工會采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司工會采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司工會組織的各類采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)項(xiàng)目等采購。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正的市場競爭原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒、不歧視。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和員工監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司工會委員會是采購決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購事項(xiàng)，包括采購預(yù)算、采購計(jì)劃、采購方式的選擇、采購合同的簽訂等。（二）采購執(zhí)行部門工會辦公室作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施，包括采購需求的收集與整理、采購流程的執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對需求的合理性負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的合規(guī)使用。3.審計(jì)部門：對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的履行情況等，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，工會辦公室應(yīng)根據(jù)下一年度工會工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的必要性和合理性。3.采購預(yù)算草案經(jīng)工會委員會審議通過后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序報(bào)工會委員會審批，并報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。2.審計(jì)部門應(yīng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。四、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，向工會辦公室提出采購需求。2.采購需求應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并填寫《采購申請表》。3.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)工會辦公室。（二）采購需求審核1.工會辦公室收到《采購申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。2.對于重大采購需求，工會辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并報(bào)工會委員會審議。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購貨物或服務(wù)單項(xiàng)或批量金額達(dá)到規(guī)定限額以上的；采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。3.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。4.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。5.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。6.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。（四）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件。采購文件包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準(zhǔn)確性。（五）供應(yīng)商選擇與管理1.發(fā)布采購信息：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。2.供應(yīng)商報(bào)名：潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)名，并提交相關(guān)資質(zhì)證明文件和報(bào)價(jià)文件。3.供應(yīng)商篩選：工會辦公室對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。4.供應(yīng)商考察：對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理情況、售后服務(wù)情況等。5.確定供應(yīng)商：根據(jù)采購文件的要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，從入圍供應(yīng)商中確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。6.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等進(jìn)行跟蹤評價(jià)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。（六）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)報(bào)工會委員會審議通過，并報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（七）采購合同履行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)，并提供相應(yīng)的發(fā)票和驗(yàn)收報(bào)告。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理付款手續(xù)。（八）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同的約定。2.驗(yàn)收合格后，采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫《采購項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。3.對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或重新提供貨物或服務(wù)。（九）采購付款1.采購付款應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行。采購執(zhí)行部門應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票和驗(yàn)收報(bào)告后，填寫《付款申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，對《付款申請表》進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.采購付款應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行，不得支付現(xiàn)金。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.工會辦公室應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別與評估的結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。2.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對采購項(xiàng)目的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，組織相關(guān)部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購項(xiàng)目質(zhì)量符合要求。3.對于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購價(jià)格，在采購合同中明確價(jià)格調(diào)整條款，避免價(jià)格波動(dòng)給公司帶來損失。4.對于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的審核管理，確保合同條款合法合規(guī)、完整準(zhǔn)確，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防范合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與控制1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對過程中存在的問題。2.加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)教育，提高采購人員的風(fēng)險(xiǎn)意識和業(yè)務(wù)水平，確保采購人員能夠正確識別和應(yīng)對采購風(fēng)險(xiǎn)。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.工會辦公室應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督制度，加強(qiáng)對采購活動(dòng)的全過程監(jiān)督，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購資金的使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，確保采購資金的合規(guī)使用。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)