商務(wù)結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商務(wù)結(jié)算管理，規(guī)范商務(wù)結(jié)算流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有商務(wù)活動(dòng)中的款項(xiàng)結(jié)算，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、服務(wù)業(yè)務(wù)等涉及資金收付的各類商務(wù)交易。（三）基本原則1.合法性原則：商務(wù)結(jié)算活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏，保證結(jié)算結(jié)果的可靠性。3.及時(shí)性原則：按照合同約定或業(yè)務(wù)流程要求，及時(shí)辦理商務(wù)結(jié)算手續(xù)，不得拖延，確保資金及時(shí)收付。4.安全性原則：采取有效措施保障結(jié)算資金的安全，防止資金被盜用、挪用或遭受其他損失。5.清晰性原則：結(jié)算流程和相關(guān)文件應(yīng)清晰明了，便于參與結(jié)算的各方理解和操作，減少誤解和糾紛。二、結(jié)算流程管理（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.商務(wù)部門在簽訂商務(wù)合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款中的結(jié)算條款，包括結(jié)算方式、結(jié)算周期、付款條件、發(fā)票開具要求等，確保結(jié)算條款明確、合理、合法，并符合公司利益。2.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)按照合同約定及時(shí)記錄業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，收集與結(jié)算相關(guān)的各類憑證，如訂單、發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對賬單等，為結(jié)算提供準(zhǔn)確依據(jù)。（二）結(jié)算申請1.業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際業(yè)務(wù)情況，填寫《商務(wù)結(jié)算申請表》，詳細(xì)說明結(jié)算事項(xiàng)，包括合同編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、結(jié)算金額、結(jié)算方式、收款/付款方信息等。2.將填寫完整的《商務(wù)結(jié)算申請表》及相關(guān)結(jié)算憑證一并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請后，應(yīng)安排專人對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括：結(jié)算金額是否與合同約定一致，結(jié)算憑證是否齊全、真實(shí)、有效，結(jié)算方式是否符合合同要求，收款/付款方信息是否準(zhǔn)確無誤等。3.如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息，直至審核通過。（四）審批流程1.根據(jù)公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，結(jié)算申請需經(jīng)過相應(yīng)層級的審批。2.一般情況下，結(jié)算金額較小的申請由部門負(fù)責(zé)人審批；結(jié)算金額較大的申請需經(jīng)過財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)甚至總經(jīng)理審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，簽署審批意見，對結(jié)算的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。（五）結(jié)算執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的結(jié)算申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照結(jié)算方式和審批意見及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。2.對于收款業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額到賬。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式收款，應(yīng)核對收款賬戶信息，確保資金準(zhǔn)確無誤地轉(zhuǎn)入公司指定賬戶；如采用票據(jù)結(jié)算，應(yīng)及時(shí)辦理票據(jù)背書、貼現(xiàn)等手續(xù)，確保資金安全和及時(shí)回籠。3.對于付款業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和審批意見，按時(shí)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款前應(yīng)再次核對付款金額、付款方式、收款方信息等，確保付款準(zhǔn)確無誤。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)通過公司網(wǎng)銀系統(tǒng)或其他安全支付渠道進(jìn)行操作；如采用票據(jù)結(jié)算，應(yīng)確保票據(jù)的真實(shí)性和有效性，并按照規(guī)定進(jìn)行交付。（六）結(jié)算記錄與存檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的商務(wù)結(jié)算臺賬，詳細(xì)記錄每一筆結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，包括結(jié)算日期、合同編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、結(jié)算金額、結(jié)算方式、收款/付款方信息、審批情況等，以便于查詢和核對。2.結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將結(jié)算申請、審批文件、結(jié)算憑證等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存，以備后續(xù)審計(jì)、查詢等需要。存檔期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。三、結(jié)算方式管理（一）現(xiàn)金結(jié)算1.一般情況下，公司應(yīng)盡量減少現(xiàn)金結(jié)算方式的使用。如因特殊情況確需采用現(xiàn)金結(jié)算，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，并說明原因和金額范圍。2.現(xiàn)金結(jié)算必須嚴(yán)格遵守國家現(xiàn)金管理規(guī)定，確保現(xiàn)金收付安全?，F(xiàn)金收付應(yīng)在公司指定的安全場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)辦理，并嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金收付手續(xù)，做到日清月結(jié)。3.收取現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)開具收款收據(jù)，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。收款收據(jù)應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、客戶聯(lián)和記賬聯(lián)，確保各聯(lián)次內(nèi)容一致、字跡清晰。4.支付現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)取得對方開具的合法有效的收款憑證，并由收款人簽字確認(rèn)。支付現(xiàn)金后，應(yīng)在收款憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算是公司商務(wù)結(jié)算的主要方式之一。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同中明確約定銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式，并提供準(zhǔn)確的收款/付款銀行賬戶信息。2.辦理銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過公司網(wǎng)銀系統(tǒng)或其他安全支付渠道進(jìn)行操作，確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤。轉(zhuǎn)賬前應(yīng)再次核對收款/付款方賬戶信息、金額等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致資金損失。3.對于大額轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行雙人操作或?qū)嵭惺跈?quán)審批制度，確保資金支付安全。（三）票據(jù)結(jié)算1.票據(jù)結(jié)算包括支票、匯票、本票等。公司在使用票據(jù)結(jié)算時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守票據(jù)法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.