工作耗品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工作耗品的管理，規(guī)范工作耗品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門工作耗品的管理。（三）定義1.工作耗品：指公司在日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中消耗的各類物品，包括但不限于辦公用品（如紙張、筆、文件夾等）、清潔用品（如拖把、掃帚、清潔劑等）、勞保用品（如手套、安全帽、防護(hù)鞋等）、生產(chǎn)耗材（如原材料、零部件、包裝材料等）等。2.采購周期：指從提出采購需求到收到所采購物品的時(shí)間間隔。3.庫存周轉(zhuǎn)率：指一定時(shí)期內(nèi)公司庫存工作耗品周轉(zhuǎn)的次數(shù)，計(jì)算公式為：庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存余額。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司工作耗品的管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，由[具體管理部門]負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作耗品的采購、使用、庫存等管理工作。2.按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理編制工作耗品需求計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在滿足工作需要的前提下，通過優(yōu)化采購流程、合理控制庫存等措施，降低工作耗品的采購成本和使用成本。4.規(guī)范使用原則：各部門應(yīng)教育員工規(guī)范使用工作耗品，提高工作耗品的使用效率，延長(zhǎng)其使用壽命。二、職責(zé)分工（一）管理部門職責(zé)1.制定制度：負(fù)責(zé)制定和完善公司工作耗品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.需求匯總：定期收集各部門工作耗品需求計(jì)劃，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況，編制公司年度、季度和月度工作耗品采購計(jì)劃。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)組織工作耗品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.庫存管理：負(fù)責(zé)建立工作耗品庫存管理制度，定期盤點(diǎn)庫存，掌握庫存動(dòng)態(tài)，及時(shí)處理積壓、過期等不良庫存。5.監(jiān)督檢查：定期對(duì)各部門工作耗品的使用、管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）使用部門職責(zé)1.計(jì)劃編制：根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，定期編制工作耗品需求計(jì)劃，報(bào)管理部門審核。2.領(lǐng)用管理：指定專人負(fù)責(zé)本部門工作耗品的領(lǐng)用、發(fā)放和登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的領(lǐng)用流程辦理手續(xù)，確保工作耗品的合理使用。3.使用監(jiān)督：負(fù)責(zé)本部門員工工作耗品使用情況的監(jiān)督，教育員工節(jié)約使用工作耗品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。4.信息反饋：及時(shí)向管理部門反饋工作耗品的使用情況、質(zhì)量問題及需求變化等信息，以便管理部門及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和庫存管理策略。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.預(yù)算審核：參與公司工作耗品采購預(yù)算的編制和審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.費(fèi)用核算：負(fù)責(zé)工作耗品采購費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度審核相關(guān)憑證，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。3.成本分析：定期對(duì)工作耗品的采購成本、使用成本等進(jìn)行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求申報(bào)：各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月工作耗品需求計(jì)劃報(bào)管理部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出工作耗品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.計(jì)劃審核：管理部門收到各部門需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總分析，并結(jié)合庫存情況，于每月[具體日期]前編制公司次月工作耗品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。3.計(jì)劃調(diào)整：如遇特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，各部門應(yīng)及時(shí)向管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)管理部門審核同意后進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：管理部門應(yīng)建立工作耗品供應(yīng)商信息庫，定期收集、整理供應(yīng)商資料，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，篩選出合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)審：對(duì)于新開發(fā)的供應(yīng)商，管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)審，確保供應(yīng)商具備提供符合要求的工作耗品的能力。評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、價(jià)格水平、交貨期等方面。3.供應(yīng)商確定：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)審結(jié)果，管理部門確定合格的供應(yīng)商名單，并與之簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購實(shí)施1.采購訂單下達(dá)：管理部門根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購跟蹤：管理部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.驗(yàn)收付款：采購物品到貨后，管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，并按照采購合同約定支付貨款。四、庫存管理（一）庫存分類1.安全庫存：為保證公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行，防止因工作耗品供應(yīng)中斷而影響工作，根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)，確定各類工作耗品的安全庫存數(shù)量。安全庫存由管理部門根據(jù)實(shí)際情況定期進(jìn)行調(diào)整。2.周轉(zhuǎn)庫存：指為滿足公司日常工作耗品需求而儲(chǔ)備的庫存。周轉(zhuǎn)庫存的數(shù)量應(yīng)根據(jù)采購周期、日均使用量等因素合理確定，以保證庫存的合理周轉(zhuǎn)。3.季節(jié)性庫存：對(duì)于一些受季節(jié)影響較大的工作耗品，如夏季防暑降溫用品、冬季防寒保暖用品等，應(yīng)根據(jù)季節(jié)特點(diǎn)提前儲(chǔ)備一定數(shù)量的季節(jié)性庫存，以滿足特定時(shí)期的工作需求。（二）庫存管理1.入庫管理：采購物品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交管理部門和財(cái)務(wù)部門。2.庫存保管：倉庫應(yīng)設(shè)置專門的工作耗品存放區(qū)域，按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。庫存物品應(yīng)妥善保管，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.出庫管理：各部門領(lǐng)用工作耗品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用單，注明物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)放物品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用單一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交管理部門。4.庫存盤點(diǎn)：管理部門應(yīng)定期組織對(duì)工作耗品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉庫管理人員、財(cái)務(wù)人員及相關(guān)部門人員共同參與。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，查找差異原因，并提出處理意見。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存控制1.庫存預(yù)警：管理部門應(yīng)根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率、安全庫存等指標(biāo)，設(shè)定庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)人員及時(shí)采購。2.