商業(yè)軟件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商業(yè)軟件的管理，規(guī)范商業(yè)軟件的使用、維護(hù)、采購(gòu)等行為，保障公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及商業(yè)軟件使用、管理、采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：商業(yè)軟件的使用、管理和采購(gòu)必須遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行為合法合規(guī)。2.安全性原則：保障商業(yè)軟件的安全使用，防止軟件漏洞引發(fā)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司和用戶的信息資產(chǎn)。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制商業(yè)軟件的采購(gòu)成本和使用成本，提高資源利用效率。4.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的商業(yè)軟件管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保管理工作有序進(jìn)行。二、商業(yè)軟件的定義與分類（一）定義本辦法所稱商業(yè)軟件，是指公司為滿足業(yè)務(wù)需求，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)、授權(quán)使用等方式獲取的具有商業(yè)版權(quán)的軟件產(chǎn)品，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、行業(yè)應(yīng)用軟件等。（二）分類1.按功能用途分類辦公軟件：用于日常辦公文檔處理、表格制作、演示文稿等，如MicrosoftOffice等。操作系統(tǒng)軟件：為計(jì)算機(jī)提供基本運(yùn)行環(huán)境，如Windows、Linux等。數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件：用于存儲(chǔ)、管理和檢索數(shù)據(jù)，如Oracle、MySQL等。行業(yè)應(yīng)用軟件：根據(jù)公司所在行業(yè)特點(diǎn)定制或通用的專業(yè)軟件，如財(cái)務(wù)軟件、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等。2.按授權(quán)模式分類永久授權(quán)軟件：一次性購(gòu)買(mǎi)軟件許可證后，可在規(guī)定期限內(nèi)永久使用該軟件。訂閱授權(quán)軟件：按照一定的時(shí)間周期（如月度、年度）支付訂閱費(fèi)用，以獲取軟件的使用權(quán)限。三、職責(zé)分工（一）信息技術(shù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善商業(yè)軟件管理的技術(shù)規(guī)范和操作流程。2.對(duì)商業(yè)軟件進(jìn)行技術(shù)選型和評(píng)估，為公司采購(gòu)決策提供技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)商業(yè)軟件的安裝、配置、維護(hù)和升級(jí)，保障軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.監(jiān)控商業(yè)軟件的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理軟件故障和安全問(wèn)題。5.對(duì)公司員工進(jìn)行商業(yè)軟件使用培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和信息技術(shù)部門(mén)的建議，負(fù)責(zé)商業(yè)軟件的采購(gòu)工作。2.與軟件供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)軟件的驗(yàn)收工作，確保軟件產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量符合合同約定。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核商業(yè)軟件采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用支出，確保資金使用合理合規(guī)。2.按照財(cái)務(wù)制度對(duì)商業(yè)軟件采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理和報(bào)銷(xiāo)審核。（四）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)提出本部門(mén)商業(yè)軟件的使用需求，配合信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行軟件選型和評(píng)估。2.按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范使用商業(yè)軟件，及時(shí)反饋軟件使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.協(xié)助信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行軟件的測(cè)試、驗(yàn)收和培訓(xùn)工作。四、商業(yè)軟件的采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求分析1.使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期梳理商業(yè)軟件的使用需求，并提交詳細(xì)的需求文檔至信息技術(shù)部門(mén)。2.信息技術(shù)部門(mén)對(duì)使用部門(mén)提交的需求進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，評(píng)估需求的合理性和必要性。（二）選型與評(píng)估1.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)需求分析結(jié)果，開(kāi)展商業(yè)軟件的選型工作。選型過(guò)程中應(yīng)充分考慮軟件的功能、性能、安全性、兼容性、可擴(kuò)展性、售后服務(wù)等因素。2.組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)選型軟件進(jìn)行評(píng)估，可通過(guò)試用、調(diào)研同行業(yè)使用情況、咨詢專業(yè)機(jī)構(gòu)等方式，獲取客觀準(zhǔn)確的評(píng)估意見(jiàn)。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定擬采購(gòu)的商業(yè)軟件清單，并提交公司管理層審批。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門(mén)依據(jù)公司管理層審批通過(guò)的采購(gòu)清單，與軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，開(kāi)展商務(wù)談判。2.商務(wù)談判應(yīng)明確軟件的功能、價(jià)格、授權(quán)模式、服務(wù)條款、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并形成詳細(xì)的采購(gòu)合同草案。3.采購(gòu)合同草案經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)與軟件供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。4.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保軟件供應(yīng)商按時(shí)交付軟件產(chǎn)品，并按照合同約定提供相關(guān)服務(wù)。（四）驗(yàn)收管理1.軟件交付后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織信息技術(shù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、兼容性、安全性等是否符合合同要求，軟件文檔是否齊全等。3.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改，直至驗(yàn)收合格。