外購(gòu)控制管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范外購(gòu)流程，防范外購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保外購(gòu)業(yè)務(wù)符合公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外購(gòu)業(yè)務(wù)，包括原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：外購(gòu)業(yè)務(wù)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證外購(gòu)物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.制衡性原則：建立健全采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互分離、相互制約。4.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：賦予采購(gòu)人員相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，做到權(quán)責(zé)一致，激勵(lì)采購(gòu)人員積極履行職責(zé)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（二）需求部門1.負(fù)責(zé)提出外購(gòu)物資和服務(wù)的需求，明確規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購(gòu)計(jì)劃的制定，協(xié)助采購(gòu)部門選擇供應(yīng)商，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收外購(gòu)物資和服務(wù)，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)制定外購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。2.對(duì)外購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和檢測(cè)，確保其符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和處理，提出改進(jìn)建議。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。2.參與采購(gòu)合同的審核，負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和結(jié)算。3.定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和核算，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)外購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)等，結(jié)合庫(kù)存情況，定期編制外購(gòu)物資和服務(wù)的需求計(jì)劃。2.需求計(jì)劃應(yīng)明確物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃的審核與批準(zhǔn)1.采購(gòu)部門收到需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)周期等因素，編制采購(gòu)計(jì)劃草案。2.采購(gòu)計(jì)劃草案應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算，提交審計(jì)部門進(jìn)行合規(guī)性審查。3.經(jīng)審核通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃草案報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)。2.調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明調(diào)整的原因、內(nèi)容、對(duì)采購(gòu)成本和交貨時(shí)間的影響等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門收到調(diào)整申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核和評(píng)估，提出調(diào)整建議，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.根據(jù)采購(gòu)物資和服務(wù)的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。3.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。4.采購(gòu)部門應(yīng)組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商的準(zhǔn)入1.對(duì)于新入選的合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、供應(yīng)物資和服務(wù)的范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門應(yīng)將供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（三）供應(yīng)商的評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期一般為每年一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合等方面。3.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（四）供應(yīng)商的退出1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其終止合作，并辦理供應(yīng)商退出手續(xù)：提供的物資和服務(wù)質(zhì)量不符合要求，且多次整改仍未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。價(jià)格不合理，嚴(yán)重高于市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)。出現(xiàn)重大違規(guī)違紀(jì)行為。2.供應(yīng)商退出后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)清理其相關(guān)信息，并將清理情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。五、采購(gòu)合同管理（一）采購(gòu)合同的簽訂1.采購(gòu)部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，并由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。（二）采購(gòu)合同的審核1.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案提交需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等方面。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改和完善。（三）采購(gòu)合同的履行1.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商支付預(yù)付款項(xiàng)，并跟蹤合同執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資和服務(wù)。3.需求部門應(yīng)配合采購(gòu)部門做好合同履行過(guò)程中的協(xié)調(diào)工作，及時(shí)驗(yàn)收物資和服務(wù)。（四）采購(gòu)合同的變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除協(xié)議。2.變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、對(duì)雙方權(quán)利和義務(wù)的影響等，并經(jīng)雙方簽字蓋章。3.采購(gòu)部門應(yīng)將變更或解除協(xié)議提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。六、采購(gòu)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的制定1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資和服務(wù)的要求，制定相應(yīng)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資和服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻次等內(nèi)容。（二）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.需求部門應(yīng)在物資和服務(wù)到貨前，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括組建驗(yàn)收小組、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.驗(yàn)收小組應(yīng)由需求部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門等相關(guān)人員組成。（三）驗(yàn)收實(shí)施1.物資和服務(wù)到貨后，驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資和服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。（四）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收小組應(yīng)編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)，并提交需求部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門等相關(guān)人員存檔。七、采購(gòu)付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門應(yīng)在收到供應(yīng)商的發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后，及時(shí)填寫付款申請(qǐng)單。2.付款申請(qǐng)單應(yīng)明確采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、物資和服務(wù)名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性等方面。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給采購(gòu)部門。（三）付款審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的付款申請(qǐng)單，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司資金狀況、采購(gòu)合同約定等因素進(jìn)行審批。（四）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)符合采購(gòu)合同的約定，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)外購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的編制與執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同管理、采購(gòu)驗(yàn)收管理、采購(gòu)付款管理等方面。（二）日常監(jiān)督1.采購(gòu)部門、需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)按照各自職責(zé)，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督。2.日常監(jiān)督內(nèi)容包括采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況、物資和服務(wù)的質(zhì)量情