會員合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會員合同管理，規(guī)范會員合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司和會員的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與會員簽訂的各類會員合同，包括但不限于線上會員服務(wù)合同、線下會員權(quán)益合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則會員合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性和有效性。2.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，充分保障公司和會員雙方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。3.誠實守信原則公司和會員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防控原則加強會員合同管理，有效防控合同風(fēng)險，確保公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)健運營。二、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和會員特點，負(fù)責(zé)起草會員合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費用標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律合規(guī)的角度對合同文本進(jìn)行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.審核內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等方面。法務(wù)部門應(yīng)提出審核意見，對存在的問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通并修改。3.涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的合同文本，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，充分聽取各部門的意見和建議。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與會員簽訂。簽訂合同時，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人具有合法的簽約資格，合同簽訂手續(xù)完備。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)。三、合同履行管理（一）履行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等。2.合同履行計劃應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，并抄送相關(guān)部門備案。（二）服務(wù)提供1.公司各相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定和履行計劃，及時、全面地向會員提供服務(wù)。服務(wù)過程中應(yīng)注重服務(wù)質(zhì)量，確保會員滿意度。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立會員服務(wù)檔案，記錄會員的基本信息、服務(wù)需求、服務(wù)記錄等，以便跟蹤服務(wù)情況，及時解決會員問題。（三）費用收取1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的費用標(biāo)準(zhǔn)和支付方式，及時、準(zhǔn)確地收取會員費用。2.財務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對會員費用收取情況，確保費用收取的準(zhǔn)確性和完整性。對逾期未支付費用的會員，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催繳。（四）溝通協(xié)調(diào)1.在合同履行過程中，公司各部門之間應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，形成工作合力，共同推進(jìn)合同的順利履行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與會員溝通，了解會員的需求和意見，對會員提出的問題應(yīng)及時反饋并妥善解決。對涉及多個部門的問題，應(yīng)及時組織召開協(xié)調(diào)會議，明確責(zé)任分工，共同研究解決方案。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或會員提出合理需求，需要對合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《會員合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對雙方權(quán)利義務(wù)的影響等。2.《會員合同變更申請表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。（二）變更審核1.法務(wù)部門應(yīng)從法律合規(guī)的角度對合同變更申請進(jìn)行審核，重點審查變更內(nèi)容的合法性、合理性、對公司利益的影響等方面。2.審核通過后，法務(wù)部門應(yīng)出具審核意見，并將《會員合同變更申請表》及審核意見提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）變更簽訂1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的合同變更申請，由業(yè)務(wù)部門與會員就變更事項進(jìn)行協(xié)商，并簽訂《會員合同變更協(xié)議》。2.《會員合同變更協(xié)議》應(yīng)作為原合同的補充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更協(xié)議原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存，并將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿且雙方未續(xù)簽的，合同自動終止。2.合同約定的終止條件成就的，合同終止。3.雙方協(xié)商一致提前解除合同的，合同終止。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同終止。（二）終止通知1.合同即將到期或出現(xiàn)終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前[X]個工作日書面通知會員合同即將終止的事宜，并告知會員辦理相關(guān)手續(xù)的時間和要求。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤K止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知會員，并說明合同終止的原因。（三）終止清算1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定，對會員的權(quán)益進(jìn)行清算。清算內(nèi)容包括會員已享受的服務(wù)、未使用的權(quán)益、已支付的費用等。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的清算結(jié)果，與會員進(jìn)行費用結(jié)算。對多收的費用，應(yīng)及時退還會員；對會員尚未支付的費用，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行催繳。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將會員服務(wù)檔案進(jìn)行整理歸檔，妥善保存相關(guān)資料。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)會員合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料齊全、完整。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更申請表、合同變更協(xié)議、合同終止通知、清算報告、會員服務(wù)檔案等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理、編號裝訂，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、合同編號等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.公司檔案室負(fù)責(zé)會員合同檔案的保管工作，應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全、完整。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，保證檔案存放環(huán)境符合要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱會員合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室。3.涉及公司商業(yè)秘密或會員隱私的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。七、合同監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會員合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性和有效性。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出改進(jìn)建議和意見，督促相關(guān)部門及時整改存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等對會員合同管理情況的監(jiān)督檢查，及時提供有關(guān)資料和信息。2.對于政府部門、行業(yè)協(xié)會等提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實，不斷完善合同管理制度，提高合同管理水平。八、違約責(zé)任（一）公司違約責(zé)任1.公司未按照合同約定履行義務(wù)，給會員造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.公司違反合同約定擅自變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定向會員支付違約金，并賠償會員因此遭受的損失。（二）會員違約責(zé)任1.會員未按照合同約定履行義務(wù)，如未按時支付費用、違反會員章程等，公司有權(quán)要求會員承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于支付違約金、補足費用、解除合同等。2.會員違反合同約定擅自變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定向公司支付違約金，并賠償公司因此遭受的損失。九、爭議解決（一）協(xié)商解決合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠信的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。（二）