中介檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司中介檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司及所屬各部門在中介業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對中介檔案實行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映中介業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理辦法，制定和完善中介檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)中介檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對中介檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在中介業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，保證檔案的整齊、美觀和安全。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入和維護(hù)工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確、及時和完整。5.按照規(guī)定為檔案利用者提供查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作，確保檔案的合理利用。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中介業(yè)務(wù)活動中簽訂的各類合同、協(xié)議、委托書等文件材料。2.客戶資料，包括客戶基本信息、資質(zhì)證明、信用記錄等。3.業(yè)務(wù)操作記錄，如業(yè)務(wù)洽談記錄、項目評估報告、交易流程記錄等。4.財務(wù)文件，如收費憑證、發(fā)票、賬目報表等。5.與中介業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。6.其他與中介業(yè)務(wù)活動有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照中介業(yè)務(wù)的類別、性質(zhì)和時間順序等進(jìn)行分類，如房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)、金融中介業(yè)務(wù)等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對零散的文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在中介業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的文件材料，應(yīng)及時歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或更正。3.核對無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字接收，并將檔案按照規(guī)定的分類和編號方法進(jìn)行上架保管。（三）保管期限1.中介檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大利益、具有重要歷史價值和法律意義的文件材料，如公司成立以來的重要合同、協(xié)議、章程等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、客戶資料等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括時效性較強、使用頻率較低的文件材料。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱。2.外部單位或個人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管等處理。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的中介檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)需求。4.安全管理：建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的