會(huì)議規(guī)模管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議規(guī)模的管理，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，合理利用公司資源，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：會(huì)議規(guī)模應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和實(shí)際需求進(jìn)行合理確定，避免不必要的參會(huì)人員，確保會(huì)議能夠高效地達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。2.分級(jí)管理原則：按照會(huì)議的重要性和涉及范圍，實(shí)行分級(jí)管理，明確不同層級(jí)會(huì)議的參會(huì)人員范圍和審批流程。3.合規(guī)性原則：會(huì)議規(guī)模管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度要求。二、會(huì)議規(guī)模的分類(lèi)與界定（一）大型會(huì)議1.定義：參會(huì)人數(shù)超過(guò)[X]人的會(huì)議，通常涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、全體員工動(dòng)員等重要事項(xiàng)。2.適用場(chǎng)景：如公司年度總結(jié)大會(huì)、戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)、大型項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)等。（二）中型會(huì)議1.定義：參會(huì)人數(shù)在[X]人至[X]人之間的會(huì)議，主要用于部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)、重要業(yè)務(wù)匯報(bào)、階段性工作部署等。2.適用場(chǎng)景：如季度工作會(huì)議、部門(mén)聯(lián)合研討會(huì)、業(yè)務(wù)板塊推進(jìn)會(huì)等。（三）小型會(huì)議1.定義：參會(huì)人數(shù)少于[X]人的會(huì)議，一般用于團(tuán)隊(duì)內(nèi)部討論、專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)題研究、工作安排落實(shí)等。2.適用場(chǎng)景：如項(xiàng)目小組會(huì)議、科室工作會(huì)議、一對(duì)一溝通會(huì)議等。三、會(huì)議規(guī)模的確定流程（一）會(huì)議發(fā)起1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)或個(gè)人應(yīng)提前填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議的主題、目的、內(nèi)容、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人員范圍等信息。2.根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和重要程度，明確會(huì)議規(guī)模的初步建議，即大型、中型或小型會(huì)議。（二）規(guī)模評(píng)估與審批1.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議審批部門(mén)收到《會(huì)議申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需求，對(duì)會(huì)議規(guī)模建議進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括但不限于：會(huì)議是否必須召開(kāi)，參會(huì)人員是否都與會(huì)議主題直接相關(guān)，是否存在可替代參會(huì)人員的情況等。3.對(duì)于大型會(huì)議，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；中型會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批；小型會(huì)議由會(huì)議發(fā)起人的直接上級(jí)審批。4.審批通過(guò)后，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照確定的會(huì)議規(guī)模組織會(huì)議。如因特殊情況需要調(diào)整會(huì)議規(guī)模，需重新提交《會(huì)議申請(qǐng)表》并說(shuō)明原因，再次履行審批手續(xù)。四、參會(huì)人員的確定（一）與會(huì)議主題直接相關(guān)人員1.根據(jù)會(huì)議的目的和內(nèi)容，明確必須參會(huì)的人員范圍。例如，工作例會(huì)應(yīng)包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干；專(zhuān)題會(huì)議應(yīng)涵蓋涉及該專(zhuān)題的所有部門(mén)代表等。2.確保參會(huì)人員具備與會(huì)議主題相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)或決策權(quán)，能夠在會(huì)議中有效參與討論、提供意見(jiàn)和做出決策。（二）相關(guān)支持人員1.根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需求，確定是否需要邀請(qǐng)相關(guān)支持人員參會(huì)。如會(huì)議涉及技術(shù)演示，應(yīng)邀請(qǐng)技術(shù)人員；涉及文件起草或記錄，應(yīng)安排秘書(shū)或記錄員等。2.支持人員的數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制，以滿足會(huì)議正常進(jìn)行為限，避免不必要的人員參與導(dǎo)致會(huì)議規(guī)模擴(kuò)大。（三）避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)參會(huì)人員名單，杜絕與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的人員參會(huì)。對(duì)于確有必要列席會(huì)議的人員，需在《會(huì)議申請(qǐng)表》中詳細(xì)說(shuō)明原因，并經(jīng)審批同意。2.在會(huì)議組織過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有無(wú)關(guān)人員擅自參會(huì)，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)勸離，確保會(huì)議規(guī)模符合規(guī)定。五、會(huì)議場(chǎng)地的選擇與安排（一）場(chǎng)地選擇原則1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。大型會(huì)議應(yīng)選擇能夠容納相應(yīng)人數(shù)且具備良好音響、投影等設(shè)備設(shè)施的會(huì)議室或禮堂；中型會(huì)議可選擇公司內(nèi)部較大的會(huì)議室；小型會(huì)議則可在部門(mén)辦公室或小型會(huì)議室舉行。