會(huì)展經(jīng)費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)展經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用行為，提高經(jīng)費(fèi)使用效益，確保會(huì)展活動(dòng)順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類會(huì)展活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的管理，包括但不限于展位費(fèi)、搭建費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、宣傳推廣費(fèi)、人員差旅費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則會(huì)展經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出，確保經(jīng)費(fèi)使用的合理性和可控性。2.勤儉節(jié)約原則在滿足會(huì)展活動(dòng)需求的前提下，充分考慮成本效益，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，降低會(huì)展活動(dòng)成本。3.?？顚Ｓ迷瓌t會(huì)展經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ茫坏门沧魉?，確保經(jīng)費(fèi)用于與會(huì)展活動(dòng)直接相關(guān)的支出。4.合規(guī)合法原則經(jīng)費(fèi)使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度和審批流程，確保經(jīng)費(fèi)使用的合法性和合規(guī)性。二、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.會(huì)展活動(dòng)策劃部門應(yīng)根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)、規(guī)模、內(nèi)容等，詳細(xì)編制會(huì)展經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，明確各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額和預(yù)算依據(jù)。預(yù)算草案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：展位費(fèi)：根據(jù)展會(huì)規(guī)模、展位位置等因素，預(yù)估展位租賃費(fèi)用。搭建費(fèi)：包括展位設(shè)計(jì)、搭建材料、人工等費(fèi)用，根據(jù)展位設(shè)計(jì)方案和搭建要求進(jìn)行估算。展品運(yùn)輸費(fèi)：考慮展品數(shù)量、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸方式等，計(jì)算展品運(yùn)輸所需費(fèi)用。宣傳推廣費(fèi)：如制作宣傳資料、廣告投放、舉辦新聞發(fā)布會(huì)等費(fèi)用，根據(jù)宣傳推廣計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算。人員差旅費(fèi)：包括參展人員的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用，按照出差標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)計(jì)人數(shù)進(jìn)行核算。餐飲住宿費(fèi)：展會(huì)期間的餐飲和住宿安排，根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算費(fèi)用。其他費(fèi)用：如設(shè)備租賃、水電費(fèi)、通訊費(fèi)等與會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的其他支出。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)展活動(dòng)策劃部門提交的預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和年度預(yù)算安排，提出審核意見。審核內(nèi)容主要包括預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、完整性以及與公司戰(zhàn)略目標(biāo)的契合度等。3.審批流程預(yù)算草案經(jīng)會(huì)展活動(dòng)策劃部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體規(guī)劃和資源狀況，對(duì)預(yù)算進(jìn)行最終審批。審批通過后的預(yù)算作為會(huì)展活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出的依據(jù)。（二）預(yù)算調(diào)整1.在會(huì)展活動(dòng)實(shí)施過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，會(huì)展活動(dòng)策劃部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額以及對(duì)會(huì)展活動(dòng)的影響。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)會(huì)展活動(dòng)策劃部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)審批，不得擅自調(diào)整預(yù)算。3.預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性和可控性原則，確保調(diào)整后的預(yù)算仍在公司可承受范圍內(nèi)，并能保證會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行。三、經(jīng)費(fèi)支出管理（一）支出審批1.會(huì)展經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，所有支出必須取得合法有效的票據(jù)，并注明用途、金額、日期等信息。2.一般費(fèi)用支出審批流程：費(fèi)用報(bào)銷人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)票據(jù)和審批文件，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽署審核意見后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)票據(jù)的合法性、合規(guī)性以及費(fèi)用金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后費(fèi)用報(bào)銷人方可到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。3.重大費(fèi)用支出審批流程：對(duì)于金額較大的會(huì)展經(jīng)費(fèi)支出（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），除按照上述一般費(fèi)用支出審批流程外，還需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。