信訪檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信訪檔案管理，確保信訪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮信訪檔案在公司管理和決策中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在處理信訪事項(xiàng)過程中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：信訪檔案應(yīng)如實(shí)反映信訪事項(xiàng)的處理過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與信訪事項(xiàng)相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)信訪檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂等操作，確保檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.公司信訪工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司信訪檔案管理工作，制定相關(guān)政策和制度，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。2.信訪工作部門作為信訪檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的信訪檔案收集、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)建立信訪檔案管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)；負(fù)責(zé)按照規(guī)定向公司檔案室移交信訪檔案。3.各部門負(fù)責(zé)本部門信訪事項(xiàng)檔案材料的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。4.公司檔案室負(fù)責(zé)接收、保管信訪工作部門移交的信訪檔案，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架、存儲(chǔ)等工作，提供檔案查閱利用服務(wù)，并對(duì)檔案的安全保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。二、信訪檔案的收集（一）收集范圍1.信訪人提出的信訪事項(xiàng)書面材料，包括信訪信、申訴書、舉報(bào)信等。2.公司各部門及所屬單位對(duì)信訪事項(xiàng)的受理、登記、交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦等相關(guān)文件和記錄。3.信訪事項(xiàng)處理過程中形成的調(diào)查筆錄、談話記錄、會(huì)議紀(jì)要、處理意見、答復(fù)意見書等材料。4.信訪人對(duì)處理結(jié)果的反饋意見，如簽收單、意見書等。5.與信訪事項(xiàng)相關(guān)的其他材料，如照片、錄音、錄像、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在信訪事項(xiàng)處理完畢后，及時(shí)將相關(guān)檔案材料收集齊全，確保材料完整、真實(shí)、有效。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件形式的檔案材料，應(yīng)按照公司電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保文件格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）收集時(shí)間1.一般信訪事項(xiàng)的檔案材料應(yīng)在處理結(jié)果反饋后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。2.重大、復(fù)雜信訪事項(xiàng)的檔案材料應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)收集，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。三、信訪檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)信訪檔案按照信訪事項(xiàng)的性質(zhì)、內(nèi)容、處理結(jié)果等進(jìn)行分類，一般可分為以下幾類：1.來訪類：記錄群眾來訪提出的信訪事項(xiàng)及處理情況。2.來信類：整理群眾來信的相關(guān)材料及辦理過程。3.網(wǎng)上信訪類：針對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提交的信訪事項(xiàng)進(jìn)行分類歸檔。4.其他類：包括不屬于上述分類的特殊信訪事項(xiàng)檔案。（二）整理方法1.區(qū)分保管期限：根據(jù)信訪事項(xiàng)的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.裝訂成冊(cè)：將同一信訪事項(xiàng)的相關(guān)材料按照處理過程的先后順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式裝訂成冊(cè)，并在每冊(cè)首頁編制頁碼。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、信訪事項(xiàng)編號(hào)、信訪人姓名、信訪日期、處理結(jié)果等信息；為每份檔案材料編寫頁號(hào)，確保編號(hào)連續(xù)、準(zhǔn)確。4.填寫卷內(nèi)備考表：在卷內(nèi)備考表中注明卷內(nèi)檔案材料的數(shù)量、整理情況、存在問題及處理情況等。（三）整理流程1.初步整理：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門收集的信訪檔案材料進(jìn)行初步分類、排序和裝訂，形成初步的檔案卷宗。2.集中整理：信訪工作部門定期對(duì)各部門移交的初步檔案卷宗進(jìn)行集中整理，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充和完善，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。3.審核歸檔：整理后的信訪檔案經(jīng)信訪工作部門負(fù)責(zé)人審核后，移交公司檔案室進(jìn)行歸檔保存。四、信訪檔案的歸檔（一）歸檔要求1.歸檔的信訪檔案應(yīng)符合整理規(guī)范的要求，檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確，裝訂牢固，編目清晰。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案室應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)歸檔的信訪檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。（二）歸檔時(shí)間信訪檔案應(yīng)在整理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地納入公司檔案管理體系。（三）歸檔流程1.部門移交：各部門將整理好的信訪檔案卷宗及檔案移交清單一并提交給信訪工作部門。2.審核交接：信訪工作部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，與檔案室辦理交接手續(xù)。3.檔案室接收：公司檔案室對(duì)接收的信訪檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，按照規(guī)定進(jìn)行上架存放，并更新檔案檢索目錄。五、信訪檔案的保管（一）保管場所公司檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保信訪檔案的安全保管。（二）保管措施1.分類存放：按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對(duì)信訪檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)信訪檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，同時(shí)減少紙質(zhì)檔案的磨損和丟失風(fēng)險(xiǎn)。4.保密管理：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪檔案進(jìn)行專人專柜保管，限制查閱權(quán)限，防止信息泄露。（三）保管期限信訪檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般按照以下原則執(zhí)行：1.涉及公司重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目建設(shè)等重要信訪事項(xiàng)的檔案，應(yīng)永久保存。2.涉及公司一般性業(yè)務(wù)、常規(guī)信訪問題的檔案，保管期限為長期（[X]年）。3.其他信訪檔案，保管期限為短期（[X]年）。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的信訪檔案，按照公司檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、信訪檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：信訪檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司管理和決策、解決實(shí)際問題為目的，合理提供檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱信訪檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.因處理信訪遺留問題、復(fù)查復(fù)核信訪事項(xiàng)等需要查閱檔案的，相關(guān)部門可提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱公司信訪檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到公司檔案室查閱紙質(zhì)信訪檔案，查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案材料的復(fù)印件，但應(yīng)注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無誤”字樣，并加蓋公司檔案室印章。3.摘錄：利用者如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在摘錄內(nèi)容上簽字確認(rèn)。（四）利用流程1.申請(qǐng)：利用者填寫《信訪檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)信訪工作部門審批。2.審批：信訪工作部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格審查，必要時(shí)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者憑有效證件到公司檔案室查閱檔案，檔案室工作人員按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.歸還：查閱完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、信訪檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司定期組織對(duì)保管期限屆滿的信訪檔案進(jìn)行鑒定，成立由信訪工作部門、檔案室及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的信訪檔案，由檔案室編制《信訪檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《信訪檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專