場館預約管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范場館預約管理，提高場館使用效率，確保場館資源合理分配，保障場館使用安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內所有場館的預約管理，包括但不限于會議場館、培訓場館、活動場館等。（三）基本原則1.公平公正原則：所有預約申請均按照規(guī)定的流程和標準進行審核，確保公平對待每一位申請人。2.先到先得原則：在預約時間范圍內，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行處理。3.合理安排原則：根據場館的實際情況和使用需求，合理安排預約時間和使用時長，避免資源浪費。4.安全第一原則：確保場館使用過程中的人員安全和設施設備安全，遵守相關安全規(guī)定。二、預約管理機構及職責（一）預約管理小組成立由公司/組織高層領導、相關部門負責人組成的預約管理小組，負責統籌協調場館預約管理工作，制定預約管理政策和規(guī)則，審議重大預約申請。（二）預約管理部門指定專門的部門（如行政部）作為預約管理部門，負責具體的預約申請受理、審核、安排、通知等工作。其職責包括：1.制定預約流程和操作規(guī)范。2.受理預約申請，審核申請信息的完整性和合規(guī)性。3.根據場館使用情況和預約規(guī)則，安排預約時間和場館。4.向申請人發(fā)送預約確認通知和相關提醒信息。5.對預約使用情況進行記錄和統計分析。6.協調解決預約過程中出現的問題和糾紛。（三）場館管理部門場館所在部門負責場館的日常維護、安全管理、設備設施保障等工作，配合預約管理部門做好預約使用的相關服務。其職責包括：1.確保場館環(huán)境整潔、設施設備完好可用。2.在預約使用前做好準備工作，如開啟照明、空調等。3.在預約使用過程中提供必要的協助和服務。4.對場館使用后的情況進行檢查和記錄。三、預約申請與審核（一）預約申請方式1.線上申請：申請人通過公司/組織指定的預約系統提交預約申請，填寫預約時間、場館名稱、使用人數、使用目的、預計時長等信息。2.線下申請：申請人可填寫預約申請表，提交至預約管理部門辦公地點進行申請。（二）預約申請信息要求1.申請人應如實填寫預約申請信息，確保信息真實、準確、完整。2.對于重要活動或特殊需求的預約申請，應提供詳細的活動方案或說明。（三）預約審核流程1.初審：預約管理部門收到申請后，對申請信息進行初步審核，檢查信息是否齊全、合規(guī)，預約時間是否與場館其他安排沖突等。2.復審：對于重要活動或涉及多個部門的預約申請，由預約管理小組進行復審，綜合考慮活動性質、影響力、資源需求等因素，做出審核決定。3.審核結果通知：審核通過的申請，預約管理部門向申請人發(fā)送預約確認通知，告知預約時間、場館等信息；審核不通過的申請，應說明原因。四、預約安排與調整（一）預約安排原則1.根據場館的空閑時間和申請人的需求，合理安排預約時間，優(yōu)先滿足緊急、重要的預約申請。2.同一時間段內，同一場館原則上只接受一個預約申請，但特殊情況經預約管理部門批準除外。3.考慮到場館的維護和保養(yǎng)需求，每周應預留一定時間用于場館的清潔、維修等工作，不接受預約申請。（二）預約時間范圍1.常規(guī)預約時間為工作日的[具體時間段]，周末及節(jié)假日的預約時間根據場館實際情況另行規(guī)定。2.申請人應至少提前[X]個工作日提交預約申請，以便預約管理部門有足夠時間進行審核和安排。（三）預約調整1.申請人如需調整預約時間，應至少提前[X]個工作日向預約管理部門提出申請，說明調整原因。2.預約管理部門根據場館使用情況和其他預約申請情況，決定是否同意調整。如同意調整，應及時通知申請人新的預約時間；如不同意調整，應說明理由。3.因場館原因需要調整預約時間的，預約管理部門應提前通知申請人，并協助申請人重新安排預約。五、預約使用規(guī)定（一）使用人數限制各場館根據其規(guī)模和承載能力設定使用人數上限，申請人應按照規(guī)定的人數使用場館，不得超員。（二）使用時長規(guī)定申請人應按照預約的時長使用場館，如需延長使用時間，應提前向預約管理部門申請，經批準后方可延長。延長時間不得超過場館規(guī)定的最長使用時長。（三）使用目的要求申請人應按照預約時填寫的使用目的使用場館，不得擅自更改使用目的。如需舉辦與預約目的不符的活動，應重新提交預約申請并經審核批準。（四）禁止行為1.禁止在館內吸煙、使用明火。2.禁止損壞場館設施設備，如有損壞應照價賠償。3.禁止在館內進行違法違規(guī)活動。4.禁止攜帶易燃、易爆、危險物品進入場館。六、場館使用服務（一）設施設備提供場館管理部門應根據預約申請?zhí)峁┍匾脑O施設備，如桌椅、投影儀、音響設備等，并確保設施設備正常運行。（二）技術支持服務對于需要技術支持的預約活動，如會議的音響、燈光調試等，場館管理部門應安排專業(yè)技術人員提供現場支持。（三）保潔服務場館管理部門應在預約使用前后對場館進行清潔，保持場館環(huán)境整潔。對于使用時間較長或產生較多垃圾的活動，應根據實際情況增加保潔次數。（四）安全保障服務場館管理部門應加強場館的安全管理，配備必要的安全設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。在預約使用期間，安排專人負責安全巡查，確保人員和設施設備安全。七、費用管理（一）收費標準根據場館的類型、使用時間、使用人數等因素，制定不同的收費標準。收費標準應在公司/組織內部進行公示。（二）費用結算方式1.申請人應在預約申請時確認費用支付方式，并按照規(guī)定的時間和方式支付費用。2.費用支付方式可包括現金、轉賬、支票等，具體方式由公司/組織財務部門規(guī)定。3.對于長期合作的客戶或重要活動，可根據實際情況協商費用支付方式和結算周期。（三）費用報銷申請人如需報銷場館使用費用，應按照公司/組織的財務報銷制度，提供相關的預約確認通知、發(fā)票等憑證，經審批后進行報銷。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督預約管理部門應定期對場館預約使用情況進行檢查，包括預約申請審核的準確性、預約安排的合理性、場館使用規(guī)定的執(zhí)行情況等，發(fā)現問題及時整改。（二）投訴處理設立投訴渠道，接受公司/組織內部人員對場館預約管理工作的投訴和建議。對于投訴事項，預約管理部門應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給投訴人。（三）違規(guī)處理對于違反本管理辦法的申請人或相關責任人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、限制預約等處罰措施；對于造成嚴重后果的，依法追究其法律責任。九、信息管理（一）預約信息記錄預約管理部門應建立完善的預約信息記錄檔案，包括預約申請信息、審核結果、預約安排、使用情況等，以便查詢和統計分析。（二）數據統計與分析定期對預約信息進行統計分析，如預約次數、使用時長、使用高峰時段等，為場館資源的合理配置和優(yōu)化管理提供依據。（三）信息保密預約管理部門應對申請