亳州油卡管理辦法總則目的為加強(qiáng)亳州地區(qū)油卡管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用安全、高效、透明，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于亳州地區(qū)公司/組織內(nèi)所有涉及油卡使用的部門、車輛及相關(guān)人員?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡管理合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：規(guī)范油卡的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、充值、回收等流程，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。4.效益性原則：提高油卡使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。油卡的申請(qǐng)與發(fā)放申請(qǐng)流程1.各部門因工作需要使用油卡時(shí)，需填寫《油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油卡的原因、使用車輛信息、預(yù)計(jì)使用油量等內(nèi)容。2.《油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的油卡管理部門。3.油卡管理部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的必要性和合理性。如申請(qǐng)信息不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門補(bǔ)充或修正。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)車輛的使用性質(zhì)、工作任務(wù)量等因素，確定油卡的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，按照車輛的核定油耗及每月預(yù)計(jì)行駛里程計(jì)算每月的油卡使用額度。2.對(duì)于特殊工作任務(wù)或臨時(shí)增加的用油需求，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可適當(dāng)調(diào)整油卡發(fā)放額度。發(fā)放方式1.審核通過的油卡申請(qǐng)，由油卡管理部門統(tǒng)一辦理油卡開戶及充值手續(xù)。2.油卡辦理完成后，油卡管理部門將油卡發(fā)放至申請(qǐng)部門，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括油卡卡號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。油卡的使用使用范圍1.油卡僅限用于公司/組織所屬車輛在亳州地區(qū)范圍內(nèi)的加油使用。2.嚴(yán)禁將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公司/組織車輛的加油。使用規(guī)范1.車輛加油時(shí)，駕駛員應(yīng)憑有效的油卡到指定的加油站加油。加油過程中，應(yīng)確保油卡的安全，防止丟失或損壞。2.加油完畢后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在油卡消費(fèi)憑證上簽字確認(rèn)，并妥善保管消費(fèi)憑證。消費(fèi)憑證應(yīng)包括加油日期、加油站名稱、加油金額、油卡卡號(hào)等信息。3.駕駛員應(yīng)及時(shí)將加油消費(fèi)憑證交至本部門的油卡管理人員，油卡管理人員應(yīng)定期對(duì)消費(fèi)憑證進(jìn)行整理、核對(duì)，并與油卡管理系統(tǒng)中的消費(fèi)記錄進(jìn)行比對(duì)，確保消費(fèi)信息的準(zhǔn)確性。異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)油卡存在被盜用、冒用等異常情況，駕駛員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并同時(shí)通知油卡管理部門。2.油卡管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施凍結(jié)油卡，防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。3.對(duì)于因異常情況導(dǎo)致的油卡消費(fèi)糾紛，由油卡管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。如無法協(xié)商解決，可通過法律途徑維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。油卡的充值充值申請(qǐng)1.當(dāng)油卡余額不足時(shí)，油卡管理人員應(yīng)根據(jù)車輛的使用情況及油卡余額，及時(shí)提出油卡充值申請(qǐng)。2.充值申請(qǐng)應(yīng)填寫《油卡充值申請(qǐng)表》，注明充值油卡的卡號(hào)、充值金額、預(yù)計(jì)充值時(shí)間等內(nèi)容。充值流程1.《油卡充值申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)充值申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)充值金額的合理性及資金來源。審核通過后，按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度辦理油卡充值手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門完成充值后，應(yīng)及時(shí)將充值信息反饋至油卡管理部門。油卡管理部門負(fù)責(zé)更新油卡管理系統(tǒng)中的余額信息，并通知相關(guān)部門及人員。充值記錄管理1.油卡管理部門應(yīng)建立健全油卡充值記錄檔案，詳細(xì)記錄每一次油卡充值的時(shí)間、金額、充值方式、充值操作人員等信息。2.充值記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以備審計(jì)、查詢等需要。油卡的回收與注銷回收情形1.車輛報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓或不再使用時(shí)，所屬部門應(yīng)及時(shí)將油卡交回油卡管理部門。2.因工作調(diào)動(dòng)等原因，員工不再負(fù)責(zé)使用油卡時(shí)，應(yīng)將油卡退還至原部門，由原部門統(tǒng)一交回油卡管理部門。回收流程1.油卡回收時(shí)，交卡人應(yīng)填寫《油卡回收登記表》，注明交回油卡的卡號(hào)、交回原因等信息。2.油卡管理部門對(duì)回收的油卡進(jìn)行檢查，確認(rèn)油卡的完整性及余額情況。如發(fā)現(xiàn)油卡存在損壞或余額異常等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定處理。3.檢查無誤后，油卡管理部門在《油卡回收登記表》上簽字確認(rèn)，并辦理油卡回收手續(xù)。注銷手續(xù)1.對(duì)于回收的油卡，油卡管理部門應(yīng)定期進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)，并按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度辦理油卡注銷手續(xù)。2.油卡注銷時(shí)，油卡管理部門應(yīng)填寫《油卡注銷申請(qǐng)表》，注明注銷油卡的卡號(hào)、注銷原因等內(nèi)容。3.《油卡注銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)油卡余額及相關(guān)費(fèi)用情況。審核通過后，辦理油卡注銷手續(xù)，并將注銷信息反饋至油卡管理部門。油卡的日常管理臺(tái)賬管理1.油卡管理部門應(yīng)建立完善的油卡管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一張油卡的基本信息、開戶時(shí)間、充值記錄、使用記錄、回收注銷情況等內(nèi)容。2.油卡管理臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，應(yīng)妥善保管油卡管理臺(tái)賬，保存期限不少于[X]年。信息安全管理1.加強(qiáng)油卡信息安全管理，嚴(yán)格控制油卡管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠操作油卡管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)油卡管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止油卡信息泄露。3.油卡管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將油卡信息泄露給無關(guān)人員。如因工作需要查閱油卡信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好查閱記錄。監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)油卡管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括油卡的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、充值、回收、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本管理辦法的規(guī)定，油卡管理臺(tái)賬是否準(zhǔn)確、完整，油卡信息安全是否得到保障等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對(duì)違反本管理辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按