工程文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程文檔管理，確保工程文檔的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于工程建設(shè)過程中的信息溝通、查閱和利用，為工程的順利實(shí)施、驗(yàn)收、交付及后期維護(hù)提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目的文檔管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個階段產(chǎn)生的各類文檔。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程文檔應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文檔，保證文檔資料的全面性。3.規(guī)范性原則：文檔的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，便于管理和查閱。4.及時性原則：工程文檔應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，及時整理、歸檔，避免延誤和遺漏。二、工程文檔分類及內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期文檔1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書及批復(fù)可行性研究報(bào)告及批復(fù)環(huán)境影響評價報(bào)告及批復(fù)項(xiàng)目立項(xiàng)相關(guān)會議紀(jì)要等2.項(xiàng)目規(guī)劃文件項(xiàng)目總體規(guī)劃方案項(xiàng)目選址意見書建設(shè)用地規(guī)劃許可證規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書等3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔初步設(shè)計(jì)文件施工圖設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)變更通知設(shè)計(jì)交底記錄等（二）工程施工文檔1.施工組織設(shè)計(jì)文件施工組織設(shè)計(jì)方案專項(xiàng)施工方案（如深基坑、高支模、腳手架等）2.工程進(jìn)度文件工程總進(jìn)度計(jì)劃月進(jìn)度計(jì)劃周進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表及分析報(bào)告等3.工程質(zhì)量文件工程質(zhì)量管理制度質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收記錄分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等4.工程安全文件安全生產(chǎn)許可證安全管理制度安全檢查記錄安全事故報(bào)告及處理記錄等5.工程技術(shù)文件施工技術(shù)交底記錄技術(shù)核定單工程洽商記錄施工日志等（三）工程監(jiān)理文檔1.監(jiān)理規(guī)劃2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3.監(jiān)理月報(bào)4.監(jiān)理會議紀(jì)要5.工程質(zhì)量評估報(bào)告6.工程安全監(jiān)理報(bào)告7.監(jiān)理工作總結(jié)等（四）工程物資文檔1.物資采購計(jì)劃2.物資采購合同3.物資到貨驗(yàn)收記錄4.物資質(zhì)量證明文件5.物資領(lǐng)用記錄等（五）工程驗(yàn)收文檔1.單位工程竣工驗(yàn)收報(bào)告2.單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告3.工程竣工驗(yàn)收備案表4.工程質(zhì)量保修書5.竣工圖等三、工程文檔管理職責(zé)（一）項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位的文檔管理工作，確保文檔管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.審核項(xiàng)目文檔管理計(jì)劃，對文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時解決文檔管理過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)工程竣工后文檔的整理、匯總和移交工作。（二）項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.指導(dǎo)項(xiàng)目文檔管理人員進(jìn)行工程技術(shù)文件的收集、整理和歸檔工作，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.審核重要的技術(shù)文件和資料，對技術(shù)文件的變更進(jìn)行審批，并及時通知文檔管理人員進(jìn)行更新。（三）文檔管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目文檔管理計(jì)劃，明確文檔管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.按照文檔管理計(jì)劃，組織、指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目各參建單位的文檔收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保文檔符合規(guī)范要求。3.建立工程文檔管理臺賬，對文檔的收發(fā)、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。4.負(fù)責(zé)工程文檔的存儲和保管，確保文檔的安全和完整，防止文檔丟失、損壞或泄密。5.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的工程文檔移交公司檔案室歸檔保存。（四）各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文檔的收集、整理、分類和歸檔工作，并按照公司的要求及時提交給文檔管理人員。2.配合文檔管理人員做好工程文檔的審核、檢查和驗(yàn)收工作，對存在的問題及時進(jìn)行整改。3.嚴(yán)格遵守公司的文檔管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失工程文檔。四、工程文檔管理流程（一）文檔收集1.各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工程文檔的收集工作，按照文檔分類及內(nèi)容要求，及時收集本單位在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文檔。2.文檔收集人員應(yīng)定期對收集到的文檔進(jìn)行整理，確保文檔的齊全、完整，并對文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。（二）文檔整理1.文檔管理人員對各參建單位提交的文檔進(jìn)行集中整理，按照文檔分類及編號規(guī)則進(jìn)行分類、編號。2.對文檔進(jìn)行格式統(tǒng)一和排版處理，確保文檔的規(guī)范性。對于不符合要求的文檔，及時返回原提交單位進(jìn)行整改。（三）文檔審核1.重要的工程文檔應(yīng)提交項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與工程實(shí)際情況的相符性等。2.審核通過的文檔，由審核人簽字確認(rèn)；審核不通過的文檔，應(yīng)注明原因并返回原提交單位進(jìn)行修改，修改后重新提交審核。（四）文檔歸檔1.經(jīng)審核通過的工程文檔，按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目，建立檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、文檔類別、起止日期等信息。2.文檔管理人員將整理好的檔案盒移交公司檔案室，辦理交接手續(xù)。檔案室對接收的檔案進(jìn)行登記、上架存儲，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（五）文檔借閱1.因工作需要借閱工程文檔的，應(yīng)填寫《工程文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)文檔管理人員審批。2.文檔管理人員根據(jù)審批意見，辦理文檔借閱手續(xù)，將借閱的文檔提供給借閱人，并在借閱登記本上記錄借閱情況。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文檔，文檔管理人員進(jìn)行核對后辦理歸還手續(xù)。（六）文檔銷毀1.對于已超過保管期限且無保存價值的工程文檔，由文檔管理人員提出銷毀申請，填寫《工程文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《工程文檔銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的文檔，由文檔管理人員會同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并填寫《工程文檔銷毀記錄》，記錄銷毀文檔的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息。五、工程文檔存儲與保管（一）存儲方式1.公司檔案室應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式，對工程文檔進(jìn)行分類存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（三）保管期限1.工程文檔的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。3.具體保管期限如下：項(xiàng)目前期文檔：長期保管。工程施工文檔：短期保管5年，中期保管10年，長期保管涉及工程質(zhì)量、安全等重要方面的文檔。工程監(jiān)理文檔：短期保管5年，中期保管10年，長期保管涉及工程重大問題的監(jiān)理文檔。工程物資文檔：短期保管5年，中期保管10年，長期保管涉及重要物資采購的文檔。工程驗(yàn)收文檔：長期保管。（四）保管責(zé)任1.檔案室管理人員負(fù)責(zé)工程文檔的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.因保管不善造成檔案損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、工程文檔信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立工程電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程文檔的電子化管理，提高文檔管理的效率和便捷性。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文檔錄入、分類、編號、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠滿足工程文檔管理的實(shí)際需求。（二）電子文檔的錄入與維護(hù)1.文檔管理人員應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求，及時將紙質(zhì)文檔掃描錄入系統(tǒng)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)核對，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。2.對電子文檔進(jìn)行定期維護(hù)，包括更新文檔信息、清理無效數(shù)據(jù)等，保證電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）電子文檔的安全管理1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對涉及工程機(jī)密的電子文檔，應(yīng)采取加密存儲和傳輸?shù)劝踩胧?，確保文檔信息的保密性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對工程項(xiàng)目的文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔管理計(jì)劃的執(zhí)行情況、文檔的收集整理質(zhì)量、文檔的存儲保管情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。（二）考核評價1.建立工程文檔管理考核評價機(jī)制，對各參建