審核檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審核檔案的規(guī)范化管理，確保審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高審核工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類(lèi)審核活動(dòng)所形成檔案的管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系審核、環(huán)境管理體系審核、職業(yè)健康安全管理體系審核、內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查等審核工作產(chǎn)生的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審核檔案應(yīng)如實(shí)反映審核過(guò)程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋審核活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括審核計(jì)劃、檢查表、審核記錄、審核報(bào)告等相關(guān)資料，保證檔案資料齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，結(jié)論明確，避免模糊或歧義。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及受審核方敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案的規(guī)范性和一致性，便于查閱和使用。二、審核檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善審核檔案管理制度及流程，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.組織對(duì)審核檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期對(duì)審核檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案質(zhì)量符合要求，并對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)審核檔案的存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)和維護(hù)，保障檔案的安全存儲(chǔ)環(huán)境。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)審核檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（二）審核部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)審核活動(dòng)中各類(lèi)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.在審核過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范填寫(xiě)和保存各類(lèi)審核記錄，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。3.配合檔案管理部門(mén)做好審核檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目檔案的總體組織和協(xié)調(diào)工作，確保審核檔案資料按時(shí)、按質(zhì)完成收集和整理，并符合檔案管理要求。2.審核員負(fù)責(zé)各自審核任務(wù)中相關(guān)檔案資料的記錄和整理，保證記錄準(zhǔn)確、清晰，及時(shí)提交給審核組長(zhǎng)。3.其他參與審核活動(dòng)的人員，應(yīng)按照各自職責(zé)，做好與審核檔案相關(guān)的工作，如提供資料、協(xié)助整理等。三、審核檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審核計(jì)劃：包括審核目的、范圍、依據(jù)、時(shí)間安排、審核組成員等信息。2.檢查表：針對(duì)審核范圍和準(zhǔn)則制定的詳細(xì)檢查清單，用于指導(dǎo)審核工作。3.審核記錄：包括文件審查記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察記錄、人員訪談?dòng)涗?、?shù)據(jù)收集與分析記錄等，應(yīng)詳細(xì)記錄審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、證據(jù)及相關(guān)信息。4.不符合報(bào)告：記錄審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，包括不符合事實(shí)描述、不符合條款依據(jù)、嚴(yán)重程度判定等內(nèi)容。5.審核報(bào)告：總結(jié)審核結(jié)果，包括審核目的、范圍、方法、發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題、結(jié)論及建議等。6.受審核方提供的相關(guān)資料：如文件、記錄、數(shù)據(jù)等，與審核活動(dòng)相關(guān)且作為審核依據(jù)或參考的資料。7.其他與審核活動(dòng)有關(guān)的文件和資料，如溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.審核人員應(yīng)在審核工作結(jié)束后及時(shí)將各自負(fù)責(zé)的檔案資料收集齊全，確保無(wú)遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，能夠準(zhǔn)確反映審核過(guò)程和結(jié)果。對(duì)于字跡模糊、內(nèi)容不完整或存在疑問(wèn)的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)或補(bǔ)充。3.電子文檔和紙質(zhì)文檔應(yīng)同時(shí)收集，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存，便于查找和管理。（三）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)組織對(duì)收集到的審核檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序、類(lèi)別或項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，確保檔案條理清晰。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢(xún)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔，并在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一。3.去除檔案資料中的無(wú)關(guān)標(biāo)識(shí)、空白頁(yè)等，對(duì)破損或褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的整潔和可讀性。4.對(duì)于電子文檔，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照審核項(xiàng)目、資料類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立索引目錄，方便快速查找。四、審核檔案的歸檔（一）歸檔流程1.審核部門(mén)在審核工作結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的審核檔案移交至檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)收到審核檔案后，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料齊全、完整。核對(duì)無(wú)誤后，將審核檔案按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。3.歸檔后的審核檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案存放位置索引，便于快速查找和調(diào)閱。（二）歸檔期限審核檔案應(yīng)在審核工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。對(duì)于重大審核項(xiàng)目或特殊情況，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、審核檔案的保管（一）保管方式1.審核檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案庫(kù)房中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作電子檔案。（二）保管期限審核檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定。一般情況下，質(zhì)量管理體系審核、環(huán)境管理體系審核、職業(yè)健康安全管理體系審核等檔案的保管期限為[X]年；內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查等檔案的保管期限為[X]年。對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、法律糾紛等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的審核檔案，應(yīng)永久保存。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)審核檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，防止無(wú)關(guān)人員擅自進(jìn)入。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，保證電子檔案的可讀性和可用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子檔案的訪問(wèn)和操作進(jìn)行記錄和監(jiān)控。六、審核檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審核檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《審核檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作，如有特殊需要，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《審核檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱審核檔案的，除按照查閱規(guī)定填寫(xiě)《審核檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的審核檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，在《審核檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、審核檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的審核檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭，會(huì)同相關(guān)審核部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，對(duì)審核檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于仍具有參考價(jià)值或需長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《審核檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、鑒定依據(jù)、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的審核檔案，應(yīng)編制《審核檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，檔案管理部門(mén)和負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的部門(mén)各執(zhí)一份。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在檔案管理部門(mén)的監(jiān)督下，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施。3.銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等安全