境外展會管理辦法總則目的與宗旨為加強公司境外展會活動的規(guī)范管理，提升參展效果，保障參展工作的順利進行，促進公司業(yè)務的拓展，特制定本辦法。本辦法旨在明確境外展會活動的組織流程、職責分工、資源配置以及風險防控等方面的要求，確保公司在境外展會中能夠充分展示企業(yè)形象，獲取有效商業(yè)信息，達成預期業(yè)務目標。適用范圍本辦法適用于公司組織的各類境外展會活動，包括但不限于貿(mào)易展、專業(yè)展、技術交流會等。涵蓋公司所有涉及境外參展的部門、項目團隊以及相關工作人員。基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及展會舉辦地的相關法律規(guī)定，確保參展活動合法合規(guī)。2.效益原則：在合理控制參展成本的前提下，充分利用展會平臺，實現(xiàn)公司參展效益的最大化，包括但不限于拓展業(yè)務渠道、提升品牌知名度、促進產(chǎn)品銷售等。3.規(guī)范運作原則：建立健全規(guī)范的參展流程和管理制度，確保參展工作有序開展，提高參展效率和質量。4.風險防控原則：對參展過程中可能出現(xiàn)的各類風險進行全面評估和有效防控，保障公司參展活動的順利進行以及人員、財產(chǎn)安全。展會策劃與籌備展會信息收集與分析1.信息收集渠道關注國內(nèi)外行業(yè)媒體、展會官方網(wǎng)站、社交媒體等渠道，及時獲取各類境外展會的相關信息，包括展會主題、時間、地點、規(guī)模、參展范圍、目標受眾等。與行業(yè)協(xié)會、商會、合作伙伴等保持密切溝通，了解其掌握的展會動態(tài)以及推薦的優(yōu)質展會項目。參加國內(nèi)相關的展會活動、行業(yè)研討會等，與同行交流，獲取第一手展會信息。2.信息分析評估由市場部門牽頭，組織相關部門對收集到的展會信息進行綜合分析評估。重點評估展會的專業(yè)性、影響力、目標客戶群體與公司業(yè)務的契合度、參展成本與預期收益等因素。根據(jù)評估結果，篩選出符合公司參展需求和戰(zhàn)略目標的展會項目，形成年度境外展會參展計劃草案。參展方案制定1.參展目標確定根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和市場需求，明確每次參展的具體目標，如拓展新客戶、推廣新產(chǎn)品、提升品牌形象、收集行業(yè)信息等。參展目標應具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關聯(lián)、有時限（SMART原則）。2.展位設計與布置結合公司品牌形象和參展產(chǎn)品特點，設計具有吸引力和獨特性的展位。展位設計應注重空間布局的合理性、展品展示的效果以及與參觀者的互動性。確定展位的裝修風格、色彩搭配、展示道具等細節(jié)，確保展位能夠在眾多參展商中脫穎而出，吸引目標客戶的關注。提前準備好展品、宣傳資料、演示設備等物資，確保其能夠按時、完好地運抵展會現(xiàn)場，并按照展位設計方案進行有序布置。3.人員安排根據(jù)參展目標和展位規(guī)模，確定參展人員名單。參展人員應具備良好的專業(yè)素養(yǎng)、溝通能力和團隊協(xié)作精神，熟悉公司產(chǎn)品和業(yè)務。明確參展人員的職責分工，包括展位接待、產(chǎn)品介紹、商務洽談、市場調研等工作任務。對參展人員進行培訓，使其熟悉展會流程、公司參展方案以及相關產(chǎn)品知識，提高參展人員的業(yè)務水平和服務質量。4.宣傳推廣計劃制定展會前的宣傳推廣計劃，通過多種渠道向目標客戶群體宣傳公司參展信息，吸引潛在客戶前來參觀展位。宣傳渠道包括但不限于公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、電子郵件營銷、行業(yè)媒體廣告等。設計制作精美的展會宣傳資料，如參展手冊、產(chǎn)品目錄、名片、海報等，突出公司優(yōu)勢和參展亮點，便于在展會上向客戶發(fā)放和展示。提前與部分重要客戶進行溝通，邀請其在展會期間蒞臨展位參觀洽談，增加與重點客戶的互動和合作機會。預算編制與審批1.預算編制內(nèi)容參展費用預算：包括展位租賃費用、展位裝修費用、展品運輸費用、人員差旅費用、餐飲住宿費用等直接與參展相關的費用。宣傳推廣費用預算：涵蓋廣告投放、宣傳資料制作、郵件營銷等費用。其他費用預算：如展會期間的活動費用、禮品費用、臨時設備租賃費用等。2.預算編制流程由參展項目負責人根據(jù)參展方案和實際需求，編制詳細的參展預算草案。預算草案應明確各項費用的金額、計算依據(jù)以及支付時間等信息。