專用電話管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用電話的管理，確保專用電話的正常使用和信息安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有專用電話的管理，包括但不限于辦公電話、客服熱線、應(yīng)急指揮電話等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：專用電話由公司統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理，確保資源的合理利用。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保專用電話通信內(nèi)容的安全保密。3.規(guī)范使用原則：明確專用電話的使用規(guī)范和流程，確保使用人員正確、規(guī)范地使用專用電話。4.維護(hù)保障原則：建立健全專用電話的維護(hù)保障機(jī)制，確保專用電話的正常運(yùn)行。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)專用電話的統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理，制定專用電話的管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)專用電話的采購(gòu)、安裝、調(diào)試和驗(yàn)收工作。3.負(fù)責(zé)專用電話的日常維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)處理電話故障和問題。4.負(fù)責(zé)專用電話的話費(fèi)管理和結(jié)算工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)專用電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對(duì)違規(guī)使用行為進(jìn)行處理。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門專用電話的日常使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)專用電話的接聽、轉(zhuǎn)接和記錄工作。2.教育本部門員工正確使用專用電話，遵守專用電話的使用規(guī)范和流程。3.配合行政部門做好專用電話的維護(hù)和保養(yǎng)工作，及時(shí)反饋電話使用過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)本部門專用電話的話費(fèi)控制和管理，確保話費(fèi)支出合理合規(guī)。（三）信息部門1.負(fù)責(zé)專用電話的網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保專用電話通信網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助行政部門做好專用電話的技術(shù)支持和維護(hù)工作，提供必要的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。3.負(fù)責(zé)專用電話相關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，確保專用電話通信數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸。三、專用電話配置與使用（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工作需要和崗位設(shè)置，合理配置專用電話。原則上每個(gè)辦公室、每個(gè)工作崗位至少配備一部專用電話。2.專用電話的型號(hào)和功能應(yīng)根據(jù)工作需求進(jìn)行選擇，確保滿足業(yè)務(wù)工作的要求。3.對(duì)于重要崗位和關(guān)鍵業(yè)務(wù)，可配備多部專用電話或設(shè)置專用電話線路，以確保通信暢通。（二）使用規(guī)范1.專用電話僅供公司內(nèi)部工作使用，嚴(yán)禁用于私人事務(wù)。2.使用人員應(yīng)保持電話暢通，及時(shí)接聽電話，不得拒接或故意不接聽。3.接聽電話時(shí)應(yīng)使用禮貌用語，語言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。4.轉(zhuǎn)接電話時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接至相關(guān)人員或部門，并告知對(duì)方轉(zhuǎn)接原因。5.不得利用專用電話撥打與工作無關(guān)的長(zhǎng)途電話、聲訊電話或進(jìn)行其他違規(guī)操作。6.如遇電話故障或無法正常使用，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并采取其他應(yīng)急通信方式。（三）使用登記1.各部門應(yīng)建立專用電話使用登記制度，指定專人負(fù)責(zé)記錄電話的使用情況，包括接聽時(shí)間、來電號(hào)碼、通話內(nèi)容等。2.使用登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備查詢和審計(jì)。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門專用電話使用登記情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。四、專用電話維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)專用電話的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期對(duì)電話進(jìn)行檢查、清潔和調(diào)試，確保電話正常運(yùn)行。2.對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的電話設(shè)備，行政部門可委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，但應(yīng)簽訂維護(hù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.使用部門應(yīng)配合行政部門做好專用電話的維護(hù)和保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，不得擅自拆卸或維修電話設(shè)備。（二）維護(hù)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)制定專用電話維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期和維護(hù)責(zé)任人。2.維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)電話設(shè)備的使用情況和性能狀況進(jìn)行合理安排，確保維護(hù)工作的及時(shí)性和有效性。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)維護(hù)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整維護(hù)計(jì)劃，確保維護(hù)工作的質(zhì)量和效果。（三）故障處理1.當(dāng)專用電話出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時(shí)間。2.行政部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)立即組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)，確保電話盡快恢復(fù)正常使用。3.對(duì)于重大故障或緊急情況，行政部門應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取臨時(shí)應(yīng)急措施，確保通信暢通，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.故障處理完成后，行政部門應(yīng)填寫故障處理記錄，詳細(xì)記錄故障原因、處理過程和處理結(jié)果，并將故障處理記錄歸檔保存。五、專用電話話費(fèi)管理（一）話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，制定專用電話話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，明確各類電話的話費(fèi)限額和計(jì)費(fèi)方式。2.話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保與公司業(yè)務(wù)發(fā)展和市場(chǎng)價(jià)格變化相適應(yīng)。3.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)控制話費(fèi)支出，不得超出限額。（二）話費(fèi)結(jié)算1.行政部門負(fù)責(zé)專用電話話費(fèi)的結(jié)算工作，每月定期與電信運(yùn)營(yíng)商核對(duì)話費(fèi)賬單，確保話費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。2.話費(fèi)結(jié)算完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將話費(fèi)賬單和結(jié)算清單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)專用電話話費(fèi)進(jìn)行審核和報(bào)銷，確保話費(fèi)支出合理合規(guī)。（三）話費(fèi)控制1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專用電話話費(fèi)的控制和管理，定期對(duì)話費(fèi)支出情況進(jìn)行分析和評(píng)估，采取有效措施降低話費(fèi)成本。2.對(duì)于話費(fèi)支出較高的部門或崗位，行政部門應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控和分析，查找原因并提出改進(jìn)措施。3.公司鼓勵(lì)員工合理使用專用電話，對(duì)于節(jié)約話費(fèi)的部門和個(gè)人，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。六、專用電話安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.信息部門應(yīng)加強(qiáng)專用電話通信網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保網(wǎng)絡(luò)安全。2.定期對(duì)專用電話通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.嚴(yán)禁在專用電話通信網(wǎng)絡(luò)上接入未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。（二）信息安全1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保專用電話通信內(nèi)容的安全保密。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密和敏感信息的專用電話，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)却胧?，防止信息泄露?.使用人員應(yīng)妥善保管專用電話，不得將電話轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，防止電話丟失或被盜。4.如發(fā)生專用電話信息泄露事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)專用電話的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，定期對(duì)各部門專用電話的使用登記、話費(fèi)支出、維護(hù)保養(yǎng)等情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.公司設(shè)立專用電話監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受員工對(duì)專用電話違規(guī)使用行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)專用電話監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)和通報(bào)，對(duì)存在的問題及時(shí)提出整改要求，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用專用電話的行為，行政部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施。2.對(duì)于因違規(guī)使用專用電話給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人