合同管理辦法歸檔一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本合同管理辦法歸檔制度。本制度旨在確保公司合同相關(guān)文件資料得到妥善整理、保存和有效利用，為公司的經(jīng)營決策、法律事務處理等提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保合同的簽訂、履行等行為合法有效。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程，對合同涉及的各個環(huán)節(jié)進行全面管理。3.風險防控原則：注重對合同風險的識別、評估和防控，提前采取措施降低風險發(fā)生的可能性及影響程度。4.檔案化管理原則：合同相關(guān)資料應及時歸檔，建立完善的檔案管理制度，便于查閱和追溯。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負責合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.參與重大合同的起草、談判、審核等工作。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行動態(tài)跟蹤和管理。4.組織合同糾紛的處理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施維護公司權(quán)益。5.定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（二）業(yè)務部門業(yè)務部門是合同的具體承辦部門，負責合同的前期調(diào)研、起草、談判、履行等工作。其主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務需要，及時提出簽訂合同的申請。2.負責合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務實際需求和公司利益。3.組織合同談判，與對方就合同條款進行協(xié)商，爭取有利條件。4.嚴格按照合同約定履行義務，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向合同管理部門報告。5.配合合同管理部門做好合同的審核、歸檔等工作。（三）法務部門法務部門負責合同的法律審核工作，為合同管理提供法律支持。其主要職責包括：1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風險。2.參與重大合同的談判，從法律角度提供專業(yè)意見。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律解決方案，維護公司合法權(quán)益。4.開展法律培訓，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。（四）財務部門財務部門負責合同的財務審核工作，監(jiān)督合同款項的收付情況。其主要職責包括：1.對合同涉及的財務條款進行審核，確保財務收支合理、合規(guī)。2.根據(jù)合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，做好財務記錄。3.定期與業(yè)務部門核對合同款項收付情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。4.參與合同糾紛的處理，提供財務方面的支持和建議。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務需求和實際情況，起草合同文本。合同文本應內(nèi)容完整、條款清晰、表述準確，明確雙方的權(quán)利義務、違約責任等關(guān)鍵內(nèi)容。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于涉及專業(yè)術(shù)語的，應進行準確解釋。3.在起草合同過程中，業(yè)務部門應充分考慮可能出現(xiàn)的風險，并提出相應的防范措施。（二）合同審核1.合同起草完成后，應提交相關(guān)部門進行審核。審核流程一般包括業(yè)務部門初審、法務部門法律審核、財務部門財務審核等。2.業(yè)務部門初審主要對合同條款是否符合業(yè)務實際需求、是否存在潛在風險等進行審查。初審通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務部門。3.法務部門重點對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，包括合同主體資格、合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風險等。法務部門應出具書面的法律審核意見，對合同條款提出修改建議。4.財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，如付款方式、結(jié)算周期、費用標準等，確保財務收支合理、合規(guī)。財務部門也應出具書面的財務審核意見。5.合同承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同最終稿符合各方要求。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行，確保合同簽訂的真實性和有效性。2.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本分送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門存檔。同時，應將合同正本妥善保管，以備后續(xù)查閱和履行。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，在簽訂前應報公司管理層審批。管理層應從公司戰(zhàn)略、風險防控、經(jīng)濟效益等方面進行綜合評估，做出決策。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等。2.履行計劃應具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。業(yè)務部門應將履行計劃報合同管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應按照履行計劃，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行動態(tài)監(jiān)控。發(fā)現(xiàn)異常情況時，應及時通知業(yè)務部門，并會同相關(guān)部門采取措施進行處理。3.法務部門應關(guān)注合同履行過程中的法律風險，及時提供法律意見和建議，確保公司行為合法合規(guī)。4.財務部門應根據(jù)合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，并對款項收付情況進行核對和監(jiān)督。（三）變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容及對公司的影響。2.變更申請應按照合同簽訂時的審核流程進行審批，經(jīng)各方同意后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同管理部門應及時更新合同臺賬和相關(guān)檔案資料，確保合同信息的準確性和完整性。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，業(yè)務部門應及時通知相關(guān)部門，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務部門應清理合同履行過程中的相關(guān)資料，如往來函件、交付憑證、驗收報告等，并將這些資料移交合同管理部門歸檔。3.合同管理部門應對合同終止情況進行記錄，對合同履行情況進行總結(jié)分析，評估合同履行效果，為今后的合同管理工作提供經(jīng)驗參考。五、合同糾紛處理（一）糾紛預警1.在合同履行過程中，業(yè)務部門應密切關(guān)注對方的履行情況，發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象時，應及時向合同管理部門報告。2.合同管理部門應根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，對糾紛風險進行評估，并及時通知法務部門介入。（二）糾紛處理1.發(fā)生合同糾紛后，業(yè)務部門應積極收集相關(guān)證據(jù)資料，如合同文本、往來函件、交付憑證、驗收報告等，為糾紛處理提供支持。2.法務部門應根據(jù)糾紛情況，制定法律解決方案，指導業(yè)務部門與對方進行協(xié)商談判或通過法律途徑解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，合同管理部門應協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保糾紛處理工作順利進行。同時，應及時向公司管理層匯報糾紛處理進展情況。4.對于涉及金額較大、影響重大的合同糾紛，公司應成立專門的糾紛處理小組，集中各方力量進行處理。糾紛處理小組應制定詳細的工作計劃，明確各成員的職責分工，確保糾紛得到妥善解決。六、合同檔案管理（一）歸檔范圍合同檔案包括合同文本、合同審批文件、履行過程中的相關(guān)資料（如往來函件、交付憑證、驗收報告等）、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.合同承辦部門應在合同簽訂或履行完畢后的規(guī)定時間內(nèi)，將合同相關(guān)資料整理齊全，移交合同管理部門歸檔。2.歸檔資料應真實、完整、有效，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。對于電子文檔，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。3.合同管理部門應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對歸檔資料進行分類、編號、裝訂，建立合同檔案目錄，便于查閱和檢索。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、合同管理部門負責人、公司分管領(lǐng)導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。3.合同管理部門應建立查閱和借閱登記臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容等信息，確保檔案的安全和完整。（四）保管期限合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實際情況確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為[具體期限]年。對于涉及重要事項、重大經(jīng)濟利益或具有長期法律風險的合同檔案，應適當延長保管期限。（五）銷毀合同檔案保管期滿后，合同管理部