將預算草案提交至財務部門進行審核。財務部門根據(jù)公司財務制度和相關規(guī)定，對預算的合理性、準確性進行審核，并提出修改意見。參展項目負責人根據(jù)財務部門的審核意見，對預算草案進行調整和完善，形成最終的參展預算方案。3.預算審批參展預算方案經(jīng)財務部門審核通過后，提交至公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和財務狀況，對參展預算進行綜合評估和審批。參展預算方案獲得批準后，嚴格按照預算執(zhí)行，確保各項費用支出控制在預算范圍內(nèi)。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。展會執(zhí)行與管理展會現(xiàn)場布置與準備1.展位搭建與布置在展會開幕前，按照展位設計方案組織專業(yè)施工團隊進行展位搭建工作。確保展位搭建質量符合安全標準，按時完成搭建任務，保證展位布置的效果與設計方案一致。在展位搭建完成后，對展品、宣傳資料、演示設備等進行最后的檢查和調試，確保其正常運行和展示效果良好。2.人員就位與培訓參展人員提前到達展會現(xiàn)場，進行報到和簽到手續(xù)。根據(jù)職責分工，迅速就位，熟悉展位環(huán)境和工作流程。在展會開幕前，組織參展人員進行再次培訓，強調展會期間的注意事項和服務規(guī)范，確保參展人員能夠以良好的精神狀態(tài)和專業(yè)的服務水平迎接參觀者。展會期間的管理1.客戶接待與洽談熱情、禮貌地接待每一位參觀者，主動與客戶溝通交流，了解客戶需求，介紹公司產(chǎn)品和服務優(yōu)勢。對于有合作意向的客戶，安排專人進行深入洽談，詳細記錄客戶信息和需求，及時反饋給相關業(yè)務部門，跟進后續(xù)合作事宜。注重客戶關系維護，在展會期間與客戶建立良好的互動和溝通機制，為后續(xù)業(yè)務拓展奠定基礎。2.市場調研與信息收集安排專人負責市場調研工作，收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手信息、客戶需求變化等相關市場信息。通過與參觀者交流、參觀其他參展商展位、參加展會同期舉辦的研討會等方式，獲取有價值的市場信息，并及時整理分析，為公司決策提供參考依據(jù)。3.活動組織與參與根據(jù)展會安排和公司參展目標，積極組織或參與展會同期舉辦的各類活動，如新品發(fā)布會、技術交流會、商務晚宴等。在活動中充分展示公司實力和產(chǎn)品優(yōu)勢，加強與行業(yè)內(nèi)人士的交流與合作，提升公司在行業(yè)內(nèi)的知名度和影響力。4.安全與秩序管理加強展位現(xiàn)場的安全管理，確保展品、設備以及人員的安全。制定安全應急預案，對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件進行預防和應對準備。維護展位現(xiàn)場的秩序，保持展位整潔衛(wèi)生，營造良好的參展環(huán)境。展會期間的溝通與協(xié)調1.內(nèi)部溝通協(xié)調參展人員之間保持密切溝通，及時共享客戶信息、業(yè)務進展情況等，確保各項工作的順利銜接和協(xié)同推進。參展項目負責人與公司總部保持實時溝通，及時匯報展會進展情況、遇到的問題以及需要協(xié)調解決的事項，以便公司總部能夠及時給予支持和指導。2.與展會主辦方及相關方的溝通協(xié)調安排專人與展會主辦方保持良好的溝通，及時了解展會的各項安排和通知，確保公司參展工作與展會整體進程相協(xié)調。與展會現(xiàn)場的其他相關方，如場館管理方、安保部門、餐飲供應商等建立有效的溝通機制，協(xié)調解決參展過程中出現(xiàn)的各類問題，保障參展工作的順利進行。展會后續(xù)工作客戶跟進與業(yè)務拓展1.客戶信息整理展會結束后，及時對收集到的客戶信息進行整理和分類，建立客戶檔案?？蛻魴n案應包括客戶基本信息、需求意向、溝通記錄、跟進情況等詳細內(nèi)容，以便后續(xù)進行跟蹤和管理。2.客戶跟進計劃制定根據(jù)客戶檔案，由相關業(yè)務部門制定客戶跟進計劃。明確跟進責任人、跟進時間節(jié)點和跟進方式，確保對每一位有合作意向的客戶都能進行有效的跟蹤和溝通。跟進計劃應根據(jù)客戶需求和業(yè)務進展情況進行動態(tài)調整，及時解決客戶提出的問題，推動業(yè)務合作的達成。3.業(yè)務拓展與合作積極與跟進的客戶開展業(yè)務洽談，爭取達成合作意向，簽訂合作協(xié)議。對于在展會上未能深入溝通的潛在客戶，通過電話、郵件、拜訪等方式進一步加強聯(lián)系，挖掘合作機會?？