會議資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會議資料的規(guī)范化管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議所涉及的資料管理，包括但不限于會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：會議資料應(yīng)準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容和決策，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：資料應(yīng)涵蓋會議的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，保證資料的完整性。3.及時(shí)性原則：資料的準(zhǔn)備、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，以滿足會議的需要。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。二、會議資料的分類與編號（一）分類1.會議通知類：包括會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等信息的通知文件。2.議程類：明確會議各項(xiàng)議題的先后順序和時(shí)間安排的文檔。3.報(bào)告類：參會人員提交的與會議主題相關(guān)的工作匯報(bào)、分析報(bào)告等。4.決議類：會議形成的決策、決定等文件。5.紀(jì)要類：對會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等進(jìn)行記錄的文檔。（二）編號為便于管理和查詢，對會議資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[公司簡稱首字母縮寫][年份][會議類型代碼][順序號]例如：[GS][2023][HZ][001]，其中“GS”為公司簡稱首字母縮寫，“2023”為年份，“HZ”為會議類型代碼（如“HZ”代表股東大會，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定其他代碼），“001”為順序號。三、會議資料的準(zhǔn)備（一）發(fā)起部門職責(zé)1.確定會議主題和議程，根據(jù)會議需求準(zhǔn)備相關(guān)報(bào)告、文件等資料。2.在會議召開前[X]個(gè)工作日將會議通知、議程等資料發(fā)送給參會人員，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)收集參會人員提交的報(bào)告、意見等資料，并進(jìn)行初步整理。（二）參會人員職責(zé)1.按照會議通知要求，按時(shí)參加會議，并提前準(zhǔn)備好與會議主題相關(guān)的資料。2.在會議上積極發(fā)言，提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息和建議。3.會后及時(shí)將會議要求的反饋資料提交給發(fā)起部門。（三）資料審核1.發(fā)起部門負(fù)責(zé)人對準(zhǔn)備的會議資料進(jìn)行審核，確保資料符合會議主題和要求。2.對于重要會議的資料，可提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核通過后方可進(jìn)入會議流程。四、會議資料的分發(fā)（一）紙質(zhì)資料分發(fā)1.根據(jù)參會人員名單，在會議召開前[X]個(gè)小時(shí)將紙質(zhì)會議資料分發(fā)至參會人員座位。2.對于因特殊原因未能現(xiàn)場領(lǐng)取資料的參會人員，應(yīng)安排專人在會后及時(shí)送達(dá)。（二）電子資料分發(fā)1.通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具等將電子會議資料發(fā)送給參會人員。2.在郵件主題或即時(shí)通訊工具消息中注明資料的名稱、編號和版本號，確保參會人員能夠準(zhǔn)確接收。（三）資料簽收1.參會人員收到會議資料后，應(yīng)在資料簽收表上簽字確認(rèn)。2.資料簽收表應(yīng)包括資料名稱、編號、版本號、簽收時(shí)間、簽收人等信息。五、會議資料的使用與保管（一）使用要求1.參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播給無關(guān)人員。2.在會議期間，按照會議要求使用資料，不得隨意涂改、損壞資料。3.如需引用會議資料中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處。（二）保管責(zé)任1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議資料交回發(fā)起部門或指定的資料保管人員。2.發(fā)起部門負(fù)責(zé)將會議資料整理歸檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。3.對于重要會議的資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，以防丟失或損壞。（三）保管期限1.一般性會議資料的保管期限為[X]年。2.涉及公司重大決策、重要項(xiàng)目等關(guān)鍵信息的會議資料，保管期限為[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定。六、會議資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議資料的，應(yīng)填寫《會議資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料保管部門。3.資料保管部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的會議資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱資料名稱等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱會議資料的，應(yīng)填寫《會議資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至資料保管部門。3.資料保管部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，并將資料交付借閱人。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.資料保管部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。七、會議資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感內(nèi)容的會議資料。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外公開的會議決策、內(nèi)部討論情況等資料。（二）保密措施1.對涉及保密的會議資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標(biāo)識。2.資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管保密資料，防止泄露。3.在會議資料的分發(fā)、使用、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保資料的安全。4.對于因工作需要接觸保密資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。八、會議資料的銷毀（一）銷毀條件1.會議資料保管期限已滿，且不再具有保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、文件修訂等原因，原會議資料已失效或不再適用的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的其他會議資料。（二）銷毀程序1.資料保管部門提出會議資料銷毀申請，填寫《會議資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室組織相關(guān)人員對擬銷毀的會議資料進(jìn)行審核，審核通過后安排專人進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。5.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對會議資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的準(zhǔn)備、分發(fā)、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將會議資料管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對在會議資料管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反本管理辦法的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予