保密銷毀管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保密信息的安全管理，規(guī)范保密資料的銷毀流程，防止公司機密信息泄露，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及保密信息的各類文件、資料、數(shù)據(jù)存儲介質等的銷毀管理。包括但不限于財務報表、客戶信息、技術文檔、商業(yè)秘密等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保保密銷毀活動合法、合規(guī)進行。2.安全保密原則：在銷毀過程中，采取必要措施確保保密信息不被泄露，保障公司信息安全。3.可追溯原則：對銷毀過程進行詳細記錄，以便在需要時能夠追溯和查詢。二、保密銷毀范圍界定（一）需銷毀的保密信息類別1.過期文件：超過規(guī)定保存期限的各類文件，如合同、報告、會議紀要等。2.廢棄資料：不再使用或已無保留價值的資料，包括紙質和電子形式。3.離職員工資料：員工離職后，其個人在公司工作期間涉及的保密資料。4.項目結束后剩余資料：項目完成后，不再需要的相關技術文檔、數(shù)據(jù)等。（二）免于銷毀的保密信息情況1.依法需長期保存的檔案：按照國家法律法規(guī)要求必須長期保存的文件，如稅務檔案、工商登記資料等。2.經公司特定審批程序同意留存的資料：經公司高層領導或相關部門批準，因特殊原因需要繼續(xù)留存的保密信息。三、保密銷毀流程（一）銷毀申請1.申請部門填寫申請表：各部門在確定需要銷毀保密信息時，應填寫《保密信息銷毀申請表》，詳細注明銷毀信息的名稱、數(shù)量、存儲介質類型、產生時間、銷毀原因等。2.部門負責人審核：部門負責人對申請表進行審核，確認信息確實需要銷毀，并簽字批準。3.提交申請表至保密管理部門：將審核通過的申請表提交至公司保密管理部門。（二）保密審查1.保密管理部門審查：保密管理部門收到申請表后，對申請銷毀的信息進行保密審查，確認其是否屬于保密信息范疇，以及是否符合銷毀條件。2.必要時征求相關部門意見：對于涉及多個部門的保密信息，保密管理部門可征求相關部門意見，確保銷毀決定的準確性和全面性。3.審查通過后進行編號登記：經審查通過的申請表，由保密管理部門進行編號登記，建立銷毀檔案。（三）銷毀方式選擇1.確定銷毀方式：根據(jù)保密信息的性質、數(shù)量、存儲介質等因素，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.選擇專業(yè)銷毀服務機構：對于需要委托外部機構進行銷毀的情況，應選擇具有資質、信譽良好的專業(yè)銷毀服務機構。在選擇時，需對其進行嚴格考察，包括查看其營業(yè)執(zhí)照、保密資質、銷毀設備及流程等。3.簽訂銷毀服務合同：與選定的銷毀服務機構簽訂詳細的銷毀服務合同，明確雙方的權利和義務，特別是保密責任和違約責任。（四）實施銷毀1.現(xiàn)場監(jiān)督銷毀：對于重要的保密信息銷毀，公司應安排專人前往銷毀服務機構現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀過程符合要求。監(jiān)督人員應記錄銷毀的具體時間、地點、方式、操作人員等信息。2.電子數(shù)據(jù)擦除：對于電子存儲介質中的保密信息，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。擦除過程應進行記錄，并由監(jiān)督人員簽字確認。3.紙質文件粉碎：紙質文件應采用專業(yè)的粉碎設備進行粉碎處理，確保文件內容無法識別和恢復。粉碎后的紙張應達到一定的粉碎程度標準。（五）銷毀記錄1.填寫銷毀記錄單：銷毀完成后，銷毀服務機構應填寫《保密信息銷毀記錄單》，詳細記錄銷毀信息的名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時間、操作人員等信息。2.雙方簽字確認：《保密信息銷毀記錄單》應由公司監(jiān)督人員和銷毀服務機構操作人員共同簽字確認，作為銷毀過程的有效憑證。3.歸檔保存銷毀記錄：公司保密管理部門應將《保密信息銷毀申請表》、《保密信息銷毀記錄單》等相關資料進行歸檔保存，保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定。四、保密銷毀責任分工（一）申請部門責任1.準確識別需銷毀信息：負責對本部門產生的保密信息進行準確識別，判斷其是否需要銷毀，并及時提出銷毀申請。2.配合審查與監(jiān)督：配合公司保密管理部門的審查工作，提供必要的信息和資料。在銷毀過程中，如有需要，應配合現(xiàn)場監(jiān)督等工作。（二）保密管理部門責任1.審查與統(tǒng)籌：負責對各部門提交的銷毀申請進行保密審查，統(tǒng)籌安排保密銷毀工作。2.建立檔案與監(jiān)督：建立保密銷毀檔案，對銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。3.培訓與指導：對公司員工進行保密銷毀相關知識的培訓和指導，提高員工的保密意識和操作規(guī)范。（三）銷毀服務機構責任1.專業(yè)銷毀操作：按照合同約定和相關標準，采用專業(yè)的設備和技術進行保密信息銷毀操作。2.保密與記錄：對公司提供的保密信息嚴格保密，不得泄露給任何第三方。同時，做好銷毀記錄工作，確保記錄真實、準確、完整。五、保密銷毀監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督機制1.定期檢查銷毀檔案：公司保密管理部門應定期對保密銷毀檔案進行檢查，核實銷毀記錄的完整性和準確性。2.不定期抽查銷毀過程：不定期對保密信息銷毀現(xiàn)場進行抽查，檢查銷毀方式是否符合要求，操作人員是否規(guī)范操作等。（二）外部審計與監(jiān)督1.接受外部審計：積極配合外部審計機構對公司保密銷毀工作的審計，提供相關資料和信息。2.關注行業(yè)監(jiān)管動態(tài)：及時了解行業(yè)監(jiān)管部門對保密銷毀工作的要求和動態(tài)，確保公司銷毀管理工作符合最新規(guī)定。（三）違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的報告：對于在保密銷毀監(jiān)督與檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檢查人員應及時報告公司保密管理部門。2.違規(guī)行為的調查與處理：保密管理部門對違規(guī)行為進行調查核實，根據(jù)情節(jié)輕重，對相關責任人給予警告、罰款、解除勞動合同等處理措施。構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。六、保密銷毀培訓與教育（一）培訓計劃制定1.年度培訓計劃：公司保密管理部門應制定年度保密銷毀培訓計劃，明確培訓對象、培訓內容、培訓時間和培訓方式等。2.培訓內容設計：培訓內容應包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密銷毀流程、操作規(guī)范、案例分析等，確保員工全面了解保密銷毀工作的重要性和要求。（二）培訓實施1.新員工入職培訓：對新入職員工進行保密銷毀基礎知識培訓，使其在入職初期就樹立保密意識。2.定期全員培訓：定期組織全體員工進行保密銷毀培訓，更新員工的知識和技能，強化保密意識。3.專項培訓：針對涉及保密信息較多的部門或崗位，開展專項保密銷毀培訓，提高其專業(yè)操作水平。（三）教育宣傳1.內部宣傳資料制作：制作保密銷毀相關的宣傳資料，如手冊、海報等，在公司內部進行廣泛宣傳，營造良好的保密氛圍。2.案例警示教育：通過分析典型的保密信息泄露案例，對員工進行警示教育，使其深刻認識保密銷毀工作的嚴肅性。七、附則（一）解釋權本辦法