五、商業(yè)軟件的使用管理（一）安裝與配置1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照軟件供應(yīng)商提供的安裝指南，在公司指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備上進(jìn)行商業(yè)軟件的安裝和初始配置。2.安裝過(guò)程中應(yīng)確保軟件安裝環(huán)境符合要求，避免因環(huán)境問(wèn)題導(dǎo)致軟件運(yùn)行異常。3.安裝完成后，信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行必要的測(cè)試，確保軟件能夠正常運(yùn)行，并將軟件的初始配置信息記錄備案。（二）賬號(hào)與權(quán)限管理1.根據(jù)公司內(nèi)部職責(zé)分工和業(yè)務(wù)需求，信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)為員工創(chuàng)建商業(yè)軟件的使用賬號(hào)，并分配相應(yīng)的操作權(quán)限。2.賬號(hào)管理應(yīng)遵循最小化授權(quán)原則，嚴(yán)格限制員工對(duì)軟件功能的訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。3.定期對(duì)員工賬號(hào)進(jìn)行清理和審核，對(duì)于離職或崗位變動(dòng)的員工，及時(shí)停用或調(diào)整其賬號(hào)權(quán)限。（三）使用規(guī)范1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的使用說(shuō)明書(shū)和操作流程使用商業(yè)軟件，不得擅自更改軟件的配置和設(shè)置。2.禁止在公司計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)軟件或破解版軟件，防止軟件侵權(quán)和安全風(fēng)險(xiǎn)。3.員工在使用商業(yè)軟件過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)告，不得自行處理，以免造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)損壞。（四）數(shù)據(jù)管理1.員工應(yīng)妥善保管使用商業(yè)軟件過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，按照公司規(guī)定的備份策略進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.涉及公司核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的商業(yè)軟件，應(yīng)采取嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密和安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將商業(yè)軟件中的數(shù)據(jù)提供給外部單位或個(gè)人。六、商業(yè)軟件的維護(hù)與升級(jí)管理（一）日常維護(hù)1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)建立商業(yè)軟件日常維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理軟件運(yùn)行過(guò)程中的故障和問(wèn)題。2.監(jiān)控軟件系統(tǒng)的性能指標(biāo)，如CPU使用率、內(nèi)存占用情況、響應(yīng)時(shí)間等，確保軟件系統(tǒng)能夠滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)行的需求。3.對(duì)軟件系統(tǒng)的日志進(jìn)行定期分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和異常行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）故障處理1.當(dāng)商業(yè)軟件出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)告故障現(xiàn)象和相關(guān)信息。2.信息技術(shù)部門(mén)接到故障報(bào)告后，應(yīng)迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和診斷，確定故障原因，并采取有效的解決方案進(jìn)行修復(fù)。3.對(duì)于重大故障，信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行，減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。（三）升級(jí)管理1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級(jí)信息，評(píng)估升級(jí)對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定合理的軟件升級(jí)計(jì)劃，并提前通知相關(guān)部門(mén)和人員做好升級(jí)準(zhǔn)備工作。3.在升級(jí)過(guò)程中，信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照升級(jí)指南進(jìn)行操作，確保升級(jí)過(guò)程的順利進(jìn)行。升級(jí)完成后，進(jìn)行必要的測(cè)試和驗(yàn)證，確保軟件系統(tǒng)升級(jí)后能夠正常運(yùn)行，且各項(xiàng)功能和性能指標(biāo)符合要求。七、商業(yè)軟件的版權(quán)管理（一）合法使用公司應(yīng)確保所使用的商業(yè)軟件均具有合法的授權(quán)，嚴(yán)格按照軟件授權(quán)協(xié)議的規(guī)定使用軟件，不得超出授權(quán)范圍使用軟件功能。（二）版權(quán)保護(hù)1.公司員工應(yīng)增強(qiáng)版權(quán)保護(hù)意識(shí)，不得擅自復(fù)制、傳播、修改商業(yè)軟件的代碼或文檔，不得侵犯軟件供應(yīng)商的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。2.對(duì)于涉及公司自主研發(fā)的商業(yè)軟件相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，應(yīng)按照公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定進(jìn)行保護(hù)和管理，及時(shí)申請(qǐng)專利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)保護(hù)。（三）軟件授權(quán)管理1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立商業(yè)軟件授權(quán)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄軟件的名稱、版本、授權(quán)模式、授權(quán)期限、授權(quán)范圍等信息，并定期進(jìn)行更新和核對(duì)。2.確保公司使用的商業(yè)軟件授權(quán)合法有效，在授權(quán)期限屆滿前及時(shí)辦理續(xù)期手續(xù)，避免因授權(quán)問(wèn)題導(dǎo)致軟件使用風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)商業(yè)軟件的采購(gòu)、使用、維護(hù)等情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司商業(yè)軟件的使用情況進(jìn)行檢查，包括軟件安裝配置、賬號(hào)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等方面，確保軟件使用規(guī)范。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改，并記錄在案。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用商業(yè)軟件的部門(mén)和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用商業(yè)軟件給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，