偨Y展會期間的業(yè)務拓展經(jīng)驗，分析市場需求和客戶反饋，為公司產(chǎn)品研發(fā)、市場推廣等工作提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化公司業(yè)務策略，提升市場競爭力。參展效果評估1.評估指標設定確定參展效果評估的指標體系，包括但不限于參展成本效益指標（如參展投資回報率、客戶獲取成本等）、業(yè)務拓展指標（如新客戶數(shù)量、合作意向客戶數(shù)量、訂單金額等）、品牌形象提升指標（如品牌知名度提升幅度、品牌美譽度變化等）、市場信息收集指標（如收集到的有價值市場信息數(shù)量、行業(yè)趨勢分析報告等）。2.評估方法與數(shù)據(jù)收集采用定性與定量相結合的評估方法，對參展效果進行全面評估。通過問卷調查、客戶訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集相關評估數(shù)據(jù)。參展項目負責人負責組織實施參展效果評估工作，確保評估數(shù)據(jù)的真實性、準確性和完整性。3.評估報告撰寫根據(jù)評估指標和收集到的數(shù)據(jù)，撰寫參展效果評估報告。評估報告應包括展會基本情況介紹、評估指標完成情況分析、參展工作的優(yōu)點與不足、改進建議等內(nèi)容。評估報告應客觀、公正地反映參展效果，為公司后續(xù)參展決策提供參考依據(jù)。資料歸檔與總結1.資料歸檔將參展過程中產(chǎn)生的各類資料進行整理歸檔，包括展會策劃方案、參展預算、宣傳資料、客戶信息、參展照片、視頻資料、評估報告等。建立完善的檔案管理制度，確保資料的安全存儲和有效利用，為公司今后的參展工作提供參考和借鑒。2.經(jīng)驗總結與分享組織參展項目團隊進行經(jīng)驗總結與分享會議，共同回顧參展過程中的成功經(jīng)驗和不足之處。針對參展工作中存在的問題，提出改進措施和建議，形成案例分析報告，在公司內(nèi)部進行推廣和學習，不斷提升公司參展工作的水平和質量。風險管理與控制風險識別與評估1.風險識別對境外展會活動可能面臨的風險進行全面識別，包括但不限于政治風險（如展會舉辦地政治局勢不穩(wěn)定、政策法規(guī)變化等）、經(jīng)濟風險（如匯率波動、通貨膨脹、市場需求變化等）、市場風險（如競爭對手的營銷策略、行業(yè)發(fā)展趨勢變化等）、法律風險（如參展活動不符合當?shù)胤煞ㄒ?guī)、知識產(chǎn)權糾紛等）、安全風險（如展會現(xiàn)場發(fā)生火災、盜竊、人身傷害等）、人員風險（如參展人員突發(fā)疾病、人員流失等）、物流風險（如展品運輸延誤、損壞等）等。2.風險評估采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估。評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。根據(jù)風險評估結果，繪制風險矩陣圖，直觀展示各類風險的分布情況，為后續(xù)風險應對策略的制定提供依據(jù)。風險應對策略制定1.風險規(guī)避對于風險發(fā)生可能性較高且影響程度較大的風險，如政治局勢不穩(wěn)定可能導致展會無法正常舉辦的情況，應考慮采取風險規(guī)避策略，取消或推遲參展計劃。2.風險降低通過采取相應的措施，降低風險發(fā)生的可能性或減輕風險發(fā)生后的影響程度。例如，購買展會相關保險以應對安全風險和物流風險；加強與展會主辦方和當?shù)卣块T的溝通協(xié)調，及時了解政策法規(guī)變化，降低法律風險；提前做好展品運輸安排，選擇可靠的物流供應商，降低物流風險等。3.風險轉移將部分風險轉移給其他方承擔。如購買展會相關保險，將安全風險、物流風險等部分風險轉移給保險公司；與合作伙伴簽訂合作協(xié)議，明確風險分擔機制，將部分業(yè)務風險轉移給合作伙伴。4.風險接受對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風險，在采取適當?shù)娘L險監(jiān)控措施后，可以選擇接受風險。例如，參展人員在展會期間可能出現(xiàn)的輕微疾病等風險，可通過準備常用藥品等方式進行應對，接受此類風險。風險監(jiān)控與預警1.風險監(jiān)控建立風險監(jiān)控機制，對已識別的風險進行持續(xù)監(jiān)控。定期收集風險相關信息，分析風險狀態(tài)的變化情況，及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素或原有風險的變化趨勢。參展項目負責人負責組