2.考慮場(chǎng)地的交通便利性、周邊環(huán)境以及配套服務(wù)設(shè)施等因素，確保參會(huì)人員能夠方便快捷地到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，并且在會(huì)議期間能夠獲得良好的服務(wù)體驗(yàn)。（二）場(chǎng)地預(yù)訂與協(xié)調(diào)1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)審批確定的會(huì)議規(guī)模，提前預(yù)訂合適的會(huì)議場(chǎng)地。預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議的具體時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)等信息，并與場(chǎng)地管理部門(mén)簽訂場(chǎng)地使用協(xié)議。2.在會(huì)議前，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)與場(chǎng)地管理部門(mén)進(jìn)行充分協(xié)調(diào)，確保場(chǎng)地的設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，桌椅擺放符合會(huì)議要求，茶歇、餐飲等服務(wù)準(zhǔn)備就緒。如遇特殊情況需要調(diào)整場(chǎng)地，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通并重新安排。六、會(huì)議成本控制（一）費(fèi)用預(yù)算編制1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和實(shí)際需求，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、交通費(fèi)用等。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對(duì)于大型會(huì)議，需進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算評(píng)估，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。（二）成本控制措施1.在會(huì)議組織過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。如合理安排會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，避免因會(huì)議拖延導(dǎo)致額外的場(chǎng)地租賃和餐飲費(fèi)用增加；優(yōu)化資料印刷數(shù)量，避免不必要的資料浪費(fèi)等。2.對(duì)于會(huì)議設(shè)備的租賃，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的設(shè)備供應(yīng)商，通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)等方式降低設(shè)備租賃成本。同時(shí)，加強(qiáng)設(shè)備的使用管理，確保設(shè)備的正常使用，減少因設(shè)備損壞導(dǎo)致的維修費(fèi)用支出。3.會(huì)議餐飲應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)合理安排，避免過(guò)度鋪張?？梢赃x擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的餐飲套餐或自助餐形式，同時(shí)注意食品的質(zhì)量和安全。七、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議通知1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前[X]個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等信息。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種通知方式，如郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。同時(shí)，在會(huì)議通知中應(yīng)明確會(huì)議規(guī)模及參會(huì)人員范圍，提醒參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。（二）會(huì)議簽到1.在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)簽到。2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息，以便于會(huì)議組織和后續(xù)統(tǒng)計(jì)。對(duì)于未按時(shí)簽到的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并了解原因。（三）會(huì)議秩序維護(hù)1.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，并在會(huì)議期間維護(hù)好會(huì)議秩序。2.提醒參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免在會(huì)議期間出現(xiàn)手機(jī)鈴聲干擾會(huì)議進(jìn)行的情況。對(duì)于在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳等影響會(huì)議秩序的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止。（四）會(huì)議記錄與紀(jì)要1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和重要程度，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、工作安排等信息。2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等，確保會(huì)議精神能夠得到有效傳達(dá)和落實(shí)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議規(guī)模管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括會(huì)議申請(qǐng)表的填寫(xiě)與審批情況、參會(huì)人員范圍的確定、會(huì)議場(chǎng)地的安排、會(huì)議成本控制等方面。2.對(duì)于違反會(huì)議規(guī)模管理辦法的行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核措施1.將會(huì)議規(guī)模管理納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格按照管理辦法組織會(huì)議，會(huì)議規(guī)模合理、高效的部門(mén)和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反管理辦法，導(dǎo)致會(huì)議規(guī)模失控、資源浪費(fèi)的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的扣分或處罰。2.考核