撤職等處分，視情節(jié)輕重決定?？蹨p當月績效獎金的[X]%[X]%，并取消當年的評優(yōu)、晉升資格。如因嚴重不良行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，依法要求員工承擔相應(yīng)的賠償責任。將不良記錄在公司內(nèi)部全面公開，并視情況向行業(yè)協(xié)會、相關(guān)監(jiān)管部門等通報。2.部門不良記錄處置輕微不良記錄由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)對部門負責人進行談話提醒，要求部門分析原因，制定整改措施。部門內(nèi)部進行自我檢討，加強管理，避免類似問題再次發(fā)生。一般不良記錄在公司/組織內(nèi)部發(fā)布通報，對部門進行批評。扣減部門當月績效獎金的[X]%[X]%。部門負責人需向公司/組織提交書面整改報告，明確整改目標、措施和期限。嚴重不良記錄對部門負責人進行問責，視情節(jié)給予警告、降職等處分?？蹨p部門當月績效獎金的[X]%[X]%，并暫停部門相關(guān)業(yè)務(wù)或項目。要求部門進行全面整改，整改完成后經(jīng)公司/組織驗收合格后方可恢復(fù)正常業(yè)務(wù)。3.外部合作伙伴不良記錄處置輕微不良記錄向合作伙伴發(fā)送書面提醒函，指出其存在的問題，要求其限期整改。暫停與合作伙伴的部分合作業(yè)務(wù)，直至其整改完成并經(jīng)公司/組織確認。一般不良記錄向合作伙伴發(fā)出警告通知，要求其采取有效措施糾正不良行為，并提交整改報告?？蹨p與合作伙伴的合作款項[X]%[X]%，作為違約金。限制與合作伙伴的合作規(guī)模或合作領(lǐng)域，加強對合作項目的監(jiān)控。嚴重不良記錄終止與合作伙伴的合作關(guān)系，并依法追究其違約責任。將合作伙伴的不良記錄在行業(yè)內(nèi)進行通報，提醒其他合作方注意風(fēng)險。如因合作伙伴不良行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，通過法律途徑要求其賠償。（三）處置流程1.處置通知不良記錄管理部門根據(jù)評估結(jié)果，擬定《不良記錄處置通知書》，明確處置措施、期限等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，送達記錄對象或相關(guān)合作伙伴。2.執(zhí)行與監(jiān)督記錄對象或合作伙伴應(yīng)按照處置通知書要求，按時完成整改或執(zhí)行相關(guān)處置措施。不良記錄管理部門負責對處置情況進行跟蹤監(jiān)督，確保處置措施得到有效落實。3.處置結(jié)果評估在處置期限屆滿后，不良記錄管理部門對處置結(jié)果進行評估。如記錄對象或合作伙伴已完成整改且達到要求的，解除相關(guān)處置措施；如未完成整改或整改效果未達標的，應(yīng)進一步采取措施，直至問題得到解決。六、不良記錄的申訴與復(fù)查（一）申訴渠道記錄對象或相關(guān)合作伙伴對不良記錄的認定、評估結(jié)果或處置措施有異議的，可以在收到《不良記錄處置通知書》后的[X]個工作日內(nèi)，向不良記錄管理部門提出書面申訴。申訴應(yīng)說明申訴理由，并提供相關(guān)證據(jù)材料。（二）復(fù)查程序1.受理不良記錄管理部門收到申訴后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。如申訴理由成立且提供了有效證據(jù)的，予以受理，并啟動復(fù)查程序；如申訴理由不成立或證據(jù)不足的，駁回申訴，并向申訴人說明理由。2.復(fù)查組織由不良記錄管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成復(fù)查小組，對申訴事項進行全面復(fù)查。復(fù)查小組應(yīng)獨立、客觀、公正地開展工作，不受任何干擾。3.復(fù)查結(jié)果反饋復(fù)查小組應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成復(fù)查工作，并形成復(fù)查報告。復(fù)查報告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時反饋給申訴人。如復(fù)查結(jié)果與原認定、評估或處置結(jié)果不一致的，應(yīng)按照復(fù)查結(jié)果進行調(diào)整，并重新下達處置通知書。七、不良記錄的保密與查詢（一）保密措施1.不良記錄管理部門應(yīng)嚴格遵守公司/組織的保密制度，對不良記錄信息進行妥善保管，防止信息泄露。2.涉及不良記錄信息的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。未經(jīng)公司/組織批準，不得向任何無關(guān)人員透露不良記錄信息。3.不良記錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢和使用相關(guān)信息。（二）查詢規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查詢不良記錄信息的，應(yīng)填寫《不良記錄查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至不良記錄管理部門。不良記錄管理部門核實申請信息后，按照規(guī)定提供相應(yīng)的查詢服