收到票據(jù)時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)審核票據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性，包括票據(jù)號碼、出票日期、收款人名稱、金額、出票人簽章等。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)與出票方聯(lián)系，要求其更換或處理。3.開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫票據(jù)內(nèi)容，確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。票據(jù)開具后，應(yīng)及時(shí)交付給收款人，并辦理相關(guān)簽收手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管票據(jù)，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對，確保票據(jù)安全。對于即將到期的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)辦理托收或背書轉(zhuǎn)讓等手續(xù)，避免票據(jù)逾期導(dǎo)致資金損失。四、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.公司應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，在商務(wù)結(jié)算過程中及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在結(jié)算申請時(shí)明確發(fā)票開具要求，包括發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、發(fā)票內(nèi)容、開票金額等。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。4.增值稅專用發(fā)票的開具應(yīng)嚴(yán)格遵守增值稅專用發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)內(nèi)容一致，字跡清晰，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票開具后，應(yīng)及時(shí)交付給客戶，并辦理簽收手續(xù)。（二）發(fā)票取得1.在采購業(yè)務(wù)或接受服務(wù)過程中，公司應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)開具合法有效的發(fā)票。2.業(yè)務(wù)部門在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、有效性和完整性，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。3.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或重新開具發(fā)票。審核無誤的發(fā)票應(yīng)及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）發(fā)票保管與歸檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺賬，記錄發(fā)票的取得、開具、使用、作廢、紅沖等情況，確保發(fā)票管理規(guī)范有序。2.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限不得少于五年。期滿后，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。3.已開具的發(fā)票記賬聯(lián)應(yīng)作為記賬憑證的附件，與其他會(huì)計(jì)憑證一并整理歸檔，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。五、應(yīng)收賬款管理（一）應(yīng)收賬款的確認(rèn)與記錄1.業(yè)務(wù)部門在銷售業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)與客戶核對往來賬目，確認(rèn)應(yīng)收賬款的金額、賬期等信息，并將相關(guān)情況告知財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，對應(yīng)收賬款進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立應(yīng)收賬款明細(xì)賬，準(zhǔn)確反映每一筆應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回及余額情況。（二）應(yīng)收賬款的催收1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，及時(shí)掌握應(yīng)收賬款的逾期情況。對于逾期應(yīng)收賬款，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催收。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，根據(jù)客戶的信用狀況和逾期時(shí)間，采取適當(dāng)?shù)拇呤沾胧?。催收方式包括電話催收、郵件催收、上門催收等。3.在催收過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)保持與客戶的良好溝通，了解客戶的付款困難和原因，積極協(xié)商解決方案，爭取盡快收回款項(xiàng)。對于長期拖欠款項(xiàng)的客戶，應(yīng)及時(shí)采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。（三）應(yīng)收賬款的壞賬處理1.對于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如客戶破產(chǎn)清算報(bào)告、法院判決書、債務(wù)重組協(xié)議等，并填寫《壞賬核銷申請表》，提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到《壞賬核銷申請表》后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定進(jìn)行審核。經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可進(jìn)行壞賬核銷賬務(wù)處理。3.已核銷的壞賬應(yīng)實(shí)行賬銷案存管理，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)繼續(xù)關(guān)注客戶的經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況，如發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)應(yīng)收賬款的催收工作，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。六、應(yīng)付賬款管理（一）應(yīng)付賬款的確認(rèn)與記錄1.業(yè)務(wù)部門在收到供應(yīng)商的貨物或服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)核對驗(yàn)收情況，并將相關(guān)信息告知財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，對應(yīng)付賬款進(jìn)行確認(rèn)和記錄，建立應(yīng)付賬款明細(xì)賬，準(zhǔn)確反映每一筆應(yīng)付賬款的發(fā)生、支付及余額情況。（二）應(yīng)付賬款的支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款期限和審批意見，及時(shí)安排應(yīng)付賬款的支付。在支付前，應(yīng)再次核對付款金額、付款方式、收款方信息等，確保付款準(zhǔn)確無誤。2.對于有爭議的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)暫停支付，并及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決爭議后再進(jìn)行支付。（三）應(yīng)付賬款的對賬與清理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，核對雙方往來賬目，確保應(yīng)付賬款金額準(zhǔn)確無誤。對賬結(jié)果應(yīng)形成《對賬函》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后存檔。2.對于長期掛賬的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，查明原因，督促相關(guān)部門及時(shí)處理。如因合同變更、質(zhì)量問題等原因?qū)е聭?yīng)付賬款需要調(diào)整的，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對商務(wù)結(jié)算管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）財(cái)務(wù)自查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對商務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，包括結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算憑證的審核與管理、發(fā)票的開具與取得、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的管理等。2.自查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并形成自查報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)。（三）