合同作廢管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同作廢流程，確保合同管理的合法性、規(guī)范性和嚴肅性，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等）的作廢管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：合同作廢應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保操作合法合規(guī)。2.審慎嚴謹原則：在合同作廢過程中，應進行充分的審查和評估，避免隨意作廢合同給公司帶來損失。3.責任明確原則：明確各部門及人員在合同作廢管理中的職責，確保流程順暢、責任落實。二、合同作廢的情形（一）合同未生效1.合同約定的生效條件未成就，如未滿足雙方簽字蓋章、預付款未到賬等約定條件。2.法律法規(guī)規(guī)定合同需經審批、登記等手續(xù)而未辦理完成，導致合同未生效。（二）合同已履行完畢1.合同雙方按照合同約定全面履行了各自的義務，合同目的已實現。2.經雙方協商一致，確認合同履行完畢且無遺留問題。（三）合同解除1.因不可抗力致使不能實現合同目的。2.在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務。3.當事人一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行。4.當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的。5.法律規(guī)定的其他情形。（四）合同無效1.一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益。2.惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益。3.以合法形式掩蓋非法目的。4.損害社會公共利益。5.違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定。（五）其他情形1.合同主體資格消滅，如公司注銷、自然人死亡等。2.合同標的已滅失。3.經雙方協商一致同意作廢合同。三、合同作廢的流程（一）提出申請1.合同執(zhí)行部門或相關業(yè)務人員在發(fā)現符合合同作廢情形時，應及時填寫《合同作廢申請表》，詳細說明合同作廢的原因、合同基本信息（包括合同編號、簽訂時間、雙方當事人等）。2.將《合同作廢申請表》提交至本部門負責人審核。（二）部門審核1.部門負責人對合同作廢申請進行審核，重點審查申請原因是否合理、是否符合公司利益及相關規(guī)定。2.如審核通過，在《合同作廢申請表》上簽署意見并簽字確認；如審核不通過，應注明原因并退回申請部門，要求其補充或修改相關內容。（三）法務審查1.經部門負責人審核通過的合同作廢申請，流轉至法務部門。2.法務人員依據法律法規(guī)及公司合同管理制度，對合同作廢申請進行法律層面的審查。3.審查內容包括合同作廢的合法性、是否存在法律風險、是否可能引發(fā)糾紛等。4.如法務審查無異議，在《合同作廢申請表》上簽署意見并簽字確認；如發(fā)現存在法律問題或風險，應及時與申請部門溝通，提出法律建議和解決方案，待問題解決后再行審核。（四）財務審查1.法務審查通過后，合同作廢申請流轉至財務部門。2.財務人員對涉及該合同的財務事項進行審查，包括款項收付情況、發(fā)票開具及處理等。3.確認合同作廢不會對公司財務造成不利影響，如不存在未結清的賬款、未處理的稅務問題等。4.在《合同作廢申請表》上簽署意見并簽字確認。（五）審批決策1.《合同作廢申請表》經部門審核、法務審查和財務審查通過后，提交至公司管理層進行審批決策。2.公司管理層根據合同的性質、金額、影響等因素，綜合考慮后做出是否同意合同作廢的決定。3.如審批通過，在《合同作廢申請表》上簽署審批意見并簽字；如審批不通過，應明確原因并退回申請流程，要求相關部門重新審查或調整申請內容。（六）通知對方1.經公司管理層審批同意合同作廢后，由合同執(zhí)行部門負責及時通知合同對方當事人。2.通知方式應采用書面形式，如發(fā)送《合同作廢通知書》，明確告知對方合同作廢的原因、依據及生效時間等信息。3.要求對方在收到通知書后，簽字確認并回傳，以確保對方已知曉合同作廢事宜。（七）存檔備案1.合同執(zhí)行部門負責將《合同作廢申請表》、相關證明材料（如合同原件、解除協議、法律意見書等）、《合同作廢通知書》及對方的回函等資料進行整理歸檔。2.歸檔資料應妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計等需要。四、合同作廢后的處理（一）文件銷毀1.對于已作廢的合同原件及相關附件，應按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，確保文件得到妥善處理，防止信息泄露。（二）款項清理1.財務部門負責對涉及已作廢合同的款項進行清理。2.如存在已支付未收回的款項，應及時與對方溝通協商，辦理退款手續(xù)；如存在未支付的款項，應停止支付，并根據合同作廢情況調整財務賬目。（三）發(fā)票處理1.對于已開具的與作廢合同相關的發(fā)票，如對方尚未入賬，應及時收回發(fā)票并作廢；如對方已入賬，應要求對方開具紅字發(fā)票沖減原發(fā)票金額。2.財務部門應按照稅務法規(guī)要求，妥善處理發(fā)票相關事宜，確保稅務合規(guī)。（四）印章管理1.涉及已作廢合同的印章使用記錄，應進行清理和核對，確保印章使用符合規(guī)定且無潛在風險。2.如合同上加蓋的公司印章需要收回，應按照印章管理制度辦理相關手續(xù)，確保印章安全。五、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對合同作廢管理情況進行審計檢查。2.審計內容包括合同作廢流程的執(zhí)行情況、相關資料的歸檔保存情況、款項及發(fā)票處理的合規(guī)性等。3.對于審計中發(fā)現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.各部門應加強對本部門合同作廢管理工作的日常監(jiān)督，確保流程執(zhí)行到位，責任落實到人。2.公司合同管理部門負責對全公司合同作廢管理情況進行統(tǒng)籌監(jiān)督，定期匯總分析相關數據和情況，及時發(fā)現和解決存在的問題。六、責任追究（一）違規(guī)責任界定1.在合同作廢過程中，如因故意或重大過失導致公司利益受損、違反法律法規(guī)或公司制度的，相關責任人員應承擔相應責任。2.責任認定應根據事實和證據，綜合考慮行為人的主觀過錯程度、造成的后果等因素。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)責任人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，責任人員應承擔相應的賠償責任。3.