地產(chǎn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在地產(chǎn)項目開發(fā)、運營、管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對地產(chǎn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司地產(chǎn)項目的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理地產(chǎn)項目各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、項目機密等重要檔案進行妥善保管，防止信息泄露。（四）定義1.地產(chǎn)檔案指公司在地產(chǎn)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、銷售、物業(yè)管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。2.檔案管理機構(gòu)指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)地產(chǎn)檔案管理工作的部門或崗位，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司地產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.集中統(tǒng)一管理公司地產(chǎn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化操作。3.對檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立準(zhǔn)確的檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如破損、霉變等。5.協(xié)助檔案利用部門查閱、借閱檔案，做好檔案利用登記工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地產(chǎn)項目相關(guān)檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)和日常監(jiān)督。3.在項目實施過程中，及時將形成的各類文件材料進行分類整理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段包括項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計方案、環(huán)境影響評價報告等。2.項目設(shè)計階段初步設(shè)計圖紙、施工圖設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知、設(shè)計交底記錄等。3.項目施工階段工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計、工程進度報表、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備采購合同及清單等。4.項目銷售階段銷售合同、客戶信息資料、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。5.項目物業(yè)管理階段物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、物業(yè)維修記錄、小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備檔案等。6.其他與地產(chǎn)項目相關(guān)的文件材料如項目會議紀(jì)要、來往信函、請示報告、審計報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在項目各階段形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類根據(jù)地產(chǎn)項目的特點和檔案內(nèi)容，將檔案分為工程管理類、銷售管理類、物業(yè)管理類、行政管理類等大類，每大類再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類編號順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。2.電子檔案保管建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.聲像檔案保管對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行整理編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備上，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，填寫檔案檢查登記表，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的地產(chǎn)檔案。外部單位因工作需要查閱公司地產(chǎn)檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用部門可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，幫助查閱人員查找所需檔案。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、數(shù)量、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進行整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。2.將檔案銷毀清冊報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。