庫存調(diào)整：根據(jù)工作耗品的使用情況、市場(chǎng)價(jià)格變化、供應(yīng)商供貨情況等因素，管理部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)和庫存數(shù)量，確保庫存的合理性和有效性。3.積壓庫存處理：對(duì)于長(zhǎng)期積壓、過期、變質(zhì)等不良庫存，管理部門應(yīng)及時(shí)組織清理，并采取降價(jià)銷售、報(bào)廢處理等方式進(jìn)行處理，以減少庫存占用資金和倉儲(chǔ)空間。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.領(lǐng)用流程：各部門員工領(lǐng)用工作耗品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用單，注明物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)放物品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用限額：管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、工作量等因素，制定各部門工作耗品領(lǐng)用限額標(biāo)準(zhǔn)。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用限額標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用工作耗品，不得超限額領(lǐng)用。3.特殊情況領(lǐng)用：如遇特殊情況需要超限額領(lǐng)用工作耗品，應(yīng)提前向管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)管理部門審核同意后方可領(lǐng)用。（二）使用監(jiān)督1.部門監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門員工工作耗品使用情況的監(jiān)督，教育員工節(jié)約使用工作耗品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)員工有浪費(fèi)行為的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其改正。2.管理部門監(jiān)督：管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門工作耗品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對(duì)于浪費(fèi)嚴(yán)重、違反規(guī)定領(lǐng)用工作耗品的部門和個(gè)人，管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）節(jié)約措施1.宣傳教育：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的節(jié)約意識(shí)教育，通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳海報(bào)、企業(yè)文化活動(dòng)等方式，引導(dǎo)員工樹立節(jié)約觀念，養(yǎng)成節(jié)約使用工作耗品的良好習(xí)慣。2.優(yōu)化流程：各部門應(yīng)不斷優(yōu)化工作流程，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，從而降低工作耗品的使用量。3.資源共享：鼓勵(lì)各部門之間共享工作耗品資源，對(duì)于一些使用頻率較低但其他部門可能需要的工作耗品，應(yīng)進(jìn)行合理調(diào)配，避免重復(fù)采購。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.達(dá)到使用壽命：工作耗品達(dá)到規(guī)定的使用壽命，且無法繼續(xù)正常使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.損壞無法修復(fù)：工作耗品因損壞嚴(yán)重，無法通過維修恢復(fù)其正常使用功能的，可申請(qǐng)報(bào)廢。3.技術(shù)淘汰：因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品升級(jí)等原因，現(xiàn)有工作耗品已被新技術(shù)、新產(chǎn)品所替代，且繼續(xù)使用會(huì)影響工作效率或質(zhì)量的，可申請(qǐng)報(bào)廢。4.其他原因：因其他特殊原因，如自然災(zāi)害、意外事故等導(dǎo)致工作耗品無法使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.申請(qǐng)部門：各部門發(fā)現(xiàn)工作耗品符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)填寫工作耗品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交管理部門。2.審核鑒定：管理部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行審核鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于價(jià)值較高的報(bào)廢物品，管理部門可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定。3.審批處理：經(jīng)審核鑒定符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的，管理部門應(yīng)將報(bào)廢申請(qǐng)表報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行處理。（三）報(bào)廢處理1.報(bào)廢方式：報(bào)廢物品的處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢物品，管理部門應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行變賣，以減少公司損失。對(duì)于無法變賣的報(bào)廢物品，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行捐贈(zèng)或報(bào)廢銷毀處理。2.處理記錄：管理部門應(yīng)對(duì)報(bào)廢物品的處理過程進(jìn)行記錄，包括處理方式、處理時(shí)間、處理價(jià)格（如有）等信息，并將處理記錄存檔保存。七、信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)選型：公司應(yīng)建立工作耗品管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作耗品采購、庫存、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。管理部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，選擇適合的工作耗品管理軟件，并進(jìn)行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和培訓(xùn)。2.系統(tǒng)功能：工作耗品管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備采購計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、采購訂單下達(dá)、庫存管理、領(lǐng)用管理、報(bào)廢管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映工作耗品的庫存動(dòng)態(tài)、使用情況、采購進(jìn)度等信息，為公司管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入：管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員及時(shí)將工作耗品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、供應(yīng)商信息等）錄入工作耗品管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和工作耗品管理情況的變化，管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)工作耗品管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，如調(diào)整采購計(jì)劃、修改庫存數(shù)量、更新供應(yīng)商信息等，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性。（三）信息共享1.部門間共享：工作耗品管理信息系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享，各部門可通過系統(tǒng)查詢工作耗品的庫存情況、采購進(jìn)度、領(lǐng)用記錄等信息，提高工作效率和管理透明度。2.領(lǐng)導(dǎo)查詢：公司領(lǐng)導(dǎo)可通過工作耗品管理信息系統(tǒng)隨時(shí)了解公司工作耗品的管理情況，為公司決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門工作耗品的采購、使用、庫存等管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、庫存管理情況、領(lǐng)用規(guī)定執(zhí)行情況、報(bào)廢管理情況等。2.不定期抽查：管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)各部門工作耗品管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.檢查記錄：每次檢查結(jié)束后，管理部門應(yīng)填寫檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查部門、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息，并將檢查記錄存檔保存。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)：公司應(yīng)建立工作耗品管理考核評(píng)價(jià)體系，制定考核指標(biāo)，對(duì)各部門工作耗品管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括采購成本控制、庫存周轉(zhuǎn)率、工作耗品浪費(fèi)率、報(bào)廢處理合