會(huì)議管理辦法海關(guān)總則目的本辦法旨在規(guī)范海關(guān)系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，有效傳達(dá)政策、部署工作、交流經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)海關(guān)各項(xiàng)工作的順利開展。適用范圍本辦法適用于海關(guān)總署及各直屬海關(guān)、隸屬海關(guān)組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于工作部署會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、專項(xiàng)工作協(xié)調(diào)會(huì)等。基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)海關(guān)的職責(zé)和權(quán)限。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議的組織、安排、通知、記錄、紀(jì)要等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保會(huì)議規(guī)范有序。會(huì)議分類與組織會(huì)議分類1.總署級(jí)會(huì)議：由海關(guān)總署組織召開的面向全國(guó)海關(guān)系統(tǒng)的重要會(huì)議，如年度工作會(huì)議、關(guān)區(qū)工作會(huì)議等。2.直屬海關(guān)級(jí)會(huì)議：各直屬海關(guān)組織召開的面向本關(guān)區(qū)的會(huì)議，如關(guān)區(qū)業(yè)務(wù)工作會(huì)議、關(guān)區(qū)隊(duì)伍建設(shè)會(huì)議等。3.隸屬海關(guān)級(jí)會(huì)議：隸屬海關(guān)組織召開的面向本單位的會(huì)議，如科室工作會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議等。會(huì)議組織1.會(huì)議主辦部門：根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，確定會(huì)議主辦部門。主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和協(xié)調(diào)工作。2.會(huì)議籌備：主辦部門應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議籌備方案，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議材料等內(nèi)容?；I備方案應(yīng)提前報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.會(huì)議通知：會(huì)議主辦部門應(yīng)提前將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。4.會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、業(yè)務(wù)文件、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。會(huì)議材料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。5.會(huì)議場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，合理布置會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)提前進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議議程與安排會(huì)議議程制定1.議程內(nèi)容：會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行制定，包括會(huì)議開幕、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、分組討論、經(jīng)驗(yàn)交流、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.議程安排：會(huì)議議程應(yīng)合理安排時(shí)間，確保各項(xiàng)議程有序進(jìn)行。對(duì)于重要議題，應(yīng)給予足夠的時(shí)間進(jìn)行討論和決策。3.議程調(diào)整：會(huì)議期間，如需對(duì)議程進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)提前征求參會(huì)人員的意見，并報(bào)會(huì)議主持人批準(zhǔn)。會(huì)議時(shí)間安排1.會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和規(guī)模，合理確定會(huì)議時(shí)長(zhǎng)。一般情況下，總署級(jí)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不超過一天半，直屬海關(guān)級(jí)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不超過一天，隸屬海關(guān)級(jí)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不超過半天。2.會(huì)議休息：會(huì)議期間應(yīng)安排適當(dāng)?shù)男菹r(shí)間，避免參會(huì)人員疲勞。休息時(shí)間一般為上午和下午各一次，每次休息時(shí)間為1520分鐘。3.會(huì)議用餐：如需安排會(huì)議用餐，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，合理安排用餐時(shí)間和地點(diǎn)。用餐應(yīng)注重食品安全和營(yíng)養(yǎng)搭配。會(huì)議參會(huì)人員管理參會(huì)人員確定1.參會(huì)范圍：根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，確定參會(huì)人員范圍。參會(huì)人員應(yīng)包括與會(huì)議相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。2.參會(huì)人員資格審核：對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)對(duì)參會(huì)人員資格進(jìn)行審核，確保參會(huì)人員具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)。3.參會(huì)人員調(diào)整：如需調(diào)整參會(huì)人員，應(yīng)提前通知相關(guān)人員，并說明原因。參會(huì)人員職責(zé)1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。2.認(rèn)真聽講：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，做好記錄，積極參與討論和交流。3.遵守會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等。4.落實(shí)會(huì)議精神：參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議精神傳達(dá)給本部門人員，并認(rèn)真落實(shí)會(huì)議部署的各項(xiàng)工作任務(wù)。會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議記錄1.記錄人員安排：會(huì)議主辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。記錄人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文字記錄能力和責(zé)任心。2.記錄內(nèi)容要求：會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。3.記錄方式：會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并妥善保管。會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，突出重點(diǎn)，語言簡(jiǎn)潔。2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交會(huì)議主持人審核。審核通過后，應(yīng)及時(shí)印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。3.紀(jì)要存檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行存檔，以備查閱。會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.預(yù)算編制原則：會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)遵循勤儉節(jié)約、合理安排的原則，根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素進(jìn)行編制。2.預(yù)算內(nèi)容：會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、會(huì)議設(shè)備租賃、會(huì)議材料印刷、會(huì)議用餐、會(huì)議交通、會(huì)議住宿等費(fèi)用。3.預(yù)算審批：會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)提前報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷1.報(bào)銷憑證要求：會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供合法、有效的報(bào)銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。報(bào)銷憑證應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。2.報(bào)銷流程：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證，按照財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷流程應(yīng)嚴(yán)格按照單位財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。3.經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督：?jiǎn)挝回?cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督和管理，定期對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。會(huì)議保密管理保密范圍1.會(huì)議文件保密：會(huì)議期間涉及的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播。2.會(huì)議內(nèi)容保密：會(huì)議討論的內(nèi)容、決策事項(xiàng)等應(yīng)嚴(yán)格保密，參會(huì)人員不得泄露給無關(guān)人員。3.會(huì)議場(chǎng)所保密：會(huì)議場(chǎng)所應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。保密措施1.文件管理：會(huì)議文件應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格登記和借閱手續(xù)。文件傳閱應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.人員管理：參會(huì)人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。會(huì)議期間，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參會(huì)人員的保密教育，提高保密意識(shí)。3.技術(shù)防范：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)會(huì)議評(píng)估1.評(píng)估內(nèi)容：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議組織、議程安排、參會(huì)人員表現(xiàn)、會(huì)議決議落實(shí)情況等。2.評(píng)估方式：會(huì)議評(píng)估可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談、書面反饋等方式進(jìn)行。評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主辦部門。3.評(píng)估報(bào)告：會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，撰寫會(huì)議評(píng)估報(bào)告。評(píng)估報(bào)告應(yīng)分析會(huì)議存在的問題和不足，提出改進(jìn)建議和措施。改進(jìn)措施1.問題整改：會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議評(píng)估報(bào)告，對(duì)會(huì)議存在的問題進(jìn)行認(rèn)真整改。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保整改工作落實(shí)到位。2.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)