（二）支出標(biāo)準(zhǔn)1.展位費(fèi)根據(jù)展會(huì)的性質(zhì)、規(guī)模、知名度以及展位位置等因素，合理確定展位費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。在選擇展位時(shí)，應(yīng)綜合考慮性價(jià)比，避免盲目追求高規(guī)格展位而造成不必要的浪費(fèi)。2.搭建費(fèi)搭建方案應(yīng)在滿足會(huì)展活動(dòng)展示需求的前提下，盡量簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)，降低搭建成本。搭建費(fèi)用應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際工作量進(jìn)行控制，確保費(fèi)用合理。3.展品運(yùn)輸費(fèi)根據(jù)展品的數(shù)量、體積、重量以及運(yùn)輸距離等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，合理控制運(yùn)輸費(fèi)用。對(duì)于貴重展品或易碎展品，應(yīng)采取必要的保險(xiǎn)措施，確保展品安全運(yùn)輸。4.宣傳推廣費(fèi)宣傳推廣活動(dòng)應(yīng)根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)受眾和宣傳重點(diǎn)，制定合理的宣傳推廣方案，選擇有效的宣傳渠道和宣傳方式。宣傳推廣費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保投入產(chǎn)出比合理。5.人員差旅費(fèi)參展人員的差旅費(fèi)應(yīng)按照公司相關(guān)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)格控制出差人數(shù)、出差天數(shù)和出差費(fèi)用。出差人員應(yīng)提供真實(shí)有效的出差審批文件和差旅費(fèi)報(bào)銷憑證，確保差旅費(fèi)支出合規(guī)。6.餐飲住宿費(fèi)展會(huì)期間的餐飲和住宿安排應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)合理的原則進(jìn)行，避免超標(biāo)準(zhǔn)安排。餐飲費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，住宿費(fèi)用應(yīng)選擇性價(jià)比高的酒店或住宿場(chǎng)所。（三）支出核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和公司會(huì)計(jì)核算辦法，對(duì)會(huì)展經(jīng)費(fèi)進(jìn)行單獨(dú)核算，準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的明細(xì)情況。2.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制會(huì)展經(jīng)費(fèi)支出報(bào)表，向會(huì)展活動(dòng)策劃部門和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)經(jīng)費(fèi)使用情況，包括預(yù)算執(zhí)行情況、支出明細(xì)、費(fèi)用分析等，為公司決策提供依據(jù)。四、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證1.所有會(huì)展經(jīng)費(fèi)支出必須取得合法有效的報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、車票、機(jī)票、住宿發(fā)票等。報(bào)銷憑證應(yīng)注明單位名稱、日期、內(nèi)容、金額等信息，并加蓋開具單位的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.對(duì)于無法取得發(fā)票的支出，如小額零星支出等，應(yīng)取得對(duì)方開具的收據(jù)，并注明支出事由、金額、對(duì)方聯(lián)系方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，方可作為報(bào)銷憑證。（二）報(bào)銷流程1.費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)在會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理報(bào)銷憑證，按照公司規(guī)定的格式填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)審批文件。2.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的費(fèi)用報(bào)銷單由費(fèi)用報(bào)銷人提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和審批結(jié)果，及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）報(bào)銷時(shí)間為確保財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)在會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)。特殊情況需要延期報(bào)銷的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意。五、經(jīng)費(fèi)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)展經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查經(jīng)費(fèi)支出是否符合預(yù)算安排、審批流程是否合規(guī)、報(bào)銷憑證是否真實(shí)有效等。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供會(huì)展經(jīng)費(fèi)使用情況的資料和信息。2.對(duì)于政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等組織的檢查和審計(jì)，公司應(yīng)高度重視，認(rèn)真對(duì)待檢查和審計(jì)中提出的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.凡違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，視為違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自調(diào)整預(yù)算或超預(yù)算支出的。虛報(bào)、冒領(lǐng)、騙取會(huì)展經(jīng)費(fèi)的。擅自改變經(jīng)費(fèi)用途，挪作他用的。違反經(jīng)費(fèi)支出審批流程，未經(jīng)審批擅自報(bào)銷費(fèi)用的。其他違反本辦法規(guī)定的行為。2.對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重和造成的損失大小，認(rèn)定相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的責(zé)任人，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理，并要求其退還違規(guī)所得。2.對(duì)于違規(guī)行為情節(jié)