會展委托管理辦法總則目的為規(guī)范本公司/組織會展委托管理行為，提高會展活動的質量和效益，保障委托雙方的合法權益，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織委托其他單位或個人承辦會展活動的相關管理事宜?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：會展委托管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保活動合法、合規(guī)開展。2.誠實守信原則：委托方與受托方應誠實守信，履行各自的義務，不得隱瞞或欺詐對方。3.質量第一原則：以保障會展活動質量為核心，確?；顒舆_到預期效果，滿足各方需求。4.風險可控原則：對會展委托管理過程中的各類風險進行有效識別、評估和控制，確?；顒禹樌M行。委托方職責委托事項明確1.委托方應清晰、準確地向受托方說明會展活動的目標、內容、要求、時間、地點、預算等關鍵信息，形成詳細的委托任務書。2.委托任務書應經雙方簽字確認，作為委托管理的依據。資質審查1.在選擇受托方時，委托方應審查其資質條件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、經營范圍、專業(yè)能力、業(yè)績情況、信譽狀況等。2.對于涉及特定行業(yè)資質要求的會展活動，受托方必須具備相應的資質證書。監(jiān)督與協(xié)調1.委托方有權對受托方的會展活動籌備及實施過程進行監(jiān)督檢查，提出意見和建議。2.協(xié)調解決會展活動中涉及的內外部關系問題，為受托方提供必要的支持和協(xié)助。費用支付1.按照委托合同約定的方式和時間，及時、足額向受托方支付會展活動相關費用。2.對費用支付情況進行審核和記錄，確保費用使用合理、合規(guī)。受托方職責接受委托1.認真閱讀委托任務書，明確委托事項和要求，評估自身能力和條件，決定是否接受委托。2.如接受委托，應與委托方簽訂書面委托合同，明確雙方的權利和義務。方案制定1.根據委托任務書，制定詳細的會展活動實施方案，包括活動策劃、組織安排、宣傳推廣、安全保障等內容。2.實施方案應經委托方審核同意后實施。組織實施1.按照實施方案精心組織會展活動，確?；顒痈黜棴h(huán)節(jié)順利進行。2.負責活動現(xiàn)場的布置、設備設施的搭建與調試、人員的調配與管理等工作。3.嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保活動安全、有序開展。信息溝通1.定期向委托方匯報會展活動進展情況，及時反饋活動中出現(xiàn)的問題和解決方案。2.保持與委托方及其他相關方的密切溝通，確保信息傳遞準確、及時。費用管理1.按照委托合同約定，合理使用委托方支付的費用，確保費用支出與活動內容相符。2.定期向委托方提供費用使用明細報告，接受委托方的審核。資料歸檔1.負責會展活動相關資料的收集、整理和歸檔工作，包括活動策劃方案、宣傳資料、合同協(xié)議、照片視頻等。2.活動結束后，將完整的資料檔案移交給委托方。委托合同管理合同簽訂1.委托方與受托方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂書面委托合同。2.合同應明確委托事項、雙方權利義務、費用及支付方式、違約責任、保密條款、爭議解決方式等主要內容。合同履行1.雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保會展活動順利進行。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更或解除合同的情況，應按照合同約定的程序進行，并簽訂書面協(xié)議。合同變更與解除1.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行的，雙方應協(xié)商變更或解除合同。2.一方提出變更或解除合同的，應提前通知對方，并經對方同意后簽訂書面協(xié)議。合同糾紛處理1.如雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，應首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟途徑解決。會展活動策劃與組織策劃要求1.會展活動策劃應緊密圍繞委托方的目標和要求，具有創(chuàng)新性、可行性和吸引力。2.策劃方案應包括活動主題、內容安排、時間進度、場地布置、宣傳推廣、配套活動等詳細內容。組織實施1.按照策劃方案精心組織會展活動，確?；顒恿鞒添槙?、環(huán)節(jié)緊湊。2.合理安排人員分工，明確各崗位職責，確保各項工作落實到位。3.加強活動現(xiàn)場的管理，維護秩序，確?；顒影踩⒂行蜻M行。活動宣傳1.制定有效的宣傳推廣方案，通過多種渠道進行宣傳，提高活動的知名度和影響力。2.宣傳內容應真實、準確、合法，不得進行虛假宣傳或誤導消費者。配套活動1.根據會展活動的主題和內容，合理安排配套活動，豐富活動形式和內容。2.配套活動應與主體活動相協(xié)調，確保活動整體效果。會展活動安全管理安全責任1.委托方與受托方應共同承擔會展活動的安全管理責任，制定安全管理制度和應急預案。2.明確各方在安全管理方面的職責，確保安全責任落實到人。安全措施1.活動現(xiàn)場應設置明顯的安全警示標識，配備必要的安全設施和設備。2.加強對活動現(xiàn)場人員的安全培訓和教育，提高安全意識和應急處置能力。3.做好活動現(xiàn)場的消防安全、治安保衛(wèi)、食品安全等工作，確保活動安全。應急預案1.制定完善的會展活動應急預案，包括火災、地震、突發(fā)公共事件等各類緊急情況的應對措施。2.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，及時進行修訂和完善。會展活動質量管理質量目標1.明確會展活動的質量目標，包括活動效果、服務質量、客戶滿意度等方面的要求。2.質量目標應具體、可衡量、可實現(xiàn)，并與委托方的期望相一致。質量控制1.建立會展活動質量控制體系，對活動策劃、組織實施、現(xiàn)場管理等各個環(huán)節(jié)進行質量監(jiān)控。2.定期對活動質量進行評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。客戶反饋1.收集客戶對會展活動的反饋意見，了解客戶需求和滿意度。2.根據客戶反饋，及時改進活動質量，提高客戶滿意度。會展活動費用管理費用預算1.委托方應根據會展活動的規(guī)模、內容、要求等因素，合理編制費用預算。2.費用預算應包括活動策劃、場地租賃、設備搭建、宣傳推廣、人員薪酬、餐飲住宿、交通等各項費用。費用支付1.委托方應按照委托合同約定的方式和時間，向受托方支付會展活動相關費用。2.受托方應提供合法有效的發(fā)票或憑證，作為費用支付的依據。費用核算與審計1.受托方應定期對會展活動費用進行核算，確保費用支出合理、合規(guī)。2.委托方有權對受托方的費用使用情況進行審計，受托方應積極配合。會展活動知識產權管理知識產權歸屬1.明確會展活動中涉及的知識產權歸屬，包括商標、專利、著作權、商業(yè)秘密等。2.委托方與受托方應在委托合同中約定知識產權的歸屬和使用方式。知識產權保護1.加強對會展活動知識產權的保護，采取必要的措施防止知識產權泄露或侵權行為的發(fā)生。2.如發(fā)現(xiàn)知識產權侵權行為，應及時采取法律措施進行維權。會展活動資料管理資料收集1.受托方應負責會展活動相關資料的收集工作，包括活動策劃方案、宣傳資料、嘉賓名單、合同協(xié)議、照片視頻等。2.資料收集應及時、全面、準確，確保資料的完整性和真實性。資料整理與歸檔1.對收集到的資料進行分類整理，建立清晰的檔案目錄。2.按照檔案管